Iets First Time Right (FTR) doen is een belangrijk principe binnen het lean gedachtengoed. Dit zorgt er namelijk voor, dat je direct kwaliteit levert aan de klant, zonder dat daar herstelwerkzaamheden voor nodig zijn. Geen fouten en overbewerking, dus minder verspilling in het proces. In dit artikel leggen we je uit hoe je met FTR aan de slag gaat in jouw proces!
First Time Right (FTR) is een term die je binnen lean six sigma vaak hoort. Het geeft weer in hoeverre je producten of diensten levert die in één keer aan de wens van je klant voldoen. Door het percentage First Time Right te vergroten kun je ook de kwaliteit van een proces verbeteren.
In dit artikel vertellen we je:
Het principe van iets First Time Right doen is één van de twee pijlers van het lean huis. Deze pijler gaat over het inbouwen van kwaliteit in processen door het voorkomen van fouten. De andere pijler gaat over tijdigheid en snelheid van processen, bijvoorbeeld door Just in Time te leveren en doorlooptijden zo kort mogelijk te houden. Vanuit het model van het lean huis zeggen we altijd dat je eerst zorgt dat de kwaliteit van het proces op orde is en dat je daarna pas aan de snelheid gaat werken. Oftewel: liever wat langzamer het juiste doen, dan snel het verkeerde. Bij het verbeteren van processen zorgen we dus altijd eerst dat de kwaliteit zo goed mogelijk is. Een mooi bijkomend voordeel is dat het verbeteren van de kwaliteit veel herstelwerkzaamheden voorkomt, en daarmee ook meteen een korte doorlooptijd realiseert. Dus werken aan de kwaliteit betekent óók werken aan de snelheid.
Je richt je dus eerst op de kwaliteit en iets in één keer goed doen. Maar wat is dat dan precies? We geven je een voorbeeld.
Stel een proces bestaat uit vier stappen:
Als je iets 100% FTR doet, betekent dit dat je alle processtappen in één keer goed uitvoert. Je vraagt bijvoorbeeld factuurgegevens op (bv. naam, adres en PO-nummer), die je vervolgens in één keer goed terugkrijgt. Daarna stel je foutloos de factuur op, die vervolgens direct door de juiste persoon en op de juiste manier geaccordeerd wordt. Tenslotte gaat het versturen in één keer goed naar het juiste emailadres.
Op het moment dat de factuur naar een verkeerd mailadres verzonden wordt en deze weer naar je terug wordt gestuurd, gaat het dus niet FTR. Je moet dit herstellen door het juiste emailadres op te vragen, dit in het systeem aan te passen en de factuur opnieuw te versturen.
Van een proces kun je het percentage FTR berekenen. Dit doe je door de percentages FTR van alle losse processtappen met elkaar te vermenigvuldigen.
Bijvoorbeeld:
De eerste stap gaat in 90% van de gevallen in één keer goed. Dit komt bijvoorbeeld omdat je factuurgegevens opvraagt, maar niet in één keer de juiste antwoorden krijgt. In 10% van de gevallen moet je nog achter een PO-nummer aan, omdat ze deze zijn vergeten door te geven. Ook in de andere gevallen moet je wel eens iets herstellen of opnieuw doen waardoor het percentage niet 100% is. Op zich natuurlijk geen probleem. Maar als je veel stappen achter elkaar hebt waarbij je steeds een beetje verliest, houd je aan het eind weinig over.
Zo is het % FTR in bovenstaand voorbeeld: 0,9 x 0,95 x 0,9 x 0,98 = 75,41 %
Dit betekent dat van de 100 facturen er iets meer dan 75 in één keer goed verstuurd worden. In een kwart van de gevallen moet je dus werk herstellen of terug in het proces.
Als je de kwaliteit van een proces wil verbeteren, kun je dit doen door het percentage FTR te verhogen. Je moet er dan simpelweg voor zorgen dat in elke processtap zich minder fouten voordoen. Dit doe je door de oorzaken van de uitval per processtap te analyseren en daar heel gericht oplossingen door te voeren. Het versturen van een factuur naar een verkeerd mailadres gebeurt in de laatste processtap (dus daar is sprake van uitval), maar als we dit gaan analyseren dan ontstaat de fout in de eerste processtap bij het opvragen van gegevens. Onze procesverbetering zal zich dan ook richten op een verbetering in die stap! Daarmee voorkomen we later in het proces uitval.
Wil je leren hoe je op jouw afdeling aan de slag kunt met FTR en JIT? Schrijf je direct in voor één van onze orange belt trainingen en begin direct!
Wil je weten wat lean six sigma inhoudt? Download dan onze whitepaper en leer alles over de basis van lean.