Een efficiënt indiensttredingsproces met de lean aanpak.

Projectmanagement

Zorg

Het Erasmus MC wilde een efficiënt indiensttredingsproces met de lean methode inrichten. Om nieuwe medewerkers snel een arbeidsovereenkomst te sturen, hebben we in dit project alle verspillingen en knelpunten uit het huidige proces gehaald. Hierdoor hebben we de doorlooptijd aanzienlijk verkort, wat een hoge tevredenheid over de HR-dienstverlening opleverde.

Erasmus MC HR-afdeling

1 dag per week

4 maanden

Rotterdam, Nederland

Kom in contact

Efficiënt indiensttredingsproces in het kort.

Het Erasmus MC is een universitair medisch centrum in Rotterdam en verbonden aan de Erasmus Universiteit. Het is qua omzet het grootste academische ziekenhuis en er werken circa 15.000 medewerkers. Daarnaast worden er ruim 4000 geneeskunde studenten opgeleid. Omdat er jaarlijks bijna 1000 nieuwe medewerkers bij komen, is een efficiënt indiensttredingsproces noodzakelijk.

De afgelopen jaren hebben we op verschillende afdelingen in het Erasmus MC projecten en interim opdrachten gedaan en meerdere medewerkers opgeleid tot lean six sigma green belt. Onder andere binnen het Sophia Kinderziekenhuis, de acute afdelingen, poliklinieken en ondersteunende diensten. Ook op de HR-afdeling kun je de lean aanpak ontzettend goed toepassen. De Human Resource processen zijn relatief eenvoudig te optimaliseren met de lean methode.

Onze aanpak voor een efficiënt indiensttredingsproces.

Dit project is een ‘spin-off’ van een interim managementopdracht. De doorlooptijd van een arbeidsvoorwaardengesprek tot het versturen van de arbeidsovereenkomst was te lang. Een groot deel van dit proces binnen het Erasmus MC gebeurt in AFAS. In dit project hebben we gekeken naar oorzaken van deze lange doorlooptijd om te komen tot een structurele verbetering.

1. Duidelijke opdracht

Eerst hebben we samen met de opdrachtgever een duidelijke opdracht geformuleerd zodat het projectteam gericht aan de gang kon.

2. Proces

Na een kick-off met het team hebben we het huidige indiensttredingsproces volledig uitgewerkt, medewerkers geïnterviewd en alle workflows doorlopen in AFAS.

3. Analyse

Tegelijkertijd is er data verzameld over doorlooptijden en redenen van uitval in het proces, om de oorzaken in beeld te brengen.

Meer weten over lean en HR?

Neem contact op met Roos als jij ook binnen HR aan de slag wil met het verbeteren van processen zoals indienst, verzuim, opleiding & ontwikkeling, uitdienst en andere HR-processen.

Kom in contact

Het resultaat: een efficiënt indiensttredingsproces

De gemiddelde doorlooptijd is door het optimaliseren van alle foutgevoelige processtappen van 28 werkdagen naar 2 werkdagen gegaan. Dat betekent een enorme kwaliteitsverbetering!

Dit proces is in een organisatie met 15.000 medewerker behoorlijk complex en we zien dat de invoer in AFAS niet altijd goed gaat (om diverse redenen). Dit project heeft daarom tevens geleid tot het uitwerken van een business case voor alle HR-mutaties om te onderzoeken of we dit met de lean methode voor alle processen anders moeten organiseren. Minder fouten aan de voorkant, betekent namelijk minder herstelwerk, meer werkplezier en een sneller proces!

Inzicht

Door dit project hebben we zicht op alle processtappen.

Data

Met de verzamelde gegevens kunnen we procesprestaties monitoren.

Vervolg

Het project heeft geleid tot een groter programma om structureel te verbeteren.

“Roos heeft als projectleider het instroomproces met het team helder in kaart gebracht, volledig geanalyseerd en practische verbetervoorstellen gedaan. Het samenwerken met Roos ervaar ik met mijn team als superfijn, collega’s waren enthousiast en Roos weet iedereen goed te betrekken. Dit project heeft ertoe geleid dat wij nog meer zijn gaan samenwerken met Lean People.”

- Lisa de Boer, Manager HR Support

Geïnteresseerd geraakt?

Bel ons gerust als je vragen hebt over deze aanpak. Ook aan de slag in jouw organisatie? We komen graag kennismaken om te kijken wat we voor jullie kunnen betekenen!

Yes, dat wil ik!