Flowcharts zijn een handige tool bij het verbeteren van processen. Ze bieden een visueel overzicht van een proces waardoor het proces voor iedereen overzichtelijk en helder is. In deze blog lees je meer over hoe je een flowchart gebruikt.
Een flowchart, ook wel stroomdiagram of stroomschema genoemd, is een tool die wordt gebruikt om een proces visueel te maken. Het biedt een duidelijk overzicht van elke stap in een proces. Hierdoor is het makkelijker om te begrijpen hoe processen lopen en waar verbeteringen zitten. De tool helpt je om je processen te visueel te maken en werkwijzen te standaardiseren.
Flowcharts zijn een veelgebruikte tool om je processen vast te leggen, te begrijpen en te verbeteren. Het gebruik van deze tool begint meestal met het in kaart brengen van het proces dat je wil vastleggen. Dit kan bijvoorbeeld het indiensttredingsproces van nieuwe medewerkers zijn, het inrichten van een zorgpad of het afhandelen van een klacht. Je bepaalt eerst het start- en eindpunt van het proces. Daarna beschrijf je alle activiteiten die nodig zijn om van het begin- tot eindpunt te komen. Deze processtappen geef je weer met een specifieke vorm in de flowchart. Dit levert uiteindelijk een overzichtelijke en visuele procesbeschrijving op. Dit helpt om je team het proces beter te laten begrijpen.
We noemden het net al even, de flowchart kent verschillende vormen. Om een flowchart goed begrijpen, is het dus belangrijk de betekenis van de verschillende vormen te kennen. De standaard vormen in een flowchart zijn cirkels, rechthoeken, ruiten, en pijlen. Het begin- en eindpunt geef je weer met cirkels. Een rechthoek gebruik je voor iedere processtap. Soms volgt er uit een processtap een keuze, of is een beslissing nodig om het vervolg van het proces te bepalen. Die keuzemomenten maak je visueel met ruiten. Hieruit volgen twee of meerdere opties voor het vervolg van het proces. Tot slot de pijlen. Deze geven de richting van het proces aan. Deze verschillende vormen zijn de basis van elke flowchart en helpen om het proces op een gestructureerde manier te visualiseren. Het is een internationale procestaal waarbij het vormen altijd dezelfde betekenis hebben. Het is dus niet de bedoeling dat je bijvoorbeeld een cirkel gebruikt voor een beslismoment.
Flowcharts zijn een handige tool bij het verbeteren van processen. Ze bieden een visueel overzicht van een proces waardoor het proces voor iedereen overzichtelijk en helder is. Dit helpt om de communicatie te verbeteren en sneller mogelijke knelpunten in het proces te herkennen. Of het nu gaat om het optimaliseren van een onboardingsproces, het vastleggen van de klachten werkwijze of het in kaart brengen van het proces rondom het toewijzen van een parkeervergunning, de flowchart biedt een uitkomst. Het gebruik van flowcharts kan jouw organisatie helpen om slimmer te werken, niet harder. Door het creëren van een visuele procesbeschrijving neem je de onduidelijkheid weg, omdat mensen minder aan het zoeken zijn. Zo houd je tijd over voor dingen die er écht toe doen.
Lean bedrijfsprocessen, dat klinkt natuurlijk geweldig. Een bedrijf waarin alles soepel verloopt, er geen verspillingen zijn en iedereen constructief samenwerkt. In deze blog lees je hoe je dat aanpakt.
Wil je een proces in kaart brengen? Afhankelijk van het doel kies je een manier die daarbij past. Bijvoorbeeld om verantwoordelijkheden duidelijk te maken, details in beeld te brengen of juist om de scope af te bakenen.
Wij gebruiken bij klanten regelmatig de golden circle van Simon Sinek om ‘de neuzen dezelfde kant op te krijgen’. Wat is onze gezamenlijke missie, hoe werken we samen en wat zijn onze belangrijkste processen? Dit model ondersteunt je bij het uitwerken ervan.