Helder communiceren?

Gebruik

visual management!

Auteur: Roos Spanjer Laatst bijgewerkt op: 29 november 2022

Communiceren met visual management

Visual management wordt in verschillende werkvelden toegepast. Zelf kwam ik er in de rol als communicatiedeskundige als eerste mee in aanraking. Helder communiceren, vooral in combinatie met issue- of crisismanagement is key! Daarom is het één van mijn favoriete communicatievormen, het zorgt direct voor actie!

In dit artikel vertellen we je:

  • Visual management binnen communicatie
  • 5s in visual management
  • Continu verbeteren met visual management
  • Hoe visual management integreert in je werkplek

 

Visual management en helder communiceren

Visual management, de naam zegt het al: wat je communiceert is direct zichtbaar. Het afgelopen jaar zag je het bijvoorbeeld tijdens de coronapersconferenties. Met bordjes “wassen, testen, afstand”, wordt de belangrijkste boodschap inclusief symbolen continu gecommuniceerd. Maar ook bordjes als “Draag een mondmasker” zien we dagelijks tijdens het doen van onze boodschappen.

Fouten voorkomen

Je gebruikt het wanneer je iets concreet duidelijk wilt maken of wanneer je merkt dat er bijvoorbeeld vaak iets misgaat in je proces. In dit geval helpt het dat je direct ziet wat de standaard is. Visual management kan ook gaan over materialen (die missen) of over welke kant je op moet.

 

Voorbeeld visual management

Een mooi voorbeeld daarvan is visual management op grote luchthavens. Op Schiphol moeten bezoekers van over de hele wereld begrijpen waar ze naar toe moeten lopen. Door gebruik te maken van visual management word je als passagier in de juiste richting geleid.

Op allerlei werkplekken is visual management behulpzaam. Het geeft meer overzicht of je ziet in een oogopslag wanneer er iets mist op je werkplek!

Visual management in 5s

Tijdens onze trainingen in de zorgsector is 5s een populair onderwerp. 5s heeft als doel een overzichtelijke werkplek creëren. Hierdoor zie je in één oogopslag wanneer de standaard afwijkt. Het zorgt ervoor dat er nooit te veel of te weinig voorraad is. Met visual management is 5s makkelijker in stand te houden.

5s bestaat uit vijf stappen:

  1. Scheiden
  2. Schikken
  3. Schoonmaken
  4. Standaardiseren
  5. In stand houden
  6. Scheiden

Als je gebruik maakt van visual management is het belangrijk om direct duidelijkheid te creëren.

Scheiden

Daarom start je bij 5s met het scheiden van spullen. Wat heb je niet nodig, waar twijfel je over en wat heb je wel nodig voor je proces? Alles wat je niet nodig hebt gooi je direct weg.

Schikken

In de stap ‘schikken’ ga je alleen verder met de spullen die je nodig hebt in je proces. Voor al deze spullen zoek je een geschikte plek. Hierbij houd je bijvoorbeeld rekening met de afstand (dichtbij/ver) en de plek (hoog/laag) van waar je dingen neerlegt.

Schoonmaken

Bij visual management is een opgeruimde omgeving belangrijk. Daarom is schoonmaken onderdeel van 5s. Werken in een schone werkomgeving maakt je productief, maar ook zeker positiever. Daarnaast vallen mankementen eerder op in een opgeruimde omgeving.

 

Standaardiseren

In deze stap komt visual management echt tot leven! Door gebruik te maken van foto’s en pictogrammen geef je aan hoe de oorspronkelijk gecreëerde werkplek is. En ook hoe hij dus moet blijven. In de zorg wordt vaak gebruik gemaakt van kleurzones. Zo kun je snel zien welke materialen wel en niet steriel zijn. Denk hierbij aan schaduwborden wanneer je met veel materialen werkt. Zo zie je in één oogopslag wanneer er iets mist op je werkplek. Klassieke voorbeelden!

 

Helder communiceren in stand houden met visual management

De laatste stap van 5s is de moeilijkste, namelijk volhouden. Zorgen dat iedereen weet welke afspraken zijn gemaakt en wennen aan het werken met visual management. Hierbij wordt er een beroep gedaan op het gedrag van mensen. Het helpt wanneer je een termijn afspreekt waarin je opstart met 5s, om het vervolgens na deze termijn samen te evalueren. Je kunt hiervoor ook teamborden gebruiken zoals Trello. Zelf werken we daar graag mee.

Het loont echt om, voordat je aan de slag gaat om iets te veranderen, de tijd te nemen te begrijpen hoe iets op de huidige manier werkt. Er zijn veel bruikbare technieken die je hierbij kunnen helpen. Op die manier werk je aan een solide oplossing en neem je de mensen die erbij betrokken zijn vanaf het begin mee in de verbeteringen.

Visueel management is een techniek, een onderdeel van lean werken. Je kunt het inzetten om je dienstverlening te verbeteren. Of dit nou digitaal, in een winkel of in een dienstverlenende omgeving is. Zoals je leest kun je het op veel verschillende manieren invullen. Denk eens na over waar op jouw werkplek visual management je kan helpen.

Ga ermee aan de slag, en probeer dit eens minimaal vier weken vol te houden. Voor je het weet is het je nieuwe standaard!

Wat is de Balanced Scorecard?
Wat is de Balanced Scorecard?

De Balanced Scorecard is een strategische tool waarmee je visueel de visie, strategie en de voortgang kunt monitoren. De ultieme tool om te bepalen welke processen en projecten er opgepakt moeten worden.

PDCA cyclus: voorbeelden uit de praktijk
PDCA cyclus: voorbeelden uit de praktijk

De PDCA cyclus is een handige tool om structurele verbeteringen te realiseren. Het helpt je niet alleen om problemen te identificeren, maar ook om goede oplossingen te implementeren.

Bias onderzoek: voorbeelden uit de praktijk
Bias onderzoek: voorbeelden uit de praktijk

Eerder las je wat bias is en hoe je het kunt voorkomen. Toch lukt dat niet altijd. In deze blog geven we je een voorbeeld van bias

Alle artikelen bekijken