Er zijn verschillende theorieën over verandering en verandermanagement. Eén hele bekende theorie is die van Kotter. Dit model bestaat uit 8 stappen of fasen die nodig zijn in iedere verandering. In dit artikel vertellen we je welke stappen dat zijn en hoe je ze op de juiste manier doorloopt.
Iedere organisatie heeft te maken met verandering. Verandermanagement is de term die gebruikt wordt voor het managen of vormgeven van deze verandering. Met name als het gaat om grote verandertrajecten is er veel aandacht voor, denk bijvoorbeeld aan het ontwikkelen van een visie, het doen van een impact analyse, het betrekken van het team en uitvoeren van het plan.
Verandering is de enige constante, wordt er vaak gezegd. Dat klopt, want er verandert altijd wel iets. Ook een nieuwe collega, andere werplek of een nieuw formulier is al een verandering. Maar denk bijvoorbeeld ook aan een reorganisatie, de implementatie van een nieuw software systeem of de introductie van hybride werken met flexplekken. Hoe ga je hier mee om?
In dit artikel vertellen we je:
Verandermanagement is een vorm van management die zich in het bijzonder bezighoudt met het veranderen van de structuur en/of de werkwijze van een organisatie. Er is de afgelopen jaren veel over geschreven en er zijn verschillende modellen en theorieën over verandering. Een aantal verschillende modellen zijn bijvoorbeeld:
Deze modellen kijken allemaal vanuit een andere invalshoek naar verandering. Het ADKAR-model bestaat bijvoorbeeld uit 5 fasen die ieder individu in een verandertraject doormaakt. Het verandermodel van Lewin gaat over het doorbreken van patronen door de situatie te unfreezen > veranderen > refreezen. Over de PDCA-cyclus schreven we een eigen blog, waar je meer kunt lezen over dit model. Het model van McKinsey is ook een zeer bekend model, dat niet kijkt naar verschillende fasen, maar juist naar elementen. Deze 7 elementen beginnen allemaal met een S, vandaar dat dit het 7S-model heet (Strategy, Structure, Systems, Shared Values, Style, Staff, Skills).
Een model dat wij veel gebruiken is het 8 stappen model van John Kotter.
John P. Kotter is professor aan Harvard Business School en een expert op het gebied van verandermanagement. Als je een studie hebt gedaan in de richting van bedrijfskunde (of met bedrijfskundige vakken) dan heb je ongetwijfeld over Kotter gelezen in je studieboeken!
Het meest bekende boek van Kotter is Leading Change uit 1996. De titel zegt het al, dit boek gaat over het leiden van een verandering op basis van zijn 8 stappenmodel. Dit model heeft Kotter ontwikkeld door verandertrajecten in organisaties te bestuderen en verschillende factoren die een rol spelen bij verandering, in kaart te brengen. Het viel hem op dat het bij veel verandertrajecten die niet succesvol waren, ontbrak aan structuur (en de uitvoering daarvan). Deze observaties hebben geleid tot het verandermodel van Kotter zoals we dat nu kennen. Een gestructureerd stappenplan, dat uit 8 fasen bestaat, waarmee je de kans op een succesvolle verandering zo groot mogelijk maakt
De eerste stap in het verandermodel van Kotter is urgentie creëren. Mensen moeten erkennen dat er een probleem is. Als ze niet inzien dat iets anders of logischer moet, zullen ze ook niet geneigd zijn iets aan te passen. Maak daarom jouw verandering urgent voor je collega’s en zorg dat ze inzien waarom jij iets wil veranderen. Vooral dingen uitdrukken in kosten, verloren tijd en klantontevredenheid kan hierbij helpen.
Je kunt niet in je eentje een werkwijze veranderen, daarvoor heb je collega’s nodig. Als je start met je veranderproject, denk dan goed na over een groepje kartrekkers (early adaptors) dat jou gaat helpen. Je kunt hiervoor ook juist iemand selecteren die liever niet wil dat dit project wordt opgepakt (advocaat van de duivel). Als je diegene namelijk vanaf het begin al betrekt, heb je uiteindelijk aan het eind minder tijd nodig om ’tegenstanders te overtuigen.
early adaptors
Zorg dat het project past bij de visie en strategie van de organisatie en leg dit ook uit. Mensen moeten weten waarom iets gebeurt, ze moeten het begrijpen. Als jullie doel is om de meest klantgerichte organisatie te worden, laat dan zien waarom jouw project daarop inspeelt.
Dit klinkt heel logisch, maar wordt vaak vergeten. Vertel zo veel mogelijk mensen wat je aan het doen bent, waarom je bepaalde keuzes maakt, welke fases je doorloopt. Door hier transparant over te communiceren, voelen mensen zich betrokken en hebben ze het idee dat ze inspraak hebben.
Maak een communicatieplan en bedenk leuke vormen om mensen mee te nemen. Richt een speciale intranetpagina in, stuur een nieuwsbrief, verspreid infographics, etc.
Als je een veranderplan opstelt is het handig als je draagvlak hebt. Op die manier kun je snel een werkwijze veranderen en laat je zien waarom iets beter is dan voorheen. Draagvlak is het tegenovergestelde van weerstand. Hoe meer weerstand je wegneemt, hoe meer draagvlak er zal ontstaan. Dit kun je bijvoorbeeld doen de principes van overtuiging toe te passen.
Als je snel kleine successen behaalt, motiveert dit om verder te werken naar een groter doel. Het laat mensen zien dat de nieuwe werkwijze waar je naartoe werkt, iets op gaat leveren. Het delen van deze kleine succesen is hierin essentieel. Laat zien hoeveel tijd je bespaart, hoeveel extra klanten je hebt geholpen of hoe de medewerkertevredenheid is toegenomen.
Volgens Kotter mislukken veel veranderprojecten omdat de overwinning te vroeg wordt uitgeroepen. Word na de eerste successen dan ook niet overmoedig, maar zet door. In deze fase ligt de nadruk op het doorzetten van de verandering, finetunen en afstemmen. Zorg er hierbij voor dat de urgentie hoog blijft.
Houd tot slot de verandering vast. Net als in de control fase van een lean project, draait het in deze fase vooral om het borgen van resultaten. Hier moet je strak op zitten, door te blijven monitoren hoe het gaat en waar nodig bij te sturen.
Bedenk, het aanleren van nieuw gedrag kost tijd. Volgens het stages of change model is dit tussen de drie tot zes maanden!
Het belangrijkste bij de toepassing van verandermanagement is het maken van een stappenplan. Denk hier van tevoren over na en neem daarin verschillende aspecten als draagvlak, communicatie en de nieuwe werkwijze in mee. Wees niet bang om je plan aan te passen als dingen anders lopen dan voorzien.
Wil je leren hoe je de stappen binnen een lean project toepast? Schrijf je direct in voor één van onze green belt trainingen en ga zelf aan de slag met een verbeterproject.
Wil je weten wat lean six sigma inhoudt? Download dan onze whitepaper en leer alles over de basis van lean.