Auteur: Roos Spanjer
Laatst bijgewerkt op: 29 november 2022
In een verbeterproject maak je in de define fase een communicatieplan. Dit doe je om te bedenken wie je allemaal bij je project gaat betrekken en hoe je met deze mensen gaat communiceren.
In dit artikel vertellen we je:
In de eerste fase van je project is het belangrijk om te bedenken wie er belang heeft bij jouw project of wie er invloed op kan uitoefenen. Daarom maak je vaak een stakeholderanalyse. Met deze resultaten maak je in de volgende stap een communicatieplan. Hoe ga je de verschillende belanghebbenden op de hoogte houden waar je mee bezig bent, welke besluiten er worden genomen en wat er verandert?
In een communicatieplan staan in ieder geval de volgende onderdelen beschreven:
In dit onderdeel van het communicatieplan beschrijf je met wie je gaat communiceren. Dit kunnen bijvoorbeeld je leidinggevende, je directe collega’s of de ondernemingsraad zijn. De input voor dit onderdeel haal je uit een stakeholderanalyse. Hierin heb je al onderzocht wie er betrokken zijn en/of belang hebben bij jouw project.
Benoem ook wat het doel is van de communicatie. Wil je mensen alleen informeren of wil je ze actief betrekken? Moeten er belangrijke besluiten genomen worden of systemen anders worden ingericht? Ook motiveren, verduidelijken of overtuigen kan een doel zijn.
Vervolgens beschrijf je hoe je met deze verschillende doelgroepen gaat communiceren. Ga je iets vertellen over de voortgang in een teamoverleg, plaats je berichten op een intranet (zodat de hele organisatie het daar kan lezen) of wordt het een agendapunt in de één-op-één-gesprekken met je leidinggevende?
Daarnaast neem je in je communicatieplan ook op hoe vaak je over je project gaat communiceren. Is dit dagelijks, wekelijks, maandelijks of misschien alleen aan het begin en einde van je project?
Het is ontzettend belangrijk om vooraf goed na te denken over de communicatie. Hiermee voorkom je dat je er later achter komt dat je mensen niet (op tijd) hebt betrokken bij je project. Dit kan weerstand of vertraging opleveren. Ga hier dus mee aan de slag.
RACI is een handige tool die je om rollen en verantwoordelijkheden goed te verdelen binnen een project. In deze blog leggen we uit wat het RACI-model is, hoe je het gebruikt en geven we een aantal voorbeelden hoe een RACI eruit ziet.
Met een ANOVA (variantie analyse) bereken je of er significante verschillen zijn tussen verschillende groepen. Wij leggen het simpel uit zodat je dit direct kunt toepassen bij het verbeteren van een proces.
Een bottleneck is een knelpunt in een proces waardoor het proces vertraagd of zelfs vastloopt. In deze blog nemen we je mee in wat een bottleneck is en hoe je die herkent in verschillende processen.