Makigami: optimaliseer de waardestroom

Wat is het en hoe werkt het?

Bij lean staat het analyseren van de waardestroom centraal. Je brengt het huidige proces in kaart en analyseert waar knelpunten zitten. Wij doen dat meestal met een value stream map (VSM), een variant hierop is makigami. Niet te verwarren met origami 😉 beiden uit japan, maar toch wel wat anders. Makigami betekent letterlijk ‘rol papier’, geen verrassing, want dat heb je zeker nodig.

Makigami is een vorm van waardestroomanalyse, specifiek ontworpen om inzicht te geven in de stroom van werk en informatie. Deze manier van waardestroomanalyse wordt vooral toegepast in processen in de dienstverlening. Bijvoorbeeld bij kantoren, ziekenhuizen of het onderwijs. Via makigami ontdekken we niet alleen waar verspillingen in het proces zetten, maar verzamelen we nog veel meer informatie. Bijvoorbeeld over de rolverdeling, de bewerkingstijden en aantallen. Dit leidt tot slimmere werkmethoden en daardoor natuurlijk een tijd- en/ of kostenbesparing. Implementatie van makigami gaat verder dan alleen het verbeteren van processen; je brengt iedereen samen en gaat samen aan de slag met continu verbeteren.

Stappen voor het implementeren van makigami

Het implementeren van makigami in je zorgorganisatie is niet heel moeilijk, maar vraagt vooral een goede voorbereiding. De voorbereiding is simpel: zorg voor een groot stuk brown paper (rol papier) en veel post-its in verschillende maten en kleuren. Start vervolgens met het bepalen van de scope van het proces dat je in kaart wil brengen. Op basis hiervan weet je wie je moet uitnodigen bij de sessie.

Iedereen die een rol heeft (of een vertegenwoordiging hiervan) heb je nodig. Met elkaar ga je het proces in kaart brengen, eerst de hoofdstappen en vervolgens meer in detail. Dit vul je zo veel mogelijk aan met aantallen, de rol die de stap uitvoert, tijden, dagen van de week, etc. Het belangrijkste is dat je dit aanvult met de informatiestromen: welke documenten gebruik je, hoe sla je dit op, verstuur je informatie? Op basis hiervan kan je verspillingen identificeren: je ziet waar werk dubbel wordt gedaan of informatie gedupliceerd wordt. Op basis van al deze informatie kan je het proces verbeteren. Dit verbeterde proces beschrijf je ook op de makigami.

Makigami in actie: real-life voorbeelden

Het succes van makigami zien we vaak in de praktijk. Neem bijvoorbeeld een ziekenhuis, we deden een opdracht op een polikliniek met lange wachttijden. Door makigami toe te passen, identificeerden ze vrij snel en makkelijk overbodige stappen in hun proces. Zo moest de patiënt zich meerdere malen identificeren, aan- en uitkleden voor onderzoek en liep een spreekuur geregeld uit. Het resultaat was een veel kortere wacht- en doorlooptijd en daardoor tevreden medewerkers én patiënten.

Een ander voorbeeld komt vanuit de thuiszorg, waarbij de planning van medewerkers veel tijd kostte. Door het maken van een makigami kwamen we erachter dat de werkdruk wisselend was, zowel op verschillende dagen als gedurende de dag. Door hierop in te spelen qua planning, hadden we meer mensen beschikbaar op de drukke momenten.

Tools en hulpmiddelen voor effectieve makigami-analyse

Voor een succesvolle makigami-analyse zijn de juiste tools en hulpmiddelen belangrijk. Visualisatie is hierbij het belangrijkste. Zelf werken we graag op brown paper met post-its. Werk je op wisselende locaties of wil je meteen digitaal werken? Dat kan ook! Wij gebruiken veel Mural en Miro, maar ook in Trello is dit te doen. Het voordeel van op papier werken is dat het meer gaat leven, sneller visueel wordt en iedereen dus iets actiever deelneemt. Het voordeel aan digitaal werken is dat mensen van verschillende locaties kunnen aanhaken in een online meeting en je informatie sneller kan delen.

Zelf aan de slag met een waardestroom optimaliseren?

Met de 6-daagse green belt training leer je alle lean six sigma tools en technieken toe te passen. Daardoor ben je in staat om processen te verbeteren. Het resultaat: minder verspilling en meer werkplezier. 😊