Inrichten van een Huisartsen Informatiepunt (backoffice RHO).

Projectmanagement

Zorg

Het inrichten van een huisartsen informatiepunt: hoe pakken we dat bij Lean People aan? Hadoks is een overkoepelende huisartsenorganisatie (RHO) in de regio Haaglanden. Ca. 600 huisartsen werken samen onder Hadoks voor 720.000 inwoners uit de regio. Om deze huisartsen en patiënten van de beste service te voorzien heeft Hadoks het idee voor het één centrale backoffice bedacht, waar alle praktijken terecht kunnen met diverse vragen. Samen zijn we aan de slag gegaan met het inrichten van een Huisartsen Informatiepunt.

Hadoks (regionale huisartsenzorg)

4 dagen per week

5 maanden

Den Haag, Nederland

Inrichten van een Huisartsen Informatiepunt

Als overkoepelende huisartsenorganisatie krijgt Hadoks veel vragen van huisartsen, bijvoorbeeld over opleidingen en scholingen. Deze vragen kwamen via verschillende kanalen binnen wat soms onoverzichtelijk was. Ook was het voor huisartsen niet altijd duidelijk aan wie ze welke vraag konden stellen. We zijn aan de slag gegaan om de verschillende backoffices één centraal informatiepunt voor huisartsen in te richten.

Onze aanpak voor het inrichten van een Huisartsen Informatiepunt

Dit project is ontstaan vanuit het MT. Daarom hebben we eerst met hen duidelijk het doel en de scope van het project bepaald. Samen hebben we vast gesteld waar wij ons als projectleiders op richten en welke taken de manager oppakt. Daarna hebben we het projectteam samengesteld. Het is belangrijk om alle stakeholders goed in beeld te hebben, zodat we geen mensen vergeten.

1. Kennismaken met het team

Een belangrijke eerste stap. Voor de verschillende medewerkers betekent het HIP een nieuw team, een nieuwe werkplek en andere werkzaamheden. Aan deze fase hebben we veel tijd besteed, om een goede bodem voor verandering met elkaar te creëren.

2. Processen in kaart brengen

De meest voorkomende processen en de processen die het minst vaak in een keer goed gaan, hebben we met het team in kaart gebracht. Zo kunnen we gelijk zien wat we gaan veranderen bij het inrichten van de nieuwe backoffice.

3. Scrummen!

Scrum bleek de best passende methode bij het inrichten van een Huisartsen Informatiepunt. In ‘mini-projecten’ binnen dit project maakten we een kanban bord aan met alle actie’s. We checkten dagelijks bij elkaar in en organiseerden sprint reviews en retro’s.

Meer weten?

Neem contact met ons op als jij ook aan de slag wil met het inrichten van een huisartsen informatiepunt, of andere backoffice afdeling.

Ja ik wil contact!

Het resultaat.

Doordat we met scrum aan de slag zijn gegaan voor het inrichten van een Huisartsen Informatiepunt heeft het team:

Grip op hun eigen de werkprocessen
Inzichtelijk wie voor welke taken binnen het proces verantwoordelijk is
Ervaring met scrum als aanpak, waardoor ze dit zelf in toekomstige projecten kunnen toepassen

De verschillende backoffices zijn samengevoegd tot één backoffice waardoor bij de huisartsen geen twijfel meer is waar ze met hun vragen terecht kunnen. Hierdoor is de dienstverlening verbeterd, huisartsenpraktijken zijn tevreden!

Hulp nodig bij het inrichten van een huisartsen informatiepunt of andere backoffice?

Neem dan contact met ons op! We hebben de afgelopen jaren veel verschillende projecten uitgevoerd waar meerdere teams op een andere manier moesten gaan samenwerken. Dat betekent naast het harmoniseren van processen ook om de onderstroom binnen de teams goed te managen, een gezamenlijke nieuwe visie te ontwerpen en aan teambuilding en -gevoel te werken. We denken graag met je mee!

Ik wil contact!