Auteur: Roos Spanjer
Laatst bijgewerkt op: 29 november 2022
Scrum wordt in het onderwijs steeds vaker toegepast. Deze ‘agile’ manier van werken helpt om sneller resultaten te boeken en bevordert de communicatie. Maar scrummen in het onderwijs kent ook uitdagingen. In dit artikel nemen we je mee in een praktijkcase waarbij het roosteren op een agile manier is aangepakt.
In deze blog lees je:
Op het ROC stonden ze elk jaar weer voor dezelfde uitdaging: een goed rooster maken voor alle betrokkenen. Dit is niet alleen een rooster voor de leerlingen, maar ook voor de betrokken docenten. Daarnaast moet er rekening gehouden worden met faciliteiten, zoals IT-benodigdheden, praktijkruimten en andere zaken. En dat voor 50 verschillende onderwijsteams.
Het roosterproces is elk jaar weer een enorme uitdaging. Niet alleen moet er voor elk onderwijsteam apart een kloppend rooster komen, ook moet het met elkaar passen. Zo geven bijvoorbeeld sommige docenten les voor verschillende teams en willen verschillende teams gebruik maken van dezelfde ruimten.
Afgelopen jaren was het roosterproces steeds een langdurig traject, dat zorgde voor veel frustratie. Ook liet de kwaliteit van de roosters te wensen over. Tijd om dit eens anders te doen: scrum in het onderwijs!
Bij het maken van een rooster zijn in eerste instantie drie mensen betrokken:
De teamleider onderwijs is verantwoordelijk voor de inhoud van het onderwijsprogramma. In dit programma staat welke vakken er worden gegeven en wanneer. De onderwijsplanner maakt hier vervolgens een rooster van dat in de roosterapplicatie wordt gezet. De functioneel beheerder draait een ‘batch’ in de applicatie, waarna er knelpunten in het rooster zichtbaar worden die moeten worden opgelost.
Je zou dit kunnen zien als een scrum team waarbij wij als scrum master de sessies faciliteerden. De onderwijsplanner is de product owner en de onderwijsplanner en de functioneel beheerder maken onderdeel uit van het development team.
Voordat we als scrum team bij elkaar komen, is het van belang dat er een rooster is ingevuld in de roosterapplicatie. Dit betekent dat de teamleider helder moet hebben wanneer welke vakken gegeven worden. Daarnaast ook op hoeveel klassen hij rekent en hoeveel docenten hij tot zijn beschikking heeft.
De onderwijsplanner maakt aan de hand van deze gegevens een rooster, die ze vervolgens in de roosterapplicatie invoert. De functioneel beheerder draait vervolgens een ‘batch’. Hieruit komen ‘knelpunten’ in het rooster naar voren.
Dit zijn bijvoorbeeld:
Elke keer dat we bijeenkomen bespreken we de knelpunten. We noteren wie welke actie moet ondernemen om het knelpunt op te lossen. Vervolgens spreken we gezamenlijk af per wanneer de acties afgerond moeten zijn. De functioneel beheerder kan daarna een nieuwe batch draaien. De knelpunten bespreken we in een volgende sessie. Dit doen we net zo lang tot alle knelpunten zijn opgelost en er een goed rooster ligt. Voor de meeste onderwijsteams waren 2 à 3 sessies genoeg om tot een goed rooster te komen.
Elke scrumsessie werken we met een backlog met hierop de vakken TO DO – DOING – DONE. Tijdens de sessie bespraken we de acties: die worden direct als TO DO op naam van de juiste persoon gezet. Zo weet iedereen aan het einde van de sessie precies waar hij mee aan de slag moet. Ook kan iedereen van elkaar zien wanneer er acties afgerond zijn. Dit is handig, omdat in bepaalde acties een volgorde zit.
Op het moment dat de functioneel beheerder ziet dat alle acties op DONE staan, kan hij een nieuwe batch draaien.
Omdat we voor 50 verschillende onderwijsteams tegelijk scrumsessies hadden om zo een rooster te maken, konden we goed de verschillen zien. Over het algemeen waren de teams erg enthousiast.
Dit had met name te maken met de volgende dingen:
Ging het dan allemaal alleen maar goed? Nee, zeker niet. Er was een aantal factoren die ervoor zorgde dat het proces soms wat minder goed loopt. Dit heeft vooral te maken met het pakken van verantwoordelijkheid. De teamleiders moeten soms impopulaire beslissingen nemen. Iemand die altijd op vrijdag vrij was, moet nu wel werken. Deze beslissingen worden soms niet genomen of uitgesteld, waardoor het team niet verder kan.
Daarnaast speelden de prognoses voor het nieuwe schooljaar een grote rol. Niet ieder onderwijsteam had even goed inzicht in wat ze kunnen verwachten qua aantal studenten. Ook het aantal in te zetten docenten hangt hiermee samen. Dit maakt het moeilijker om te roosteren. Toch zijn wij ervan overtuigd dat scrum in het onderwijs van toegevoegde waarde kan zijn!
In onze scrum training leren wij jou hoe je op een wendbare manier projecten uitvoert. En hoe je effectief en efficiënt samenwerkt met jouw scrum team
De 14 management principes van Toyota vormen de basis van het Toyota Production System (TPS), waaruit lean is ontstaan. Lees hier meer!
Leer hoe je berekeningen maakt die je helpen om processen te begrijpen. Bijvoorbeeld de doorlooptijd en de proces efficiency.
Het VUCA model wordt toegepast in verschillende sectoren. Het is een tool die je helpt te bepalen wanneer je welke acties onderneemt.