Bruikleenproces op de OK van het Erasmus MC: een bewezen aanpak.

Zorg

Het bruikleenproces op de OK in het Erasmus MC was een complex proces met vele ‘routes’ en betrokkenen. Aan ons de vraag om dit proces in kaart te brengen, te analyseren en zo optimaal mogelijk in te richten. In dit project met een doorlooptijd van zeven maanden hebben we dit proces volledig geoptimaliseerd, gestandaardiseerd en gedigitaliseerd.

Erasmus MC (zorg)

7 maanden

3 dagen per week

Rotterdam, Nederland

Kom in contact

Wat is het bruikleenproces op de OK?

In ziekenhuizen worden soms hele specialistische operaties uitgevoerd. Niet al het instrumentarium daarvoor en alle implantaten zijn in het beheer van het ziekenhuis. Wanneer zo’n operatie gepland is en er zijn bepaalde instrumentarium en implantaten nodig, dan neemt het ziekenhuis deze in bruikleen van de leverancier.

In het bruikleenproces op de OK van het Erasmus MC zaten veel schakels en afhankelijkheden wat regelmatig leidde tot fouten in het proces. Denk bijvoorbeeld aan verkeerd geleverde instrumenten, bestellingen die niet goed doorkwamen of andere vertragingen. Dit had tot gevolg dat er ontzettend veel extra afstemming nodig was tijdens het proces. Veel extra telefoontjes, mails over status updates. Operaties moesten hierdoor worden afgezegd en uitgesteld, wat natuurlijk weer van invloed was op de gehele OK-planning. Een belangrijk proces dus om te optimaliseren!

Onze aanpak voor het digitaliseren en standaardiseren op de OK

Dit project leende zich perfect voor de lean-aanpak volgens de DMAIC-structuur. We zijn gestart met de define fase: hoe groot is het probleem op dit moment? Daarna hebben we in de measure en analyse fase het huidige bruikleenproces in kaart gebracht en data verzameld. Waar loopt het niet goed en waarom?

Vervolgens zijn we in de improve fase gaan verbeteren. Omdat we zicht hadden op de grondoorzaken van het probleem, konden we heel gericht de juiste dingen implementeren. Dit deden we natuurlijk samen met de mensen op de werkvloer. Een groot deel van de oplossing zat in het inrichten van dit proces in HiX, het EPD. Meteen een goede stap voor de control fase, waarin je het nieuwe proces goed wil borgen!

1. Proces in kaart

Met het team werden alle stappen in het proces in detail in kaart gebracht. Zo konden alle teamleden vertellen over hun taak in het proces en de manier waarop ze deze taak uitvoerden.

2. Analyse

De knelpunten in het bruikleenproces zijn eerst met het team geanalyseerd. Daarna zijn verschillende stappen geoptimaliseerd en overbodige werkzaamheden geëlimineerd.

3. Standaardisatie en digitalisatie in één

Naast dat de processtappen van het bruikleenproces op de OK zijn geoptimaliseerd is het ook gelijk gestandaardiseerd en gedigitaliseerd in het elektronische patiëntendossier (HiX) van het ziekenhuis. Dit is een mooie manier op de werkwijze te borgen.

Meer weten?

Neem contact op met ons als jij ook aan de slag wil met het standaardiseren en digitaliseren van processen op de OK. We hebben ervaring met het optimaliseren van zowel roosterprocessen, pre-operatieve screening, bruikleen, voorraadbeheer, maar ook het inrichten van een structuur met dagstarts en verbeterborden.

Kom in contact

Het resultaat van digitaliseren en standaardiseren op de OK

Meer overzicht, een papierloos proces en minder momenten waarop dingen moeten worden afgestemd. Door dit proces volledig in het elektronisch patiëntendossier in te richten zijn meteen meerdere knelpunten opgelost. Er worden geen Excel-lijsten meer bijgehouden, want alles is nu goed ingericht in het EPD. Hierdoor kunnen alle betrokkenen in dit proces altijd inzien wat de status is. Ook is de koppeling met de CSA in verband met het steriliseren nu goed georganiseerd. Er worden geen OK’s meer uitgesteld of afgezegd door het ontbreken van instrumenten en implantaten.

Track and trace

Het proces kan nu meer gevolgd worden omdat het systeem met verschillende statussen aangeeft hoe ver het proces is. Dit kan iedereen inzien, dus is er minder onderlinge afstemming nodig

Digitaal

Geen 'papiertjes' meer of mailtjes om te communiceren over het proces. Alle communicatie gaat nu via het EPD en daar kan elke medewerker die in het proces zit de benodigde informatie vandaan halen.

Aansluitend op bestaande processen

Het vernieuwde bruikleenproces sluit aan op een bestaand proces voor het steriliseren van het instrumentarium. Hierdoor is het proces minder foutgevoelig.

Wil jij ook verbeteren op de OK?

We maken graag kennis om te bespreken op welke manier we jullie op de OK kunnen ondersteunen bij het optimaliseren van processen. Ook hebben we ervaring als interim manager op de OK, het inrichten van dagstarts met senior medewerkers en teamroosteren. Roos, partner bij Lean People beantwoordt jouw vragen graag. Via het contactformulier kun je rechtstreeks contact opnemen. Je krijgt van ons altijd binnen één werkdag antwoord.

Yes, dat wil ik!