Lean in de zorg: meer aandacht voor de patiënt

Wat is lean werken in de zorg?

Lean in de zorg is het toepassen van de principes van lean management in zorgorganisaties. Vanuit de lean methodiek werk je volgens vijf principes:

Waarde: wat is de waarde die een proces moet opleveren?
Waardestroom: hoe verloopt het proces op dit moment en ‘stroomt’ de waarde naar de klant van het proces?
Flow: zorg voor een soepele doorstroming van het proces, zonder blokkades en verspilling.
Pull: richt het proces zo in, dat je precies dát doet, op het moment dat het nodig is en in de juiste hoeveelheid.
Perfectie: iedere dag gemotiveerd zijn om het steeds nog een stapje beter te doen dan de dag ervoor.

In dit artikel vertellen we je welke (zorg)processen wij met de lean methode hebben verbeterd, hoe je dit aanpakt en geven we je praktische tips om zelf te starten!

Wat zijn (zorg)processen?

Iedere zorgorganisatie bestaat uit processen. Het belangrijkste zijn de primaire processen: daar waar daadwerkelijk zorg geleverd wordt. Het primaire proces bestaat in een ziekenhuis, de eerstelijns zorg en de GGZ bijvoorbeeld uit het doen van onderzoek en het afnemen van een anamnese, het stellen van een diagnose en het behandelen van een patiënt. In VV&T organisaties is dat het inventariseren van de zorgbehoefte van een cliënt en voortdurende evaluatie en bijstelling daarvan, afhankelijk van individuele doelen.

Naast primaire processen bestaan zorgorganisaties uit ook een heleboel andere, ondersteunende en bestuurlijke processen. Denk bijvoorbeeld aan HR-processen zoals werving en selectie, die ervoor zorgen dat er voldoende personeel is, of schoonmaak en bevoorradingsprocessen, zodat een OK-complex goed kan functioneren. Ook zijn bestuurlijke processen nodig, om jaarlijks een begroting te maken en de koers uit te zetten. Hierdoor anticipeer je als zorgorganisatie op tijd op relevante ontwikkelingen.

Waarom lean in de zorg?

De lean aanpak leent zich perfect voor de zorg, waarbij de klant van het proces vaak de patiënt of cliënt is. Maar er zijn ook veel processen die een hele andere klant hebben, bijvoorbeeld de specialist waarvoor jij op de Radiologie een onderzoek uitvoert. Als we onze processen beter uitvoeren en zorgen dat we leveren wat de klant van het proces nodig heeft, dan levert dat tijdswinst op. In veel zorgprocessen zien we namelijk verspilling ontstaan. Dat komt omdat de zorg complex is en er veel verschillende professionals betrokken zijn. Dat betekent dat er veel afstemming nodig is om het proces in één keer goed uit te voeren.

Medicatie processen verbeteren ziekenhuis apotheek

Personeelstekort en toenemende druk op zorg

Omdat we te maken hebben met een toenemend personeelstekort, langere wachttijden en stijgende kosten is het toepassen van de lean methode heel interessant! Als we processen slimmer inrichten en daarmee tijd besparen, leveren we met minder kosten en minder menselijke inzet dezelfde zorg. Zonder dat je harder hoeft te werken. Werk slimmer, niet harder. Verspilling van tijd en middelen zoveel mogelijk beperken, zodat er meer aandacht overblijft voor wat écht belangrijk is: de patiënt. Lean werken in de zorg helpt bij het verhogen van efficiëntie, het verbeteren van de kwaliteit van zorg en het creëren van een betere werkomgeving.

Lean werken in de zorg: minder verspilling van tijd en geld

Met lean werken in de zorg richt je je voornamelijk op het verminderen van verspilling. Vaak gaat het om verspilling van tijd en geld. Onnodige stappen worden geëlimineerd, zoals dezelfde informatie invullen op meerdere plekken, zoeken naar spullen of gegevens of te veel medicatie klaarmaken. Door de eliminatie van deze processtappen, bespaar je tijd en geld. Dit leidt niet alleen tot kostenbesparingen, maar ook tot een hogere patiënttevredenheid. De lean methodiek in de zorg is praktisch en resultaatgericht. Dat moet ook wel, want de werkdruk is hoog dus er is weinig tijd om te verbeteren. Door het opleiden van personeel en de inzet van ervaren projectmanagers is het niet moeilijk om lean werken in de zorg te implementeren.

Meer aandacht voor patiënten door lean werken

Als je de overbodige stappen hebt geëlimineerd, zal je zien dat er tijd overblijft. Deze tijd kan je besteden aan dat wat er echt toe doet: de patiënt. Lean werken in de zorg betekent meer aandacht voor patiënten. Door overbodige handelingen te elimineren en efficiëntie te verhogen, blijft er meer tijd over voor de kern van de zorg. Met de lean methode in de zorg kan de focus verschuiven van administratieve taken naar de directe zorgverlening. De patiënttevredenheid stijgt en medewerkers ervaren meer werkplezier.

Typische zorgprocessen om te verbeteren met lean

Bij Lean People hebben we inmiddels jarenlange ervaringen met het verbeteren van processen in zorgorganisaties. Een van die projecten ging over het roosteren. Het duurde lang om een teamrooster te maken, omdat er geen duidelijk beleid was en iedereen allerlei verzoeken kon aanvragen. Als het rooster eenmaal klaar was, dan begon het team onderling toch te ruilen. Het gevolg was dat er veel fouten ontstonden in het rooster en de planner en de teamleiders op wekelijkse basis druk waren om de bezetting op orde te krijgen. Tegelijkertijd wilde het ziekenhuis teamroosteren introduceren, wat betekende dat het team zelf een rooster moest gaan maken. Je begrijpt, dat was een spannende ontwikkeling! Door het proces eerst goed te organiseren en te optimaliseren, kon het team daarna de eerste stappen gaan zetten om zelf te gaan roosteren.

Een ander mooi proces is de zorg aan kinderen die thuis intensieve zorg krijgen vanwege een centrale lijn. Regelmatig moeten deze kinderen op de polikliniek komen, onder andere bij de arts, een verpleegkundig specialist, een diëtist en een doktersassistente. Omdat zij alle vier (lichamelijk) onderzoek doen, moesten de patiëntjes zich steeds opnieuw aan- en uitkleden, iets wat vrij belastend was. Door het proces slimmer in te richten konden we de belasting hiervan beperken, wat een enorme winst was voor de kinderen en hun ouders/verzorgers.

Ook op de HR-afdelingen in de zorg kun je ontzettend veel verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan het indiensttredingsproces, dat in veel organisaties – we zullen het maar eerlijk zeggen – niet altijd even soepel verloopt. Los van het feit dat je je als nieuwe medewerker hierdoor niet altijd even welkom voelt, kan je ook niet goed starten. Bijvoorbeeld omdat je geen dienstkleding hebt, geen toegangspas en niet in het EPD kan. Door dit te verbeteren kunnen op alle afdelingen in de organisatie mensen sneller hun werk doen, hartstikke fijn dus!

Hoe kan een organisatie lean implementeren in de zorg?

Het implementeren van lean in een zorgorganisatie begint met een heldere visie en strategie. Waarom gaan we met lean aan de slag? Welke doelen willen we hiermee behalen? Lean is geen quick fix, maar een verandering in de manier van denken en werken. Een duidelijke visie, het opleiden van mensen en projecten selecteren die bijdragen aan de visie is een eerste stap. Daarnaast moet het constant terugkomen in overlegstructuren, bijvoorbeeld dagstarts, jaarplannen en jaargesprekken.

Bij Lean People hebben we veel ervaring in de zorgsector. Onder andere met complete opleidingsprogramma’s, als projectleider en als interim manager. We snappen de complexe omgeving waarin je werkt en kunnen daarom een passende aanpak ontwerpen, die precies aansluit bij jullie wensen. Dat kan variëren van trainingen en workshops, tot leiderschapssessies, verbeterprojecten en tijdelijke aansturing van teams.

Meer info over onze aanpak in de zorg?

Neem vandaag nog contact op met Roos (oprichter van Lean People en verpleegkundige van oorsprong). In een geheel vrijblijvend gesprek kan ze je alles vertellen over de mogelijkheden om succesvol met lean te starten (of juist weer een boost te geven) in de zorg!

Neem contact op

Alle artikelen bekijken

How to

SWOT-analyse: een krachtige methode met voordelen voor jouw organisatie

Of je nu een organisatie leidt, een project managet of je persoonlijke ontwikkeling onder de loep neemt: strategie begint met inzicht. De SWOT-analyse is al decennialang één van de meest gebruikte modellen om dat inzicht te krijgen.