Een lean verbeterprogramma bij HR.

Projectmanagement

De afdeling HR-Support van het Erasmus MC had na de Corona periode een grote achterstand van honderden personeelsmutaties. Met de lean methode hebben we de HR-processen verbeterd. Door ons programma dat bestond uit meerdere projecten, hebben we in een jaar tijd – naast de dagelijkse nieuwe mutaties – de achterstand weggewerkt én een structuur ingericht om nieuwe achterstanden in de toekomst te voorkomen.

Erasmus MC (HR)

3 dagen per week

Ruim een jaar

Rotterdam, Nederland

Kom in contact

Home » Cases » Een lean verbeterprogramma bij HR

In het kort.

Op de HR-afdeling van het Erasmus MC worden ongeveer 3500 personeelswijzigingen (mutaties) per maand verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan indiensttredingen van nieuwe medewerkers, wijzigingen in contracturen, reiskostenregeling of uitdiensttredingen. Daarnaast komen er maandelijks +/- 2000 mails en telefoontjes binnen van medewerkers met vragen.

De verwerking van al deze verschillende werkzaamheden zorgt ervoor dat al het personeel in de organisatie de juiste zorg kan leveren en dat personeel behouden blijft. Vanwege de jaarlijks toenemende grote hoeveelheid werk was de afdeling het overzicht kwijt en liep het een achterstand op. Tijd voor een lean verbeterprogramma!

Onze aanpak voor een lean verbeterprogramma bij HR.

Door de omvang van de verbetermogelijkheden zijn we met een programma met verschillende projecten gestart. Denk daarbij aan:

Implementatie van het ticketsysteem in TOPdesk.
Ontwikkeling van dashboards met stuurinformatie over doorlooptijden, het aantal openstaande mutaties en de wachttijd / responstijd aan de telefoon en via de mail.
Het opzetten van dag- en weekstarts inclusief dashboard voor alle teams.
Een goed onboardingsproces voor de HR-afdeling, zodat nieuwe collega’s snel en goed ingewerkt worden.
Ontwikkelen van werkinstructies voor de medewerkers zodat werkafspraken zijn vastgelegd en als basis dienen voor verdere optimalisatie.
Het maken van goede samenwerkingsafspraken in het hele team (50 medewerkers, zowel front- als backoffice in meerdere subteams).

1. Structuur

Samen met de teams hebben we een dag- en weekstart ontwikkeld voor de prioritering van werkzaamheden.

2. Registratie

Zonder overzicht geen inzicht. We zijn aan de slag gegaan met het in kaart brengen van de werkvoorraad.

3. Samenwerking

Goede werkafspraken zijn de basis als je als team te maken hebben met grote hoeveelheden werk waar je gezamenlijk aan werkt en ook nog eens regelmatig nieuwe collega’s verwelkomt.

Meer weten?

Neem contact op met Ruben als jij ook binnen de HR-afdeling aan de slag wil met het verbeteren van de dagelijkse structuur.

Kom in contact

Het resultaat van lean toepassen bij HR.

We hebben de hoeveelheid openstaande mutaties als snel weten te halveren. Ook de doorlooptijd van de verwerking van mutaties is gehalveerd. Medewerkers kunnen bij vragen zelf informatie op de portal opzoeken, waardoor er minder vragen naar de afdeling komen. Dat scheelt ook direct veel drukte aan de telefoon en via de mail, omdat veel vragen zogenaamde ‘status vragen’ zijn. Het lean verbeterprogramma heeft de afdeling daardoor behoorlijk wat tijdswinst opgeleverd.

Slimmer en minder werk

Door inzicht te krijgen waar werk vandaan komt, was het mogelijk het werk te verminderen (bijv. met een FAQ).

Basis op orde

Dagelijks met elkaar zitten voor de juiste prioritering van werkzaamheden.

Continu verbeteren

Analyseren van vragen vanuit de organisatie zorgt voor continu verbeteren van de dienstverlening.

Onze opdrachtgever:

‘Het is zo fijn om met Ruben samen te werken. Hij gaat meteen zelfstandig aan de slag en weet wanneer hij besluiten voor moet leggen zonder het project te vertragen. Daarnaast ligt hij goed in de groep en kan zich snel aanpassen, waardoor collega’s makkelijker mee gingen in deze verandering ’.

- Lisa de Boer, Manager HR Erasmus MC

Geïnteresseerd geraakt?

Wil je ook HR-processen verbeteren met de lean methode? We komen graag kennismaken om te kijken wat we voor jullie kunnen betekenen!

Yes, dat wil ik!