Een succesvolle nieuwe afdeling: Centrale Biobank en Trialsupport.

Projectmanagement
Zorg

Een succesvolle nieuwe afdeling: in het Erasmus MC zijn de Centrale Biobank en het Trial lab samengevoegd tot één nieuwe afdeling, het CBT. Een belangrijke stap richting meer samenwerking, efficiëntie en impact in het onderzoeksproces. Maar hoe vorm je van twee teams nou echt één afdeling? Wij ondersteunden de nieuwe meewerkend manager met een goede start: een gezamenlijke kick-off met het team, een gedeelde verbeterstructuur voor continu verbeteren én een concreet plan met heldere rollen en verantwoordelijkheden.

Erasmus MC (CBT)
1 dag per week
3 maanden
Rotterdam, Nederland

Het CBT in het kort

Het CBT is een nieuwe afdeling binnen het Erasmus MC, ontstaan uit de fusie van de Centrale Biobank en Trial lab. De afdeling verwerkt en slaat lichaamsmateriaal veilig en nauwkeurig op voor meer dan 300 lopende studies. Medewerkers werken deels in het lab en deels in de biobank, en zijn onmisbaar in het ondersteunen van wetenschappelijk onderzoek. De fusie bracht de nodige uitdagingen met zich mee: 

  • verschillende werkwijzen;
  • onduidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden;
  • en het ontbreken van een écht teamgevoel.

Wij gingen aan de slag om er een succes van te maken!

Onze aanpak: van kick off tot continu verbeteren

We startten met individuele kennismakingsgesprekken met de medewerkers. Zo werd snel duidelijk waar nog onduidelijkheden, uitdagingen en kansen voor verbetering lagen. Samen met de nieuwe manager organiseerden we vervolgens sessies met het hele team om deze inzichten verder te bespreken en werden medewerkers actief betrokken bij het invullen van de toekomst van de afdeling. Op basis hiervan werkten we toe naar een helder jaarplan voor de afdeling, mét een duidelijke rolverdeling. Ook richtten we een projectteam op dat direct aan de slag ging met concrete verbeterpunten. Zo werden plannen niet alleen besproken, maar ook gelijk uitgevoerd! 

1. Gezamenlijke kick off

Om iedereen mee te nemen in het ‘waarom’ en ‘hoe’ van de verandering, organiseerden we een interactieve kick-off met het hele team. Met ruimte voor vragen én ideeën ontstond een sterke basis voor verbinding. 

2. Jaarplan met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden

Samen met de manager ontwikkelden we een praktisch jaarplan: wat willen we dit jaar bereiken en hoe verdelen we de verantwoordelijkheden?

3. Projectteam voor continu verbeteren

We richtten een klein projectteam op dat zich richt op het continu verbeteren binnen de afdeling. Twee overlappende processen werden uitgewerkt en in de teamoverleggen werd een visueel verbeterbord geïntroduceerd: eenvoudig, overzichtelijk en actiegericht.

Meer weten?

Neem contact met ons op als je meer wil weten over deze aanpak!

Ja, ik wil contact!

Het resultaat

De aanpak leidde tot meer richting, duidelijkheid en beweging in het team. In korte tijd zijn zichtbare stappen gezet richting een gezamenlijke manier van werken. Het nieuwe team brengt nu zelf werkprocessen in kaart, om zo de stap te maken naar een continue verbetercyclus. De acties uit het jaarplan worden gemonitord op het verbeterbord. Hierdoor is het hele team betrokken en ontstaat er steeds meer verbondenheid binnen het nieuwe team.

Duidelijke richting en structuur

Het jaarplan geeft houvast en maakt de koers voor de komende maanden concreet. 

Heldere rollen en verantwoordelijkheden

Duidelijke afspraken over wie wat doet zorgen voor betere afstemming en samenwerking.

Continu verbeteren

Het verbeterbord maakt verbeteringen op de afdeling tastbaar en bespreekbaar. Het is nu een vanzelfsprekend onderdeel van het werk.

Mohammed Drissi Saidi, Operationeel Manager Centrale Biobank en Trialsupport Erasmus MC :

“Sigrid heeft me echt geholpen om sneller mijn weg te vinden in mijn nieuwe rol. Het was interessant en leerzaam om samen de prioriteiten voor de afdeling scherp te krijgen – dat had me anders veel tijd gekost. Ook de begeleiding bij het opzetten van het projectteam was heel prettig. Daardoor konden we snel en concreet aan de slag op de afdeling.“

Wil jij ook ondersteuning bij het samenvoegen van afdelingen?

Wij hebben inmiddels verschillende teams begeleid, zowel op strategisch niveau (bij het maken van keuzes en het doen van impactanalyses), als op tactisch en operationeel niveau. Roos (partner bij Lean People) ondersteunt organisaties hierbij. Zij kan je meer vertellen over alle mogelijkheden en eerdere opdrachten om zo een mooi voorstel op maat te maken voor de begeleiding in jullie organisatie.

Kom in contact!