Wat is een weekstart

Ontwerp je eigen bord

Een weekstart is een moment waarop je met je team kort de tijd neemt om een aantal dingen af te stemmen. Dit doe je voor een bord (een weekstartbord), waarop de te bespreken onderwerpen visueel inzichtelijk worden gemaakt voor iedereen. In dit artikel vertellen we je:

  • Waarom je een weekstart doet
  • Wat er op een weekstartbord staat en hoe je deze zelf maakt
  • Welke succesfactoren er zijn voor het doen van een goede weekstart

Waarom doe je een weekstart?

Een weekstart is niet bedoeld als extra vergadering, maar als kort en energiek afstemmoment. Daarom wordt een weekstart vaak staand gehouden en duurt hij maximaal een half uur. Er wordt niet teveel ingegaan op details, maar zaken worden op hoofdlijnen benoemd. Mochten er mensen zijn die dieper op bepaalde dingen in willen gaan, dan kunnen ze dat met de juiste mensen erbij buiten de weekstart omdoen.

Het doel van de weekstart is om structuur en inzicht te bieden in werkzaamheden, effectief te communiceren en meer betrokkenheid te realiseren.

Wat staat er op een weekstartbord?

Wat er precies op een weekstartbord staat, is voor ieder team anders. Dit ligt er maar net aan wat jij met je team wilt bespreken. Vaak wordt er wel gebruikt van de structuur van terugkijken – vooruitkijken -verbeteren.

Terugkijken

Hier kijk je terug op de vorige week. Wat ging er wel/ niet goed? Wat hebben we daarvan geleerd wat we in de nieuwe week moeten meenemen?

Vooruitkijken

Hier kijk je vooruit naar de komende week. Welke werkzaamheden moeten er opgepakt worden, zijn er uitzonderingen of moet er met bepaalde dingen rekening gehouden worden?

Verbeteren

Wat kunnen we beter doen? Welke acties moeten we daarvoor oppakken, en wie is daarvoor verantwoordelijk?

Daarnaast zijn er nog veel meer zaken die je zou kunnen bespreken. Dit zijn bijvoorbeeld:

  • Capaciteit: wie werken er deze week (niet)
  • Succes: welke successen zijn er behaald
  • Resultaten: hoe staan we er op dit moment voor
  • Ideeën: welke (verbeter)ideeën zijn er vanuit het team
  • Mededelingen: van welke informatie moet elk teamlid op de hoogte zijn
  • Planning: welke werkzaamheden moeten deze week in ieder geval opgepakt worden
  • Sfeer: hoe voelt iedereen zich en moeten we met iemand rekening houden

De dingen die je bespreekt kun je voor je team erg specifiek maken. Zo wordt in een ziekenhuis bijvoorbeeld in de weekstart besproken welke patiënten in welk bed opgenomen worden, terwijl op de facturatieafdeling van een organisatie wordt besproken hoeveel werk er nog ligt en of er bijzondere gevallen zijn.

Hoe maak ik mijn eigen weekstartbord?

Stel, je wil zelf aan de slag met de weekstart. Dan begin je natuurlijk met het ontwerpen van een bord. Het is handig om in ieder geval een aantal teamleden hierbij te betrekken. Begin met brainstormen: wat zou je allemaal willen bespreken?

Als je in kaart hebt gebracht welke dingen je wil bespreken, is het tijd voor het ontwerp van het bord. Hoe gaan we de onderwerpen vormgeven? Hoe visueler, hoe beter. In een ideale situatie hoeven mensen geen tekst te lezen, maar zien ze in één oogopslag hoe het ervoor staat.

Een weekstart bord is nooit in één keer perfect. Als je ermee aan de gang gaat, merk je dat sommige dingen op het bord na verloop van tijd niet meer relevant zijn, terwijl je andere dingen juist wel wil bespreken. Hierdoor kan het zijn dat het bord steeds veranderd. Dat is geen enkel probleem. Het maakt het bord een ‘levend’ iets, wat zal zorgen voor meer betrokkenheid.

Succesfactoren voor een goede weekstart

  • Hou het kort en energiek. Dit doe je door mensen tot de orde te roepen als ze te lang ‘blijven hangen’. Details zijn voor later, het gaat bij een weekstart om de afstemming. Laat ook niet de hele tijd dezelfde persoon aan het woord, de weekstart is van iedereen.
  • Rouleer degene die de weekstart faciliteert. Zo voorkom je dat mensen afwezig zijn en altijd alleen maar luisteren. Dit zorgt voor meer betrokkenheid en een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
  • Evalueer zowel de weekstart als het bord zelf, en pas dingen aan als het nodig is. Op deze manier blijf je scherp op effectieve communicatie en een goede afstemming.
  • Vermijd het doen van dubbele dingen. Zaken die op het weekstartbord staan of je tijdens de weekstart bespreekt, hoeven niet ook per mail gedeeld te worden. Of tijdens een teamoverleg, nieuwsbrief of op een andere plek.
  • Hou vol! Als je start met het doen van een weekstart, is dit vaak een compleet nieuwe en andere manier van werken. Het vergt andere dingen van medewerkers, en dit kost tijd. Geef mensen ook deze tijd en geef niet te snel op.

 

Vijf praktische tips

  1. Maak het visueel! Vermijd lappen tekst, maar zorg dat mensen in één oogopslag kunnen zien waar het om gaat/ wat de status is.
  2. Stel gezamenlijk een aantal regels op waar je je als team aan houdt (bijvoorbeeld tijdstip, telefoon tussendoor, en wie er faciliteert) en bespreek ook de consequenties als dit niet gebeurt.
  3. Hou een vaste volgorde aan als het gaat om de onderwerpen die je bespreekt.
  4. Timebox de onderwerpen en geef iemand de verantwoordelijkheid hiervoor.
  5. Zorg dat je bord er goed en netjes uitziet.

Een dagstart, kan dat ook?

Sommige teams geven de voorkeur aan een dagstart. Dat kan natuurlijk ook en is vooral handig voor teams waar er meer afstemming nodig is. Een dagstart duurt maximaal 15 minuten, en hierin worden vaak per teamlid de volgende 3 dingen besproken:

  • Wat heb ik gisteren gedaan en liep ik ergens tegenaan?
  • Wat ga ik vandaag doen?
  • Verwacht ik problemen, of heb ik ergens hulp bij nodig?

Wil jij na het lezen van dit artikel starten met een dag- of weekstart en heb je hier hulp bij nodig? Neem dan vooral contact met ons op!

Ook interessant:

Alle artikelen bekijken
Samenwerken en presteren
Samenwerken en presteren

Goede samenwerking is essentieel voor het verbeteren van processen. Daarom is het belangrijk je ook te richten op de onderlinge verhoudingen in een team. De piramide van Lencioni is een praktisch model dat helpt om de juiste stappen te zetten.

Een goede projectdoelstelling
Een goede projectdoelstelling

Een SMART-geformuleerde projectdoelstelling zorgt ervoor dat je houvast en richting hebt in een project. Hierdoor wordt het makkelijker om resultaten op te leveren omdat het voor de opdrachtgever, projectleider en het team duidelijk is wat er in het project moet gebeuren.

Gemba walk
Gemba walk

In dit artikel leggen we je in zeven stappen uit hoe je een gemba walk doet. Op deze manier doorloop je het proces, ontdek je wat er wel en niet goed gaat en kun je meteen aan de slag met verbeteren.

Alle artikelen bekijken