Bruikleenproces digitaliseren en standaardiseren op de OK.

Zorg

Karlijn heeft in zeven maanden dit proces geoptimaliseerd, gestandaardiseerd en gedigitaliseerd.

Karlijn Ratelband
7 maanden
3 dagen per week
Rotterdam, Nederland
Kom in contact
Bruikleen op de OK

Wat is bruikleen?

In ziekenhuizen worden soms hele specialistische operaties uitgevoerd. Niet al het instrumentarium daarvoor en alle implantaten zijn in het beheer van het ziekenhuis. Wanneer zo’n operatie gepland is en er zijn bepaalde instrumentarium en implantaten nodig, dan neemt het ziekenhuis deze in bruikleen van de leverancier.

In dit proces zaten veel schakels en afhankelijkheden wat regelmatig leidde tot fouten in het proces. Daardoor kon een patient bijvoorbeeld niet geopereerd worden.

Projectleider bruikleen OK

Onze aanpak voor het digitaliseren en standaardiseren op de OK

Dit project leende zich perfect voor een ‘klassieke’ lean-aanpak: volgens de DMAIC-structuur. Dat betekent dat we gestart zijn met de define fase: hoe groot is het probleem op dit moment? Daarna hebben we in de measure en analyse fase het huidige bruikleenproces in kaart gebracht en data verzameld. Waar loop het niet goed en waarom? Vervolgens zijn we in de improve fase gaan verbeteren. Omdat we zicht hadden op de grondoorzaken van het probleem, konden we heel gericht de juiste dingen implementeren. Dit deden we natuurlijk samen met de mensen op de werkvloer. Een groot deel van de oplossing zat in het inrichten van dit proces in HiX, het EPD. Meteen een goede stap voor de control fase, waarin je het nieuwe proces goed wil borgen!

1. Proces in kaart

Met het team werd het proces in kaart gebracht. Zo kon iedereen vertellen over hun taak in het proces.

2. Analyse

De knelpunten zijn geanalyseerd. Daarna zijn verschillende stappen geoptimaliseerd en overbodige werkzaamheden geëlimineerd.

3. Standaardisatie en digitalisatie in één

Naast dat de processtappen zijn geoptimaliseerd is het ook gelijk gestandaardiseerd en gedigitaliseerd in het elektronische patiëntendossier van het ziekenhuis.

Meer weten?

Neem contact op met ons als jij ook aan de slag wil met het standaardiseren en digitaliseren van processen.

Kom in contact
Resultaat bruikleenproces

Het resultaat van digitaliseren en standaardiseren op de OK

Meer overzicht, een papierloos proces en minder momenten waarop dingen moeten worden afgestemd. Door dit proces volledig in het elektronisch patiëntendossier in te richten zijn meteen meerdere knelpunten opgelost. Er worden geen Excel-lijsten meer bijgehouden, want alles is nu goed ingericht in het EPD. Hierdoor kunnen alle betrokkenen in dit proces altijd inzien wat de status is. Ook is de koppeling met de CSA in verband met het steriliseren nu goed georganiseerd. Er worden geen OK’s meer uitgesteld of afgezegd door het ontbreken van instrumenten en implantaten.

Track and trace

Het proces kan nu meer gevolgd worden omdat het systeem met verschillende statussen aangeeft hoe ver het proces is. Dit kan iedereen inzien, dus is er minder onderlinge afstemming nodig

Digitaal

Geen papiertjes meer of mailtjes om te communiceren over het proces. Alle communicatie gaat nu via het EPD en daar kan elke medewerker die in het proces zit de benodigde informatie vandaan halen.

Aansluitend op bestaande processen

Het vernieuwde bruikleenproces sluit aan op een bestaand proces voor het steriliseren van het instrumentarium. Hierdoor is het proces minder foutgevoelig.

Geïnteresseerd geraakt?

We komen graag kennismaken om te kijken wat we voor jullie kunnen betekenen!

Yes, dat wil ik!