Lean en capaciteitsmanagement in de zorg: effectief en bewezen!.

Projectmanagement

Zorg

Lean en capaciteitsmanagement in de zorg: de ideale combinatie! Met de groeiende zorgvraag staat de balans tussen zorgvraag en beschikbare capaciteit bij veel zorgorganisaties onder druk, zo ook bij Oogcentrum Noordholland. Die balans vinden is niet eenvoudig, maar wél mogelijk. We hebben een capaciteitsplan opgesteld dat handvatten biedt om structureel met capaciteitsmanagement aan de slag te gaan. Hiervoor hebben we concrete acties opgesteld om knelpunten en verspillingen weg te nemen uit capaciteits- en planningsprocessen.

Oogcentrum Noord Holland (ZBC)

2 dagen per week

5 maanden

Heerhugowaard, Nederland

Kom in contact

Lean en capaciteitsmanagement in de zorg in het kort

Bij het Oogcentrum Noordholland gingen wij aan de slag met de combinatie van lean en capaciteitsmanagement in de zorg. Sinds de opening in 2010 is de kliniek sterk gegroeid in zowel patiëntaantallen als medewerkers. De missie van Oogcentrum Noordholland is zorg op de juiste plek leveren, sturen op uitkomsten en daarmee zorg van blijvend hoge kwaliteit tegen reële kosten realiseren. Vanuit deze missie en op basis van signalen van medewerkers worden verbeterprojecten gekozen, zo ook rondom het thema planning en capaciteit. Medewerkers zagen namelijk veel verbeterpotentie rondom de huidige planning. Al langere tijd werd er namelijk een te hoge werkdruk ervaren. Het was alleen onduidelijk waar het probleem precies lag en zo wisten ze niet waar ze moesten starten met verbeteren.

Lean en capaciteitsmanagement in de zorg analyse

Onze aanpak bij lean en capaciteitsmanagement in de zorg

Met behulp van interviews en gemba walks hebben we onderzocht welke knelpunten en verspillingen er speelden rondom capaciteit. Daarnaast hebben we alle factoren in kaart gebracht die hierop van invloed zijn, zoals aantal fte, instroom, doorstroom en uitstroom. Zo konden we bepalen waar het probleem zat: enkel in processen of dat er daadwerkelijk sprake was van een tekort aan capaciteit om aan de zorgvraag te voldoen.

1. Draagvlak

Omdat het probleem werd ervaren op de werkvloer en er geluisterd is naar de wens van de medewerkers, was er enorm veel draagvlak om mee te denken.

2. Verbeterideeën van de werkvloer

Wat we vaak merken is dat de collega’s op de werkvloer al heel goed weten wat knelpunten kan wegnemen. In onze analyse hebben we dit daarom meegenomen.

3. Analyse

De situatie vroeg om een gedegen analyse, van zowel instroom van patiënten, type en aantal ingrepen, beschikbaarheid van artsen, optometristen en TOA’s.

Meer weten?

Neem contact op met ons als jij ook aan de slag wil met met lean en capaciteitsmanagement in de zorg. Nieuwsgierig hoe we dat op een praktische manier aanpakken die zorgt voor blijvend resultaat? Wij vertellen het je graag!

Kom in contact

Het resultaat van de combinatie van lean en capaciteitsmanagement

Op basis van de opgedane inzichten hebben we zowel aanbevelingen geformuleerd om verspillingen en knelpunten in processen weg te nemen als een capaciteitsplan opgesteld om capaciteit structureel te managen. Ons advies voor capaciteitsmanagement bestaat uit drie vaste overleggen. Als je deze structuur inricht, kun je tijdig bijsturen en voorkom je dat het nodig is om op dagelijkse basis ‘brandjes te blussen’. Als leidinggevende word je niet langer verast door onverwachte zaken, omdat je grip op je personele inzet hebt.

Planningsoverleggen

Strategisch Planoverleg (halfjaarlijks): Kijk naar het gewenste aantal patiënten, de capaciteit en de financiële middelen. Zo zijn keuzes over personele inzet en zorgverlening onderbouwd.

Tactisch Planoverleg (elk kwartaal): Vertaal deze keuzes naar concrete afspraken over agenda’s, behandelcapaciteit en personele inzet. We vergelijken plannen met actuele cijfers om te zien waar bijsturing nodig is.

Operationeel Planoverleg (tweewekelijks): Focus op de dagelijkse planning waarbij je knelpunten wegneemt en inspeelt op niet-planbare situaties.

Voor elk overleg hebben we concreet beschreven: wie is aanwezig, wat moet er voorbereid worden, wat is de agenda en welke acties zijn nodig. Hierdoor kan Oogcentrum Noordholland de balans vinden tussen de zorgvraag en de capaciteit, hebben zij hun processen daar slim op ingericht.

Plan voor capaciteitsmanagement

Een concreet plan waarmee balans tussen werkdruk, toegankelijkheid van zorg en een financieel gezonde organisatie is mogelijk wordt.

Nog slimmere procesinrichting

Concrete aanbevelingen om knelpunten en verspillingen uit processen weg te nemen.

Inzicht in het probleem

Door interviews, gemba walks en een data-analyse is inzichtelijk dat om het probleem op te lossen in verschillende hoeken actie ondernomen moet worden.

Interesse?

Wil ook aan de slag met lean en capaciteitsmanagement in de zorg, om grip te krijgen op je inzet en tijdig bij te sturen? Wij benaderen dit vanuit de lean aanpak: hoe kun je op het gebied van capaciteit continu verbeteren? Dat begint met het doorrekenen van de vraag en de inzet. Vervolgens richten we samen een duurzaam proces in om als planner en manager in control te blijven.

Meer weten? Zet vandaag de eerste stap en neem contact met ons op! We komen graag kennismaken om te kijken wat we voor jullie kunnen betekenen!

Contactpagina