Lean six sigma

Obeya room: wat is het?

Projectmanagement helpt organisaties continu te verbeteren. Of het nu gaat om het ontwikkelen van een nieuw product, het implementeren van een nieuw HR-systeem, of het verbeteren van processen, je wil de juiste tools en methodes te gebruiken om je doelen te bereiken. Eén van die tools is Obeya. Deze methode is steeds populairder. We nemen je mee in wat Obeya is, wat een Obeya Room inhoudt, en hoe deze methode je helpt om je projecten succesvol te managen.

Auteur: Hanna Lankhorst Laatst bijgewerkt op: 12 september 2024

De betekenis van Obeya

Het woord ‘Obeya’ komt uit het Japans en betekent letterlijk ‘grote kamer’. Het werd voor het eerst gebruikt door Toyota tijdens de ontwikkeling van hun model Prius in de jaren ’90. Het idee was om een ruimte te creëren waar alle stakeholders van een project samen konden komen om informatie te delen en eventuele problemen snel op te lossen. Dit leidde tot een snellere besluitvorming en betere samenwerking.

Obeya is meer dan alleen een ruimte; het is een manier van werken die draait om visuele communicatie, transparantie, en samenwerking. Het doel is om iedereen op één lijn te krijgen: alle neuzen dezelfde kant op! Dit helpt teams om sneller te reageren op veranderingen, problemen vroegtijdig te tackelen en ervoor te zorgen dat iedereen zich verantwoordelijk voelt voor het succes van het project.

Een Obeya room

Als het over Obeya gaat, dan praat je vaak ook over een Obeya room. Dat is een fysieke ruimte waar een team samenkomt om de voortgang van een project te bespreken. Als je deze ruimte binnenkomt worden je ogen flink aan het werk gezet! De hele ruimte is ingericht met whiteboards, posters en tekeningen. Vaak zie je hierop tijdlijnen, acties, projectdoelen en meer.

Obeya room

Hoe ziet een Obeya room eruit?

Stel je een simpele rechthoekige of vierkante kamer voor. Alle muren die je nu in gedachten voor je ziet, zijn in een Obeya room bedekt met informatie. Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit:

  • Linker muur: Deze is bedekt met een groot tijdlijn bord waarop de belangrijkste mijlpalen en deadlines staan. Ook zie je hierop een kalender met de planning van het project.
  • Midden van de kamer: In het midden van de kamer staat een grote tafel waar teamleden kunnen overleggen. Op de tafel liggen notitieblokken, markers, stiften en die ze kunnen gebruiken om hun ideeën gelijk uit te werken en in de ruimte op te hangen.
  • Rechter muur: Deze muur is voor prestaties en statistieken. Met grafieken en diagrammen zie je voortgang van het project, kwaliteitsmetingen, en klanttevredenheidscores.
  • Achterste muur: Hier hangt een groot whiteboard waar problemen worden opgeschreven. Hierop hangt ook een lijst met actiepunten en wie verantwoordelijk is voor welke taak, niet onbelangrijk!
  • Digitale schermen: In de kamer zie je ook een paar digitale schermen. Hierop zie je realtime gegevens zoals productieaantallen, wachttijden of feedback van klanten.

Deze visuele elementen maken het voor iedereen in de kamer makkelijk om in één oogopslag te zien hoe het project ervoor staat, waar de uitdagingen liggen en wat er nog moet gebeuren. Houd ook goed in de gaten dat de ruimte overzichtelijk blijft en geen rommeltje wordt. De informatie moet duidelijk zijn en duidelijk blijven.

 Obeya bord in de praktijk: lees meer!

Aan de slag met Obeya

Dit klinkt natuurlijk interessant, maar hoe pas je dit toe in jouw organisatie? We geven je een aantal stappen je kan doorlopen:

  1. Zoek een geschikte ruimte: Klinkt misschien logisch, maar dit is key voor een Obeya room. Denk ook aan de structuur van de muren. Wij komen wel eens in ruimtes waar tape niet op de muren blijft plakken, irritant! Dat wil je voorkomen natuurlijk.
  2. Verzamel materialen: Denk aan whiteboards, flip-overs, prikborden, digitale schermen, stiften (tip: Neuland) en tape.
  3. Train je team: Het is belangrijk dat jij en je collega’s snappen hoe Obeya werkt en wat de voordelen ervan zijn. Start samen met een training of kick-off om te bespreken wat Obeya is en hoe jullie dit in de organisatie gaan inzetten.
  4. Visuele communicatie: Start met het in kaart brengen van de belangrijkste projectdoelen, tijdlijnen en statistieken. Zorg dat de informatie duidelijk en overzichtelijk te zien is in de ruimte.
  5. Plan updates: Zorg dat je regelmatig bij elkaar komt in de Obeya room. Wat zijn de ontwikkelingen? Moeten er nog besluiten genomen worden? Zijn er nieuwe bottlenecks of problemen die we moeten bespreken? Door updates vooruit te plannen, voorkom je bijvoorbeeld dat je te laat besluiten neemt.
  6. Evalueer en verbeter: Net zoals bij vele andere methodes is het ook bij Obeya belangrijk om met elkaar te evalueren. Hier kun je bijvoorbeeld eens in het kwartaal een moment voor inplannen. Bespreek met elkaar wat goed gaat en wat beter kan. Zo bedenk je met elkaar verbeteringen die je vervolgens gelijk toepast!
 Verbeter projecten leiden? Volg een green belt training
Alle artikelen bekijken
Obeya bord in de praktijk
Lean six sigma
Obeya bord in de praktijk

Obeya is een veelgebruikte methode in organisaties. Het kan verschillende doelen hebben, zoals het uitvoeren van projecten, het verbeteren van samenwerking in teams of een snellere besluitvorming. Vaak worden hiervoor Obeya borden gebruikt.

De klantreis: fases en een stappenplan
Lean six sigma
Projectmanagement
De klantreis: fases en een stappenplan

Als organisatie wil je graag goed je klant begrijpen, zodat je levert wat je klant wil. Dit proces wordt ook wel de klantreis of customer journey genoemd. Het is een handig hulpmiddel om inzicht te krijgen in de ervaringen van klanten tijdens hun contactmomenten met een organisatie.

Obeya room: wat is het?
Lean six sigma
Obeya room: wat is het?

Het woord ‘Obeya’ komt uit het Japans en betekent letterlijk ‘grote kamer’. Het werd voor het eerst gebruikt door Toyota tijdens de ontwikkeling van hun model Prius in de jaren ’90. Het idee was om een ruimte te creëren waar alle stakeholders van een project samen konden komen om informatie te delen.

Alle artikelen bekijken