Slim projectbeheer bij de Vrienden van het Sophia

De Vrienden van het Sophia in het kort.

Vanwege tijdelijke onderbezetting gingen we aan de slag als portfoliomanager bij de Vrienden van het Sophia. Het huidige proces (van het indienen van een projectaanvraag tot realisatie), kon veel slimmer ingericht worden. Vanuit de lean methode hebben we meteen – naast de dagelijkse werkzaamheden – het huidige proces in kaart gebracht en de eerste knelpunten aangepakt. Ons doel was om de werkprocessen efficiënter en effectiever in te richten, zodat er nog meer mooie projecten gerealiseerd worden: slim projectbeheer dus.

Portfoliomanagement Vrienden Sophia Kinderziekenhuis

Onze aanpak voor slim portfoliomanagement.

We zien dat veel organisaties het lastig vinden om grip te houden op hun projecten. Er komen veel ad hoc zaken tussendoor, die vaak direct opgepakt moeten worden. Dat betekent dat het gaat knellen in de uitvoering van lopende projecten, je kunt namelijk niet alles tegelijk doen.

Goed portfoliomanagement vraagt daarom om heldere strategische keuzes, waar projectaanvragen aan getoetst kunnen worden. Door dit goed in te richten, verbeter je al een heel belangrijk deel. Het tweede is, om ervoor te zorgen dat projectaanvragen die binnenkomen, ook voldoende zijn uitgewerkt om te kunnen beoordelen. Dit was nog niet het geval bij de Vrienden van het Sophia Kinderziekenhuis. Hier zijn we mee gestart in deze opdracht.

1. Stakeholdermanagement

We hebben eerst in kaart gebracht wie betrokken waren bij de werkprocessen binnen het projectbeheer, met behulp van een stakeholderanalyse. Daarna hebben we overleggen ingepland met deze stakeholders om kennis uit te wisselen en afspraken te maken over taken en verantwoordelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan de Afdeling Huisvesting voor alle projecten met een technische component (zoals een verbouwing van een ruimte of de aanschaf van nieuwe apparatuur), artsen, managers en verpleegkundigen.

2. Proces vastleggen

Door zelf het proces van projectbeheer uit te voeren en in gesprek te gaan met alle stakeholders, werd stap voor stap duidelijk uit welke activiteiten het proces bestond, welke taken hierbij hoorden en wie daarvoor verantwoordelijk was. Het vastleggen van dit proces creëerde de gewenste duidelijkheid, die hard nodig was. Daarnaast werden de voorafgaande en opvolgende werkprocessen helder. Dit zorgde voor inzicht in de samenhang van alle deelprocessen.

3. Proces verbeteren

Nu het proces is vastgelegd en er inzicht is in de voorafgaande en opvolgende werkprocessen, is er een goede basis om te onderzoeken hoe het proces verbeterd kan worden. Tijdens de uitvoering van het proces hebben we knelpunten geïdentificeerd. Samen met stakeholders, van projectleiders tot ICT-medewerkers, zijn we nu bezig om het portfoliomanagement te verbeteren.

Meer weten?

Neem contact met ons op als er in jullie organisatie ook behoefte is aan sturing op de juiste projecten. We kunnen projectportfoliomanagement voor jullie inrichten, of jullie opleiden zodat jullie zelf aan de slag kunnen (met een beetje ondersteuning van ons).

Ik wil contact opnemen

Kantoor Vrienden Sophia Kinderziekenhuis

Het resultaat bij de Vrienden van het Sophia.

Inmiddels hebben we met het bestuur en de directie een aantal slimme keuzes gemaakt op beleidsniveau. Hierdoor is er rust en overzicht in het proces. Een aanvraag wordt eerst intern getoetst en is akkoord bevonden voor deze bij de Vrienden van het Sophia Kinderziekenhuis binnenkomt. Zo weten we dat we alleen projecten financieren die passend en realistisch zijn. Het resultaat? Projecten worden nu binnen de afgesproken termijn opgeleverd. Dit levert het ziekenhuis mooie initiatieven op. Tegelijkertijd is het proces zelf veel minder arbeidsintensief voor de Stichting. Veel herstelwerk, door bijvoorbeeld incomplete aanvragen, wordt nu voorkomen!

Aan de slag met portfoliomanagement?

Wij komen graag langs om te vertellen wat we voor jullie kunnen betekenen. Neem gerust contact met ons op!

Neem contact op