Auteur: Roos Spanjer
Laatst bijgewerkt op: 1 juni 2023
BPMN staat voor Business Process Model & Notation en is een universele taal die gebruikt wordt om processen vast te leggen. Als je aan de slag gaat met het verbeteren van processen, zal je uiteindelijk ook de verbeterde versie van het proces netjes moeten documenteren. BPMN helpt je hierbij.
In dit artikel vertellen we je:
BPMN is een universele taal die gebruikt wordt om processen vast te leggen. Het maakt gebruik van een aantal vaste symbolen en ‘notatie regels’ waardoor processen goed te begrijpen zijn voor iedereen.
BPMN is ontwikkeld door het Business Process Management Initiative (BPMI) in 2004. In 2013 werd deze manier van processen vastleggen officieel gepubliceerd als ISO standaard. ISO, de International Organization for Standardization, is een organisatie die wereldwijd bedrijven helpt door het ontwikkelen van standaarden die je kunt gebruiken. Door deze kennis te delen realiseren zij bijvoorbeeld:
Het benoemen van BPMN als ISO standaard heeft ervoor gezorgd dat veel bedrijven wereldwijd deze taal gebruiken om hun processen vast te leggen.
BPMN maakt gebruik van een aantal symbolen die we in vier categorieën kunnen verdelen:
Processtappen formuleer je altijd als een ‘werkwoord + zelfstandig naamwoord’. Bijvoorbeeld: accorderen betaling of: voeren arbeidsvoorwaardengesprek. Een processtap is een rechthoek met afgeronde hoeken.
Een beslismoment vindt plaats op het moment dat er een keuze gemaakt moet worden en ziet er uit als een ruit. Formuleer de tekst in de ruit zo, dat er maar twee uitgaande verbindingen zijn.
Gebeurtenissen zijn het begin en het einde van de procesbeschrijving en geven we weer als een cirkel. De cirkel aan het einde heeft een dikkere rand dan de cirkel aan het begin.
Er zijn verschillende verbindingen mogelijk binnen BPMN, maar meestal gebruiken we een ononderbroken pijl. Hierdoor is de logische volgorde van het proces makkelijk te begrijpen. Een processtap met twee uitgaande pijlen is dus niet mogelijk, in dat geval had er sprake moeten zijn van een beslismoment (ruit). Zo lees je makkelijk door het proces heen.
Voor artefacten worden verschillende symbolen gebruikt, soms worden ze in een procesbeschrijving ook bewust weggelaten. Iedere processtap heeft namelijk input (een email, data, melding etc.) en output (antwoord, transformatie van data, in behandeling genomen melding). Door dit overal weer te geven kan het proces erg rommelig overkomen. Maak hier bewuste keuzes in, sommige artefacten zijn essentieel om weer te geven, bijvoorbeeld omdat het input is voor nieuwe processen of vanwege wet- en regelgeving.
Swimming lanes zijn letterlijk zwembanen, alsof je van bovenaf op een zwembad kijkt. Het helpt je om snel inzichtelijk te maken wie waarvoor verantwoordelijk is in het proces. Soms is het even puzzelen wat de beste volgorde is, hierdoor kan het proces namelijk meer of minder overzichtelijk worden. Je ziet ook direct waar de overdrachtsmomenten zitten. Zodra een verbindingslijn van de ene naar de andere baan gaat, is er altijd een risico dat informatie verloren gaat. Goed om te weten dus!
Voor je aan de slag gaat met BPMN in een lean project een aantal praktische tips:
Wil je leren hoe je processen écht verbetert en in kaart brengt? In onze green belt training leer je hoe je als projectleider van A tot Z een proces optimaliseert, inclusief meerdere manieren om processen uit te werken en vast te leggen.
Alles over de green belt
Check onze trainingsagenda voor alle trainingen die binnenkort starten!
De 14 management principes van Toyota vormen de basis van het Toyota Production System (TPS), waaruit lean is ontstaan. Lees hier meer!
Leer hoe je berekeningen maakt die je helpen om processen te begrijpen. Bijvoorbeeld de doorlooptijd en de proces efficiency.
Het VUCA model wordt toegepast in verschillende sectoren. Het is een tool die je helpt te bepalen wanneer je welke acties onderneemt.