Een flowchart is een handige tool bij het verbeteren van processen. Het is een visueel overzicht van alle stappen in het proces, waardoor het voor iedereen overzichtelijk en helder is. Een flowchart bestaat uit verschillende vormen en lijnen met pijlen, zodat je de ‘route’ van het proces makkelijk kunt aflezen. In deze blog lees je meer over hoe je een flowchart gebruikt.
Een flowchart, ook wel stroomdiagram of stroomschema genoemd, is een tool die wordt gebruikt om een proces visueel te maken van begin tot eind. Het biedt een duidelijk overzicht van elke stap in het proces. Hierdoor is het makkelijker om te begrijpen hoe processen lopen en waar kansen voor verbeteringen zitten. Een stroomschema helpt je om je processen te visueel te maken en werkwijzen te standaardiseren.
Flowcharts zijn ontstaan in het begin van de twintigste eeuw, toen er steeds meer behoefte kwam aan het visueel vastleggen van bedrijfsprocessen. Door dit systematisch te doen, werden werkprocessen voor iedereen duidelijk. De eerste echte flowcharts kennen we uit 1921, gemaakt door ingenieurs Frank Gilbreth en Lillian Gilbreth. Ze werkten in de industriële sector en waren koplopers in die tijd op het gebied van procesanalyse, iets waar wij vandaag de dag nog steeds veel aan hebben!
Frank Gilbreth begon zijn carrière als metselaarsleerling en ontwikkelde zich tot ingenieur en managementadviseur. Hij was een aanhanger van het Taylorisme, maar ontwikkelde ook eigen methoden om processen efficiënter te maken. Frank was altijd bezig om ‘de beste manier’ van werken te vinden, bijvoorbeeld door het analyseren van bewegingen in processen. Hij richtte zich op het verminderen van vermoeidheid en het verhogen van de productiviteit van arbeiders.
Lillian Gilbreth, was als vrouw haar tijd ver vooruit. Ze was een van de eerste vrouwelijke ingenieurs met een doctoraat in psychologie, gespecialiseerd in arbeids- en organisatiepsychologie. Ze combineerde haar kennis van de psychologie met Frank’s technische inzichten, en had zo juist de aandacht voor de menselijke factor in procesoptimalisatie.
De combinatie van Frank en Lillian’s werk heeft gezorgd voor verschillende methoden om processen te analyseren en te verbeteren, waaronder de flowchart. Ze schreven verschillende boeken, gaven les op de Universiteit en werden gezien als toonaangevende experts in wetenschappelijk management.
Leuk feit: ook thuis deden Frank en Lillian er alles aan om hun gezinsleven zo efficiënt mogelijk te organiseren. Twee van hun kinderen schreven later het boek Cheaper by the Dozen, over hun strak georganiseerde thuissituatie met 12 kinderen. De titel van het boek komt van een grap van Frank, die zei dat kinderen “goedkoper zijn per dozijn”: oftewel een groot gezin is efficiënter. Naast het boek is er een gelijknamige film gemaakt, waarin je Frank elke gelegenheid ziet aangrijpen aan om procesbewegingen te bestuderen en efficiëntie te verhogen, zoals zelfs het knippen van de amandelen van één van de kinderen in het ziekenhuis.
Flowcharts zijn een veelgebruikte tool om je processen vast te leggen, te begrijpen en te verbeteren. Het gebruik van deze tool begint meestal met het in kaart brengen van het proces dat je wil vastleggen. Dit kan bijvoorbeeld het indiensttredingsproces van nieuwe medewerkers zijn, het inrichten van een zorgpad of het afhandelen van een klacht. Je bepaalt eerst het start- en eindpunt van het proces. Daarna beschrijf je alle activiteiten die nodig zijn om van het begin- tot eindpunt te komen. Deze processtappen geef je weer met een specifieke vorm in de flowchart. Dit levert uiteindelijk een overzichtelijke en visuele procesbeschrijving op. Dit helpt om je team het proces beter te laten begrijpen.
We noemden het net al even, de flowchart kent verschillende vormen. Om een flowchart goed begrijpen, is het dus belangrijk de betekenis van de verschillende vormen te kennen. De standaard vormen in een flowchart zijn cirkels, rechthoeken, ruiten, en pijlen. Het begin- en eindpunt geef je weer met cirkels. Een rechthoek gebruik je voor iedere processtap. Soms volgt er uit een processtap een keuze, of is een beslissing nodig om het vervolg van het proces te bepalen. Die keuzemomenten maak je visueel met ruiten. Hieruit volgen twee of meerdere opties voor het vervolg van het proces. Tot slot de pijlen. Deze geven de richting van het proces aan. Deze verschillende vormen zijn de basis van elke flowchart en helpen om het proces op een gestructureerde manier te visualiseren. Het is een internationale procestaal waarbij het vormen altijd dezelfde betekenis hebben. Het is dus niet de bedoeling dat je bijvoorbeeld een cirkel gebruikt voor een beslismoment.
Flowcharts zijn een handige tool bij het verbeteren van processen. Ze bieden een visueel overzicht van een proces waardoor het proces voor iedereen overzichtelijk en helder is. Dit helpt om de communicatie te verbeteren en sneller mogelijke knelpunten in het proces te herkennen. Of het nu gaat om het optimaliseren van een onboardingsproces, het vastleggen van de klachten werkwijze of het in kaart brengen van het proces rondom het toewijzen van een parkeervergunning, de flowchart biedt een uitkomst. Het gebruik van flowcharts kan jouw organisatie helpen om slimmer te werken, niet harder. Door het creëren van een visuele procesbeschrijving neem je de onduidelijkheid weg, omdat mensen minder aan het zoeken zijn. Zo houd je tijd over voor dingen die er écht toe doen.
AI kan helpen aan de organisatiekant van de zorg, daar waar processen slimmer kunnen, tijd te winnen is en samenwerking beter kan. Juist daar ligt de verbinding met lean. In deze blog lees je hier meer over!
Het Vijfkrachten model helpt organisaties om de aantrekkelijkheid en winstgevendheid van een bedrijfstak te analyseren. Door vijf krachten in kaart te brengen, krijg je zicht op de dynamiek van de markt en de factoren die jouw concurrentiepositie bepalen.
Als organisatie wil je graag goed je klant begrijpen, zodat je levert wat je klant wil. Dit proces wordt ook wel de klantreis of customer journey genoemd. Het is een handig hulpmiddel om inzicht te krijgen in de ervaringen van klanten tijdens hun contactmomenten met een organisatie.