Valkuilen bij het maken van een value stream map

Een value stream map maken

Met een value stream map werk je met post-it’s een proces gedetailleerd uit op een vel bruin papier. Per processtap noteer je precies wat er gedaan wordt, wie dat doet en op welke manier. Deze tool wordt vaak ingezet tijdens de measure fase van een lean project. Het maken van een goede value stream map levert je veel op. Je krijgt inzicht in het proces, mensen begrijpen beter van elkaar wat ze doen en je creëert draagvlak voor veranderingen. Wel zijn er een aantal dingen waar je voor moet waken.

Geen duidelijke scope en doelstelling

Maak voor aanvang van een value stream map sessie altijd een SIPOC. Zo weet je op hoofdlijnen hoe het proces loopt en kun je ook zien waar het probleem zich voordoet. Als je dat niet doet, is de kans groot dat je met het verkeerde deel van het proces aan de slag gaat. Daarnaast geeft de SIPOC inzicht in je probleem, waardoor je een heldere doelstelling van het project kunt formuleren.

Niet de juiste mensen uitnodigen

Een ander voordeel van het maken van een SIPOC is dat je precies kunt zien wie er bij het proces betrokken zijn. Je wilt namelijk een sessie met de juiste mensen aan tafel. Dit zijn de mensen die een rol hebben in de activiteiten van het proces. Zorg er ook voor dat deze mensen tijd hebben om aan te sluiten, zich kunnen vinden in de doelstelling en vertegenwoordigers zijn van hun collega’s. Niets is zo vervelend als onjuist geselecteerde, ongemotiveerde of niet-wetende collega’s. bij een sessie.

Geen goede materialen en faciliteiten

Goede materialen zorgen ervoor dat je sessie soepel verloopt. Je wil bijvoorbeeld niet dat tijdens een sessie alle post-it’s van je brown paper vallen, zorg dus voor post-it’s van goede kwaliteit en voor voldoende brown paper. Ook goede stiften, een flip-over, tape en stickers zijn een must. Daarnaast zijn ook de mogelijkheden in de ruimte van belang. Voldoende ruimte op dingen op te hangen, ruimte om te staan en zitten en genoeg tijd zodat je niet ad hoc de ruimte hoeft te verlaten terwijl je je spullen bij elkaar grist.

Een verkeerd detailniveau

Het kan voorkomen dat je te diep ingaat op wat er precies allemaal gebeurt in een proces. Of het tegenovergestelde: dat je de processtappen. te globaal formuleert. Te veel details zorgen voor een lange sessie met te inhoudelijke discussies veel tijd kosten. Hierdoor verslapt bij anderen de aandacht, terwijl het je weinig oplevert. Te globaal naar een proces kijken zorgt ervoor dat je er waarschijnlijk niet genoeg uit haalt. Als je voor het eerst een value stream map maakt, is dit lastig. Door het vaak te doen, word je hier beter in en leer je hoe gedetailleerd je moet formuleren.

Veel te lange of te korte sessie

Als een sessie te lang duurt, voel je de energie wegvloeien. Je merkt dat de sessie dan minder oplevert. Daarom is het soms beter om twee keer een kortere sessie in te plannen, afhankelijk van de complexiteit van een proces. Een te korte sessie kan ervoor zorgen dat je niet op het niveau van de details komt, bedenk dus vooraf goed wat je hier mee wil. Wij werken in sessies van minimaal twee en maximaal drie uur. Een goede value stream map maken kost drie á vier uur, dus wij plannen twee sessies in.

Onleesbare value stream map

Een onleesbaar handschrift, verschillende kleuren post-it’s onwillekeurig gebruiken of onduidelijk geformuleerde processtappen: het zijn allemaal dingen die ervoor zorgen dat je value stream map een zooitje wordt. Met als resultaat dat niemand weet hoe het proces loopt, wat de bottlenecks zijn en wat er verbeterd gaat worden. En dat wil je nou juist verhelderen.