Wat is een weekstart
Ontwerp je eigen bord
Een weekstart is een moment waarop je met je team kort de tijd neemt om een aantal dingen af te stemmen. Dit doe je voor een bord (een weekstartbord), waarop de te bespreken onderwerpen visueel inzichtelijk worden gemaakt voor iedereen.
In dit artikel vertellen we je:
Een weekstart is niet bedoeld als extra vergadering, maar als kort en energiek afstemmoment. Daarom wordt een weekstart vaak staand gehouden en duurt hij maximaal een half uur. Er wordt niet teveel ingegaan op details, maar zaken worden op hoofdlijnen benoemd. Mochten er mensen zijn die dieper op bepaalde dingen in willen gaan, dan kunnen ze dat met de juiste mensen erbij buiten de weekstart omdoen.
Het doel van de weekstart is om structuur en inzicht te bieden in werkzaamheden, effectief te communiceren en meer betrokkenheid te realiseren.
Wat er precies op een weekstartbord staat, is voor ieder team anders. Dit ligt er maar net aan wat jij met je team wilt bespreken. Vaak wordt er wel gebruikt van de structuur van terugkijken – vooruitkijken – verbeteren.
Hier kijk je terug op de vorige week. Wat ging er wel/ niet goed? Wat hebben we daarvan geleerd en wat moeten we in de nieuwe week meenemen?
Hier kijk je vooruit naar de komende week. Welke werkzaamheden moeten er opgepakt worden, zijn er uitzonderingen of moet er met bepaalde dingen rekening gehouden worden?
Wat kunnen we beter doen? Welke acties moeten we daarvoor oppakken, en wie is daarvoor verantwoordelijk?
Daarnaast zijn er nog veel meer zaken die je zou kunnen bespreken. Dit zijn bijvoorbeeld:
De dingen die je bespreekt, kun je voor je team erg specifiek maken. Zo wordt in een ziekenhuis bijvoorbeeld in de weekstart besproken welke patiënten in welk bed opgenomen worden, terwijl op de facturatieafdeling van een organisatie wordt besproken hoeveel werk er nog ligt en of er bijzondere gevallen zijn.
Stel, je wil zelf aan de slag met de weekstart. Dan begin je natuurlijk met het ontwerpen van een bord. Het is handig om in ieder geval een aantal teamleden hierbij te betrekken. Begin met brainstormen: wat zou je allemaal willen bespreken?
Als je in kaart hebt gebracht welke dingen je wil bespreken, is het tijd voor het ontwerp van het bord. Hoe gaan we de onderwerpen vormgeven? Hoe visueler, hoe beter. In een ideale situatie hoeven mensen geen tekst te lezen, maar zien ze in één oogopslag hoe het ervoor staat.
Een weekstart bord is nooit in één keer perfect. Als je ermee aan de gang gaat, merk je dat sommige dingen op het bord na verloop van tijd niet meer relevant zijn, terwijl je andere dingen juist wel wil bespreken. Hierdoor kan het zijn dat het bord steeds veranderd. Dat is geen enkel probleem. Het maakt het bord een ‘levend’ iets, wat zal zorgen voor meer betrokkenheid.
Sommige teams geven de voorkeur aan een dagstart. Dat kan natuurlijk ook en is vooral handig voor teams waar er meer afstemming nodig is. Een dagstart duurt maximaal 15 minuten, en hierin worden vaak per teamlid de volgende 3 dingen besproken:
Wil jij na het lezen van dit artikel starten met een dag- of weekstart en heb je hier hulp bij nodig? Neem dan vooral contact met ons op!
Wil je leren hoe je op jouw afdeling met een weekstart aan de slag kan? Schrijf je direct in voor één van onze orange belt trainingen en begin direct!
Wil je weten wat lean six sigma inhoudt? Download dan onze whitepaper en leer alles over de basis van lean.
TIM WOODS is het acroniem van de acht verspillingen die we kennen in het lean gedachtegoed. Spoor TIM WOODS op en verbeter processen door de verspillingen te elimineren!
Door lean en agile toe te passen word je een wendbare en efficiënte organisatie. Hierdoor kom je als organisatie veel sneller tot nieuwe ontwikkelingen en wordt innoveren steeds makkelijker. De combinatie van beide levert dus veel innovatievoordelen op!
Kanban is een tool om werk visueel te maken waardoor de flow inzichtelijk wordt. Hierdoor zie je direct waar acties nodig zijn óf waar het werk zich ophoopt. Een simpele, maar krachtige techniek om te gebruiken in processen.