Capaciteitsmanagement in de VVT.

Projectmanagement

Zorg

Bij Woon Zorgcentra Haaglanden (WZH), een grote intramurale VVT-aanbieder in Den Haag, gingen we aan de slag met het op orde brengen van capaciteitsmanagement. De vraag was, om samen met hun planners te kijken naar de bedbezetting en een optimale inzet van personeel. Met de scrum methode hebben we dit vervolgens samen met de locatiemanagers en planners ingericht.

WZH (intramurale ouderenzorg)

3 dagen per week

9 maanden

Rijswijk

Home » Cases » Capaciteitsmanagement in de VVT

Capaciteitsmanagement in de VVT in het kort.

Door de toenemende vergrijzing en personeelstekort in de VVT-sector is het belangrijker dan ooit om personeel slim in te zetten en te behouden. Bij WZH was het doel om minder ‘personeel niet in loondienst’ (PNIL) in te zetten en om de eigen medewerkers goede arbeidstijden aan te bieden. Hiervoor moest kritisch gekeken worden naar de zorgvraag vanuit bewoners en de contracten van medewerkers. Wij gingen met het projectteam aan de slag met capaciteitsmanagement.

Onze aanpak: een optimale inzet van personeel met scrum

Omdat WZH in het verleden wel eens met projecten begon die niet werden afgerond, besloten we om bij het capaciteitsmanagement project te gaan scrummen. Aan de hand van korte sprints haalden we de belangrijkste wensen op en startten we met een onderzoek op de werkvloer. We keken naar pieken in de werkdruk en vulden een rooster met werktijden van acht uur. Zo combineerden we de zorgvraag met het zorgaanbod. Na elke sprint was er een feedbackmoment met de belangrijkste stakeholders waardoor we tussendoor bij konden sturen. Zo werd iedereen hartstikke enthousiast over de scrum methode!

1. Wensen ophalen

We zijn gestart met het verzamelen van de belangrijkste wensen van stakeholders, zoals de locatiemanagers, planners, en bedrijfsvoering. Hierdoor wisten we direct goed aan welke eisen het nieuwe rooster moest voldoen. Op basis daarvan konden we een mooi nieuw conceptrooster opstellen.

2. Sprinten

We verdeelden de acties over het multidisciplinaire projectteam en gingen in korte periodes (sprints) aan de slag.

3. Feedback

Na elke sprint was het tijd voor feedback vanuit de belangrijkste stakeholders. Zo konden we direct bijsturen richting het gewenste resultaat.

Meer weten?

Neem contact met ons op als jij ook binnen jouw organisatie de slag wil met capaciteitsmanagement.

Ja ik wil contact!

Het resultaat.

Aan de slag met capaciteitsmanagement binnen de VVT zorgt voor een nieuw zorgrooster met de volgende voordelen:

Medewerkers ervaren minder werkdruk.
Medewerkers hebben gezonde arbeidstijden.
Minder inzet van externe inhuur (PNIL).

Ook voor de cliënten (bewoners) zijn er voordelen. Zij worden nu bijvoorbeeld op momenten verzorgd wanneer zij dat zelf willen. Hierdoor kunnen medewerkers aaneengesloten 8-uurs diensten werken in plaats van de korte ochtenddiensten. Hierdoor hoeven zij minder vaak naar hun werk te komen, want voorheen hadden medewerkers dan in de middag een tweede, korte dienst. En mooi bijkomend voordeel, de organisatie weet hoeveel FTE er nu precies werkt en welke arbeidstijden het beste bij de contracten passen. Hierdoor is roosteren een stuk makkelijker!

Inzicht in werkzaamheden

WZH heeft nu inzicht in en grip op de werkzaamheden op de vloer.

Betere arbeidstijden

Doordat de tijden beter aansluiten bij de contracten is er minder externe inzet nodig.

FTE en contracten

De organisatie weet nu hoeveel FTE er per functieniveau is.

Meer weten over onze aanpak bij capaciteitsmanagement?

Neem dan gerust contact op met Roos! Zij kan je alles vertellen over onze projecten en met je meedenken over slimme roosterprocessen, een optimale inzet van personeel en strategische personeelsplanning. Ook voor overige HR-projecten kun je bij Roos terecht.

We hebben veel ervaring met het toepassen van lean en scrum binnen HR-afdelingen. Denk bijvoorbeeld aan het verbeteren van processen op de personeelsadministratie, zoals indiensttreding. Ook ondersteunen we teams die aan de slag gaan met teamroosteren. We werken ook als interim (HR) manager, bijvoorbeeld in het Erasmus MC.

Kom in contact!