Een communicatieplan in vier stappen

Inleiding

In een verbeterproject maak je in de define fase een communicatieplan. Dit doe je om te bedenken wie je allemaal bij je project gaat betrekken en hoe je met deze mensen gaat communiceren. In dit artikel:

• Lees je waarom je een communicatieplan maakt
• Vertellen we welke onderdelen er in een communicatieplan staan
• Geven we je een voorbeeld + een template

Voorbereiding project en een communicatieplan

In de eerste fase van je project is het belangrijk om te bedenken wie er belang heeft bij jouw project of wie er invloed op kan uitoefenen. Daarom maak je vaak een stakeholderanalyse. Met deze resultaten maak je in de volgende stap een communicatieplan. Hoe ga je de verschillende belanghebbenden op de hoogte houden waar je mee bezig bent, welke besluiten er worden genomen en wat er verandert?

Onderdelen communicatieplan

In een communicatieplan staan in ieder geval de volgende onderdelen beschreven:

• Met wie ga je communiceren?
• Wat is het doel van de communicatie?
• Op welke manier ga je communiceren?
• Hoe frequent ga je dat doen?

1. Met wie ga je communiceren?

In dit onderdeel van het communicatieplan beschrijf je met wie je gaat communiceren. Dit kunnen bijvoorbeeld je leidinggevende, je directe collega’s of de ondernemingsraad zijn. De input voor dit onderdeel haal je uit een stakeholderanalyse. Hierin heb je al onderzocht wie er betrokken zijn en/of belang hebben bij jouw project.

2. Wat is het doel van de communicatie?

Benoem ook wat het doel ik van de communicatie. Wil je mensen alleen informeren of wil je ze actief betrekken? Moeten er belangrijke besluiten genomen worden of systemen anders worden ingericht? Ook motiveren, verduidelijken of overtuigen kan een doel zijn.

3. Op welke manier ga je communiceren?

Vervolgens beschrijf je hoe je met deze verschillende doelgroepen gaat communiceren. Ga je iets vertellen over de voortgang in een teamoverleg, plaats je berichten op een intranet (zodat de hele organisatie het daar kan lezen) of wordt het een agendapunt in de één-op-één-gesprekken met je leidinggevende?

4. Hoe frequent ga je communiceren?

Daarnaast neem je in je communicatieplan ook op hoe vaak je over je project gaat communiceren. Is dit dagelijks, wekelijks, maandelijks of misschien alleen aan het begin en einde van je project?

Het is ontzettend belangrijk om vooraf goed na te denken over de communicatie. Hiermee voorkom je dat je er later achter komt dat je mensen niet (op tijd) hebt betrokken bij je project. Dit kan weerstand of vertraging opleveren. Ga hier dus mee aan de slag!