Je weet inmiddels wat een flowchart is en hoe je deze maakt. Maar hoe ziet dat er in de praktijk uit? In deze blog lees je een aantal praktijkvoorbeelden.
Of je project nu in de begin-, uitvoerings- of evaluatiefase zit, een flowchart is in iedere fase handig. Voor het opstarten van een project helpt de flowchart om het huidige proces in kaart te brengen. Eventuele bottlenecks die hieruit naar voren komen meet je in de measure fase van de DMAIC. Als verbeteringen gekozen en geïmplementeerd zijn, leg je het verbeterde proces vast. Deze kan gebruikt worden door de mensen die het proces uitvoeren. Als je vervolgens je project wil evalueren of borgen, ook wel de control fase van de DMAIC, dan is de flowchart ook handig om erbij te pakken. Je evalueert of het vernieuwde proces werkt zoals het nu staat beschreven. Misschien zijn er wel workarounds gecreëerd, omdat het proces toch niet helemaal logisch is.
Om tot een verbeterd proces te komen is het natuurlijk van belang dat je de knelpunten van het proces weet. Een flowchart helpt goed hierbij. Naast alleen het uitwerken van de activiteiten, de beslissingen en het begin- en eindpunt van het proces kan je hem gebruiken als een analyse instrument. Zo kun je bij iedere processtap het percentage dingen die niet in één keer goed gaan, ook wel uitval, noteren.
Bijvoorbeeld bij de processtap accorderen factuur valt 20% uit, omdat ze aan een onjuiste kostenplaats gekoppeld worden. Dit kan je voor iedere processtap in kaart brengen. Daarnaast krijg je veel inzicht door tijden te koppelen aan ieder onderdeel van de flowchart. Dit is bijvoorbeeld de doorlooptijd van het proces, de tijd van begin tot eind. De wachttijd is vaak nog interessanter om te onderzoeken. In sommige flowcharts komen wel vijf beslismomenten voor. Breng alleen al in kaart hoe lang het duurt voordat een besluit is genomen en het proces verder kan (de wachttijd dus). Misschien springt er wel één beslissing bovenuit, omdat daar acht werkdagen wachttijd in zit. Super interessante informatie, dat wil je verder onderzoeken! Hieronder geven we flowchart voorbeelden uit de praktijk.
Zelf een flowchart maken? Lees meer!Voorbeeld 1:
In onze projecten gebruiken we regelmatig flowcharts. Dit doen we vooral als we een proces in kaart hebben gebracht en deze vervolgens hebben verbeterd. Om het verbeterde proces te borgen helpt een flowchart. Een voorbeeld waarbij een flowchart een goed hulpmiddel was, is een gemeente waar de organisatie weinig tot geen zicht had op de processen. Medewerkers op de vloer ervaarden hoge werkdruk en gaven dit aan bij het MT. Het MT had eigenlijk geen idee wat er op de vloer gebeurde en wist dus ook niet goed hoe de werkdruk verlaagd kon worden. Verschillende werkprocessen die dagelijks uitgevoerd worden hebben we in kaart gebracht. Hierin zagen we ook een aantal verspillingen, dus die hebben we eerst geëlimineerd!
Het verbeterde proces hebben we in de flowchart vastgelegd. Hierin hebben we twee vliegen in één klap geslagen. Er zitten geen verspillingen meer in het proces = geen onnodige taken = meer ademruimte. Daarnaast zijn werkprocessen nu uniform, waardoor de mensen op de vloer nu goed weten wat er moet gebeuren. Daarnaast is door de visuele weergave van de werkprocessen nu ook voor het MT helder wat er op de vloer gebeurt. Eigenlijk zelfs drie vliegen in één klap dus ;).
Voorbeeld 2:
Een ander voorbeeld komt van een HR-afdeling. De medewerkers kregen daar vaak indiensttreding mutaties binnen die onjuist of incompleet waren. Er werd bijvoorbeeld vaak een kopie van het rijbewijs toegevoegd terwijl dat een ID-bewijs of paspoort moet zijn. Het proces op de HR-afdeling zelf liep goed. Het ging hier om de invoer vanuit andere afdelingen, dus de input voor het proces. Alle activiteiten en beslismomenten die invoerders van de mutatie doorlopen hebben we in kaart gebracht. Hierdoor weten zij beter wat ze moeten invullen, worden er minder fouten gemaakt én mutaties dus sneller verwerkt.
Voorbeeld 3:
Tot slot hebben we de flowchart toegepast op een capaciteitsvraagstuk in een VVT-organisatie. Daar werden regelmatig te veel mensen ingeroosterd. Soms van tevoren al, maar vaker wanneer er bijvoorbeeld één nieuwe cliënt bij kwam. Planners wisten niet goed of de huidige bezetting dat aankon, dus werd een extra collega ingepland. Dit leidde regelmatig tot verveling, zorgverleners hadden te weinig werk voor de hoeveelheid collega’s met wie het werk gedeeld werd. Waar in het voorbeeld hierboven de werkdruk te hoog was, leidde het hier tot verloop omdat mensen onvoldoende uitgedaagd werden. Kortom, daar moesten we iets aan doen!
Een flowchart bood de oplossing. We brachten in kaart hoeveel zorgverleners er nodig zijn per aantal cliënten en hun type zorgvraag. De flowchart is uiteindelijk een soort OCAP (Out of Control Action Plan) geworden. Zodra er iets verandert in de bezetting van bedden of collega’s, volgt de planner de flowchart en weten ze exact welke stappen ze moeten doorlopen.
De 14 management principes van Toyota vormen de basis van het Toyota Production System (TPS), waaruit lean is ontstaan. Lees hier meer!
Leer hoe je berekeningen maakt die je helpen om processen te begrijpen. Bijvoorbeeld de doorlooptijd en de proces efficiency.
Het VUCA model wordt toegepast in verschillende sectoren. Het is een tool die je helpt te bepalen wanneer je welke acties onderneemt.