Typische HR-processen om te verbeteren met lean
Lean & HR
Binnen Human Resource afdelingen wordt steeds vaker met een lean blik naar processen gekeken. Inmiddels hebben we bij Lean People veel projecten op Human Resource afdelingen gedaan. Met plezier en succes!
In dit artikel vertellen we je:
Lean management is een praktische manier om processen in organisaties te verbeteren. Dit doe je door eerst te kijken wat precies het probleem is. Wat is de reden dat een proces verbeterd moet worden? We nemen daarbij de klant van het proces als uitgangspunt.
Bij HR-processen zijn dit vaak leidinggevenden of medewerkers. Wat hebben zij nodig? Daarna kijken we hoe het proces op dit moment loopt. Waar zitten de verspillingen en knelpunten? Die analyseren we, om ze vervolgens op een hele praktische en resultaatgerichte manier aan te pakken. Zo verbeteren we stap voor stap processen en ben je in een organisatie continu aan het verbeteren.
We horen vaak op HR-afdelingen dat ze niet goed weten hoe ze lean moeten toepassen. Maar bij Lean People hebben we de afgelopen jaren juist veel human resource processen verbeterd.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
Dit zijn allemaal geschikte processen om met behulp van de lean methode te verbeteren.
Lees meerKlantcase: Om nieuwe medewerkers bij het Erasmus MC snel een arbeidsovereenkomst te sturen, hebben we in dit project alle verspillingen en knelpunten uit het huidige proces gehaald.
In deze HR-processen komen we regelmatig knelpunten tegen. Het is best lastig om te bepalen in welke mate HR verantwoordelijk is voor het proces. Veel processtappen worden door leidinggevenden uitgevoerd. Managers hebben tenslotte de verantwoordelijkheid over hun eigen medewerkers. HR is in dat geval vaak faciliterend. Het is in veel organisaties de verantwoordelijkheid van HR om voor duidelijke en geoptimaliseerde processen te zorgen. Zodat leidinggevenden en medewerkers goed weten wat ze zelf moeten doen.
HR heeft in deze processen een deels uitvoerende rol, bijvoorbeeld door administratieve medewerkers P&O. Daarnaast heeft het een adviserende rol, bijvoorbeeld door een HR of P&O adviseur. Dit verschilt per organisatie, maar het is goed om daar duidelijke afspraken over te maken. Vaak zien we dat het daar misgaat.
De rol van human resource is dus om te zorgen dat HR-processen in de organisatie goed lopen. Lean management helpt hierbij!
Binnen lean management maken we onderscheid tussen acht verschillende vormen van verspilling. Wat we in HR-processen veel tegenkomen zijn bijvoorbeeld fouten en overbewerking.
In veel processen wordt gebruik gemaakt van digitale personeelsinformatiesystemen. Maar omdat de inrichting vaak niet optimaal is, vindt er veel overbewerking plaats. Dit betekent dat je meer doet dan noodzakelijk, bijvoorbeeld:
Informatie op twee plekken vastleggen, in het digitale systeem en ergens op de schijf (of nog op papier!!).
Informatie dubbel uitvragen, bijvoorbeeld aan sollicitanten (die vullen hun NAW-gegevens in als ze online solliciteren, maar ook vaak bij een arbeidsvoorwaardengesprek en op verschillende formulieren die ze aanvullend moeten invullen).
Met fouten bedoelen we processtappen die niet in één keer goed worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld het verwerken van onvolledige of incorrecte formulieren in het personeelsinformatiesysteem. Als dit leidt tot het ontdekken van de fout (de verkeerde of ontbrekende informatie) moet een indiensttredingsmelding of een aanvraag bij de bedrijfsarts weer opnieuw. In sommige gevallen wordt de fout niet ontdekt. Dan leidt het tot bijvoorbeeld het niet kunnen gebruiken van een personeelspas of account op de eerste werkdag. In beide gevallen erg vervelend. Liever doe je het in één keer goed.
proces in een keer goed
Vanuit Lean People hebben we de afgelopen jaren diverse HR-projecten gedaan bij onze klanten. Ook binnen ons eigen bedrijf hebben we veel ambitie op HR-vlak! Zo hebben we het werving- en selectieproces verbeterd op basis van eerdere ervaringen en doorloopt iedere sollicitant een vaste procedure. Alleen zo kunnen we een goede keuze maken.
Daarna maken we een feest van de preboardingperiode met bloemen, champagne en een e-book om alvast te lezen. Ook mag je kiezen voor een laptop naar keuze die we vervolgens helemaal voor je inrichten. Inclusief wachtwoorden en snelkoppelingen naar al onze systemen. Je agenda is al gevuld zodat je tijdens je onboarding precies weet waar je aan toe bent. Dat evalueren we elke twee weken met een vaste collega.
Voor het eerste jaar hebben we het hele onboarding programma uitgewerkt in Mural zodat je zelf aan de slag kan met je eigen ontwikkeling. Ons verzuimbeleid staan op twee A4-tjes. Kortom, Lean (People) en HR: een gouden combinatie!
Roos vertelt je er graag meer over.
De 14 management principes van Toyota vormen de basis van het Toyota Production System (TPS), waaruit lean is ontstaan. Lees hier meer!
Leer hoe je berekeningen maakt die je helpen om processen te begrijpen. Bijvoorbeeld de doorlooptijd en de proces efficiency.
Het VUCA model wordt toegepast in verschillende sectoren. Het is een tool die je helpt te bepalen wanneer je welke acties onderneemt.