Auteur: Roos Spanjer
Laatst bijgewerkt op: 29 november 2022
Karen Setz werkt als projectmedewerker Logistiek in het Erasmus MC. Anderhalf jaar geleden heeft ze een lean opleiding bij Lean People gevolgd. Suzanne belde haar op om te vragen hoe ze haar lean opleiding gebruikt en hoe het werken als green belt in een grote organisatie haar afgaat.
Ha Karen, leuk om je weer te spreken! Laten we even beginnen bij het begin: hoe lang werk je in het Erasmus MC en wat doe je precies?
Ik werk sinds 13 jaar in het EMC, bij het thema Sophia. Ik heb van alles gedaan: (senior) doktersassistente, coördinator van de polikliniek en plaatsvervangend manager. Sinds 2018 werk ik als projectleider en -medewerker logistiek. Dat houdt in dat ik processen die de patiëntenlogistiek aangaan analyseer een verbeter. Dit doe we bijvoorbeeld door processen te digitaliseren. We zorgen dat het elektronisch patiëntendossier optimaal aansluit bij deze processen, om zo alles logisch te laten verlopen. In minder stappen en met minder clicks, naar een beter resultaat.
Daarnaast heb ik een eigen training ontwikkeld, die mensen leert om beter gebruik te maken van het elektronisch patiëntendossier (HiX van Chipsoft). Dit sluit goed aan bij het lean gedachtegoed. Toen we in 2016 begonnen met de inrichting van HiX (afspraakbrieven maken, rasters bouwen, etc.) heb ik met mijn collega’s dagelijks even geoefend in de testomgeving. Na de livegang zag ik dat wij hierdoor al heel bedreven waren in het gebruik en op de hoogte waren van handigheidjes, die andere collega’s niet gebruikten. Nu leid ik collega’s op met praktische tips & tricks, zodat we uniform werken en de digitale processen logisch verlopen.
Anderhalf jaar geleden hebben wij jou en een groep collega’s een green belt training gegeven. Waarom wilde je graag deze training volgen?
Ik hoorde via mijn collega dat deze training gegeven zou worden, ik was destijds net begonnen als projectmedewerker. Ik heb toen bij mijn manager aangegeven dat ik ook graag in die richting opgeleid wilde worden, zodat ik ook zelf projecten kon gaan leiden. Op dit moment had ik al een PRINCE 2 gevolgd, maar wilde me ook focussen op het optimaliseren van processen. Ooit had ik een eendaagse lean training gehad over verspillingen, dat sprak me aan. Ik wist dat lean met veel praktische tools werkt, ik wilde graag als green belt werken en leren hoe ik dat het beste in kon zetten.
En, heb je dat ook geleerd?
Ja, zeker! Maar nog veel meer. De training leerde mij vooral dat ik geneigd was in oplossingen te denken. Nou klinkt dat natuurlijk positief, maar soms is het handig om eerst het probleem te onderzoeken. Een probleem is vaak een symptoom, dus eigenlijk doe je dan dus aan symptoombestrijding. Door de green belt weet ik nu hoe ik tot de grondoorzaak kom en hoe ik die aan kan pakken. Je leert verbeteren op een logische manier.
Daarnaast vond ik het veranderkundige element ook interessant. Ik hoor mensen vaak zeggen “we doen dit al 30 jaar op deze manier, waarom moeten we dat veranderen als het goed gaat?”. Ik kan nu collega’s wijzen op onlogische stappen in processen, omdat we niet meer in 1990 leven, haha! Er sluipen zo veel dingen in je werkzaamheden, waarvan je in een analyse je af kan vragen: waarom doen we dat eigenlijk nog zo? Door mensen hierop te wijzen, wordt de kwaliteit beter en besparen we tijd.
Een ziekenhuis is tegenwoordig ook echt een bedrijf, dat vraagt een andere mindset van de organisatie. Ik leer mensen nu om tijd te nemen om dat te onderzoeken, te verbeteren en hun gedrag te veranderen. We doen dit door processen met elkaar in kaart te brengen, analyseren en het maken van duidelijke afspraken.
Wat interessant om dat te horen! Welke mensen in organisaties zouden hier volgens jou ook wat mee kunnen?
Ik denk mensen die een eerste aanspreekpunt zijn: managers, coördinatoren of senioren. Deze mensen sturen andere mensen aan en hebben aandacht voor de samenhang tussen processen. Vanuit zo’n positie signaleer je verbetermogelijkheden en kan je dat omzetten in projecten. Dat is heel waardevol voor je organisatie, want iedereen leert dan om aan de slag te gaan met continu verbeteren.
Daarnaast zou ik zorgen voor een paar goede green belts in een organisatie, mensen die ook echt tijd hebben en krijgen om er mee te werken. De andere mensen kan je dan bijvoorbeeld opleiden als yellow of orange belt: zij snappen het lean gedachtegoed en beheersen een paar tools. Hierdoor denk ik dat je echt stappen kan gaan zetten.
Werken als green belt: wat doe je er nu mee?
In mijn functie werk ik veel met processen. Ik breng die nu in kaart en elimineer verspilling. Onbewust ben ik sinds de training dagelijks bezig met het verbeteren van processen. Ik weet nog dat ik na de eerste trainingsdagen opeens overal dingen zag ‘die niet lean gingen’. Hoe meer ik leerde, hoe beter ik dat ben gaan omzetten in verbeteringen. Nu werk ik gewoon op die manier en maak ik veel gebruik van de tools, zoals een value stream map (vsm) of ctq-boom.
Daarnaast gebruik ik de fases uit de DMAIC-projectstructuur binnen alle projecten. Deze structuur dwingt je om eerst te onderzoeken en dan te verbeteren, waardoor je niet aan symptoombestrijding doet. En de gemba-walk (dus naar de werkvloer gaan) is ook favoriet! Ik observeer dan patiëntprocessen, zodat ik informatie verzamel. Hiermee vul ik de processen aan met data.
Per 1 juni start ik in een nieuwe functie bij advies en beheer van de spreekuren. Hier wil ik ook starten met het in kaart brengen van onze processen en deze logischer maken. Ook gaan we aan de slag met dagstarts en kanban.
Je vertelde dat het Erasmus MC ook bezig is met de positionering van green belts in het ziekenhuis. Wat is je rol als green belt in zo’n grote organisatie?
Ik ben ondersteunend aan vraagstukken en kan collega’s adviseren. Er zijn veel green belts opgeleid in het Erasmus MC. De hoop is dat we een structuur inrichten waarbij de hele organisatie hier gebruik van kan maken, bijvoorbeeld als je een proces wil verbeteren. Uiteindelijk gaat dit de organisatie veel op leveren: tijd en verbeteringen. Door corona is dit natuurlijk op een laag pitje komen te staan, maar ik hoop dat we dat weer snel op gaan pakken.
Uiteindelijk zou ik wel fulltime als green belt willen werken, zodat ik bij kan dragen aan continu verbeteren. Vanuit mijn expertise zou ik me dan willen richten op processen met een ICT-component: een perfecte koppeling tussen werkvloer, proces en ICT.
Hoe gebruik je verder nog elementen van lean in je dagelijkse werk?
Met name handigheidjes, bijvoorbeeld hoe ik mijn mail nu verwerk. Dat doe ik volgens one-piece-flow, iets wat ik in de training heb geleerd. Verder hebben we na de training onze werkplek anders ingericht, zodat er minder verspilling is. Oh ja, en we werken kanban!
Je bent nu ruim anderhalf jaar verder sinds de training. Zo te horen heb je al veel ervaring opgedaan. Wat kunnen organisaties nog beter doen qua lean werken vanuit jouw ervaringen?
Er is nog een hoop winst te behalen qua ICT-voorzieningen. Zorg daarbij eerst dat de basis op orde is in het digitale systeem dat je gebruikt: ICT werkt voor jou, jij niet voor het systeem. Dit zou echt meer tijd en aandacht moeten krijgen.
Ook denk ik dat organisaties soms nog log zijn als het om verbeteren gaat. Besluitvorming is hierbij een onderdeel wat soms nog bureaucratisch is ingericht. We verliezen daardoor nog veel tijd, die we niet besteden aan verbeteren of doorontwikkeling. Als dit makkelijker kan en sneller gaat, denk ik dat mensen meer energie krijgen om hun werk te verbeteren.
Last but not least: wat zou je mensen en organisaties mee willen geven die twijfelen dit een geschikte opleiding is?
Niet twijfelen, maar doen! De training geeft een schat aan informatie en praktische hulpmiddelen. Er is zo veel wat er veranderd kan worden, wat zorgt voor een betere kwaliteit.
Aan organisaties die al werken met enkele green belts wil ik meegeven dat ze tijd moeten maken om deze expertise te benutten. Je organisatie wordt er beter van.
Lees hier alles over de training of check onze trainingsagenda voor alle trainingen die binnenkort starten!