Merk jij dat je ook de hele dag bezig bent met brandjes blussen? En daardoor niet toekomt aan belangrijke dingen? Dan wordt het tijd om de Eisenhower matrix te gebruiken! Wij leggen je uit hoe je dat doet, inclusief voorbeelden uit de praktijk.
De Eisenhower matrix is een simpele, maar krachtige matrix waarmee je prioriteiten kunt stellen. In deze blog leggen we je uit wat de Eisenhower matrix precies is.
In welke situaties gebruik je de Eisenhower matrix? Wij zetten het voor je op een rij, inclusief voorbeelden!
De Eisenhower matrix, ook wel prioriteitenmatrix genoemd, zorgt ervoor dat je je tijd besteed aan de juiste dingen. Het is een hele nuttige tool wanneer je merkt dat je het grootste deel van je tijd bezig bent met brandjes blussen. Bijvoorbeeld wanneer je aan het einde van je werkdag vooral druk was met je volle mailbox, collega’s die aan je bureau stonden met vragen, telefoontjes en ‘regeldingen’ tussendoor. Hierdoor ga je niet met een voldaan gevoel naar huis, want er blijft werk liggen waar je niet aan toegekomen bent.
Door te werken met de Eisenhower matrix en op de juiste manier prioriteiten te stellen, werk je bewust aan dingen die waarde opleveren. Het is heel verleidelijk om de hele dag druk te zijn met urgente, maar niet altijd hele belangrijke taken. Binnenkomende mails is een heel goed voorbeeld van dit soort werkzaamheden. Deze stroom houdt niet op en het is verleidelijk om er op te blijven reageren. Door je werkdag of -week aan de hand van de Eisenhower matrix in te delen, plan je ook tijd in om aan belangrijke dingen te werken. Het is slim om in verschillende blokken te werken, en het blok ‘urgent’ te maximaliseren, zodat je niet alleen maar met urgente dingen bezig bent. Want – en hier komt een heel tacky zinnetje – een ‘ja’ naar de ander is een ‘nee’ tegen jezelf! Want voor de ander is het misschien urgent, maar voor jou niet. Door inzicht te krijgen in je taken, kun je bewuster reageren op ‘urgente’ binnenkomende acties. Je maakt dan onderbouwd de afweging waar je je tijd aan besteedt.
Wij gebruiken de Eisenhower matrix in verschillende situaties. Bijvoorbeeld binnen Lean People: hoe zorgen we ervoor dat we inzicht krijgen in het belang van verschillende werkzaamheden en hoe plannen we dan onze agenda’s zo, dat we daar ook voldoende prioriteit voor hebben? Maar ook in onze opdrachten: het is verleidelijk om brandjes te blussen, maar kunnen we niet beter structurele oplossingen bedenken zodat de brandjes niet ontstaan?
Om dit in de Eisenhower matrix te kunnen prioriteren moet je:
Inzicht hebben in verschillende werkzaamheden is nodig, omdat je deze hele lijst aan activiteiten wil gaan plaatsen in één van de vier kwadranten. De volgende stap is om aan de hand van de kaders die er zijn, bijvoorbeeld strategische pijlers, een jaarplan of misschien (als je dit voor je eigen werkzaamheden doet) je eigen ontwikkelplan, activiteiten te prioriteren.
Nog meer lezen over de Eisenhower matrix?De matrix zelf bestaat uit twee assen: urgent (wel/niet) en belangrijk (wel/niet). Deze twee assen snijden elkaar waardoor er vier kwadranten ontstaan:
Onderaan deze blog kun je een mooi template downloaden om zelf met de Eisenhower matrix aan de slag te gaan.
In één van onze opdrachten als interim manager merkten we dat we met de teammanagers de hele dag druk bezig waren om de roosters rond te krijgen. Er waren veel openstaande vacatures, een hoog verzuim en er mochten geen ZZP’ers worden ingezet. Dit leidde iedere dag opnieuw tot afstemming tussen de teammanagers onderling (“hoe is jouw bezetting, kan heb jij medewerkers die bij mij een dienst kunnen overnemen?”) en overleg met de roosteraar.
Dit soort overlegmomenten kosten veel tijd en energie. Vervolgens waren we druk bezig om collega’s te bellen om extra te werken of diensten te verschuiven. Dit alles moest natuurlijk ook weer netjes worden vastgelegd en bijna dagelijks werden er nieuwe weekroosters uitgeprint. Niet alleen voor de teammanagers, maar vooral ook voor het team was dit erg frustrerend. Tegelijkertijd is ‘druk zijn’ soms ook een beetje verslavend. Het is lekker om maar bezig te zijn en niet teveel na te denken over grote projecten die maar blijven liggen. Maar daar wringt de spreekwoordelijke schoen. Met de Eisenhower matrix kun je dit probleem aanpakken!
Brandjes voorkomen? Je leert het in een green belt!
Het invullen van het rooster is natuurlijk belangrijk. En omdat het steeds zo last minute geregeld moest worden, was het ook zeker urgent! Maar door vanuit de Eisenhower matrix naar deze situatie te kijken, vroegen we ons af waarom dit steeds zo urgent moest worden opgelost?
Door de oorzaken van deze hectiek aan te pakken, konden we het verplaatsen naar belangrijk, maar niet urgent. Openstaande vacatures hebben we ingevuld en het verzuim omlaag gebracht. Hierdoor werd het invullen van de roosters een proces dat op een paar uitzonderingen na, gewoon in één keer gereed was. Dat voorkwam de rest van de maand brandjes blussen!
De 14 management principes van Toyota vormen de basis van het Toyota Production System (TPS), waaruit lean is ontstaan. Lees hier meer!
Leer hoe je berekeningen maakt die je helpen om processen te begrijpen. Bijvoorbeeld de doorlooptijd en de proces efficiency.
Het VUCA model wordt toegepast in verschillende sectoren. Het is een tool die je helpt te bepalen wanneer je welke acties onderneemt.