Continu verbeteren is een belangrijk onderdeel van de missie en visie van Oogcentrum Noordholland. Medewerkers liepen alleen soms tegen knelpunten aan of hadden verbeterideeën, maar wisten nog niet hoe ze deze in de praktijk konden brengen. Daarom wilden ze in dit ZBC met lean aan de slag!
Het Oogcentrum Noord Holland is een ZBC dat deskundige oogzorg biedt in de regio. Dat doen ze op persoonlijke wijze, in een kleinschalige setting die helemaal conform de visie van de oprichter en eigenaar (zelf oogarts) is gebouwd. Er zijn nauwelijks managementlagen en er werkt een betrokken team dat graag aan de slag wil met het aanpakken van knelpunten in hun werkprocessen. Om dit te verstevigen, werden wij benaderd om:
We zijn gestart met het opleiden van alle medewerkers van het ZBC tot lean six sigma yellow belt. In één dag leert iedereen verspillingen herkennen en aanpakken. Het voordeel van een yellow belt opleiding is dat iedereen dezelfde taal spreekt. De medewerkers kijken bewuster naar hun eigen manier van werken en kunnen een praktische start maken met het oplossen van knelpunten.
Na de yellow belt opleidingen hebben we samen met de kliniekassistenten gekeken waar dagelijks veel tijd verloren ging aan onderlinge afstemming. Dit hebben we vertaald naar vaste onderwerpen voor de dagstart, zodat er gedurende de dag minder losse afstemming nodig is. Vervolgens zijn we begonnen: elke dag een dagstart, met evaluaties en aanpassingen waar nodig. De dagstart wordt ondersteund met een mooi visueel verbeterbord. Hier krijgen ideeën een plek en worden knelpunten snel en gestructureerd opgepakt.
Daarnaast was er ook behoefte aan meer inzicht in het telefoonverkeer: hoeveel gesprekken komen er dagelijks binnen en zijn er piekmomenten? Daarom hebben de kliniekassistenten drie weken lang data gemeten. Dit gaf inzicht in de belangrijkste redenen voor telefoontjes en gaf direct aanknopingspunten om het aantal onnodige gesprekken te verminderen. Tot slot hebben we geanalyseerd hoeveel capaciteit er nodig is om de werkzaamheden van de kliniekassistenten uit te voeren door een wensbegroting op te stellen en een werkdrukmonitor af te nemen.
Om continu verbeteren verder te borgen (één van de belangrijkste dingen als je in een ZBC met lean aan de slag wil) hebben we intern mensen opgeleid tot projectleider en ‘kartrekker’. Deze medewerkers zijn opgeleid tot lean six sigma green belt en kunnen zelfstandig processen verbeteren en de continu verbetercultuur actief uitdragen. Verder hebben we met de DMAIC-projectstructuur processen verbeterd. Tegelijkertijd hebben we de bestaande verbetercultuur geanalyseerd en aanbevelingen gedaan om deze verder te versterken.
We hebben geïnvesteerd in het opleiden van medewerkers, het dagelijks bespreken van verbeteringen tijdens de dagstart en het doen van procesoptimalisatie projecten.
Door medewerkers hiervan bewust te maken, ontstond veel meer eigenaarschap en betrokkenheid om het elke dag een beetje beter te doen.
Duidelijke rollen zorgen voor structuur en overzicht. Yellow belts pakken kleine verbeteringen op, green belts doen grote verbetertrajecten.
Met onze lean aanpak bij Oogcentrum Noordholland hebben we gezorgd voor:
De dagstart zorgt voor meer rust gedurende de dag omdat er maar op één moment afstemming plaatsvindt.
Het Oogcentrum kan nu zelf verbeterprojecten oppakken door de opgeleide yellow en green belts.
De hoeveelheid werk wordt beter verdeeld, de werkdruk is verlaagd en er kan beter gepland worden.
“Lean People heeft ons geholpen inzicht te krijgen in onze processen, het telefoonverkeer en de capaciteit van de kliniekassistenten en onze zorgverleners. De dagstart en het verbeterbord zijn succesvol geïmplementeerd en onze hele organisatie is opgeleid tot yellow belt en vijf collega’s tot green belt, zodat we nu écht zelfstandig verder kunnen.“
Neem dan contact op met Roos (partner bij Lean People). Zij vertelt je meer over de mogelijkheden, zoals starten met opleidingen, dag- of weekstarts en verbeterprojecten. Ook begeleiden we MT’s bij strategie en visievorming. We maken graag een mooi voorstel op maat voor je!