Steeds meer organisaties investeren in digitale tools om slimmer te werken. Maar wat als het proces zelf nog niet goed loopt? Dan digitaliseer je vooral de fouten die er al waren. Eerst optimaliseren zorgt voor helderheid en een betere kwaliteit en maakt digitalisering pas écht waardevol. Weten hoe je dat aanpakt? Lees dan verder.
Veel organisaties zijn voortdurend bezig hun processen te verbeteren en te digitaliseren. Ze willen bijvoorbeeld sneller kunnen inspelen op klantbehoeften, efficiënter werken en kosten besparen. Lean, agile, six sigma; het zijn stuk voor stuk veelgehoorde methoden om dat te bereiken.
Toch blijkt het voor veel organisaties lastig om echt aantoonbaar te verbeteren. Het is vaak een eenmalige opleving die vervolgens weer verdwijnt in de waan van de dag of de boot mist, doordat het proces eerst wordt gedigitaliseerd voordat het is geoptimaliseerd. Het echt realiseren van verbeteringen blijft hierdoor, jammer genoeg, vaak achterwege.
In dit artikel vertellen we je:
Dat de echte verandering achterblijft, is niet zo gek. De werkdruk neemt toe, kennis ontbreekt en er wordt geen prioriteit gegeven aan verbetertrajecten. Verbeteren kost namelijk tijd en dat is nu juist wat er vaak ontbreekt.
Het gevolg is dat organisaties grijpen naar snelle, oplossingsgerichte beslissingen. Er wordt iets geautomatiseerd of een nieuw systeem aangeschaft, zonder dat er eerst goed wordt gekeken naar de oorzaak van het probleem. Zo blijven problemen bestaan, alleen in een moderner jasje.
Vaak ligt de oorzaak van een probleem niet in de technologie, maar in de manier van werken: onduidelijke processen, te veel stappen of verantwoordelijkheden die door elkaar lopen. Pas als je dat zichtbaar maakt, kun je gericht verbeteren en dan kan technologie daar goed bij helpen! En helaas wordt die conclusie vaak overgeslagen, snel digitaliseren lijkt meestal de beste oplossing.
Verbeteren en digitaliseren gaan vaak hand in hand, maar digitalisering is geen synoniem voor verbetering. Technologie is een hulpmiddel en leidt niet direct tot optimalisatie van een proces.
Een systeem moet niet alleen een probleem verhelpen, maar ook waarde toevoegen aan de manier van werken. Dat vraagt om bewust nadenken over het proces, de mensen en de onderliggende oorzaken van knelpunten. Doe je dat niet, dan voldoet de nieuwe tool zelden aan de verwachtingen. Het gevolg: frustratie bij gebruikers en klanten en gemiste kansen om echt verschil te maken.
Pas als je weet hoe het proces precies loopt en je weet wat je moet verbeteren, kan digitalisering helpen om het slimmer, sneller, stabieler en waardevoller voor de klant te maken.
Om de digitale mogelijkheden dus goed te benutten, is het belangrijk om eerst in kaart te brengen wat je precies wilt bereiken voordat je gaat digitaliseren. Hoe verloopt het proces? En wat moet het uiteindelijk opleveren? En wat moet ik doen om het proces te optimaliseren?
Vaak zie je dat er in een proces stappen zijn ontstaan, die niet echt (meer) nodig zijn. In plaats van direct het proces in de huidige vorm te digitaliseren, moet je je eerst afvragen of deze stappen ook achterwege kunnen blijven.
Denk bijvoorbeeld aan de onnodige invulvelden of een automatische e-mailbevestiging die je ontvangt na het doorgeven van een melding en die vervolgens door iedereen direct weer wordt verwijderd. Het zijn activiteiten die ooit noodzakelijk waren, maar dit inmiddels niet meer zijn.
Door een proces visueel te maken, ontstaat overzicht. Dit kan bijvoorbeeld met Post-its op brown paper. Nodig een aantal medewerkers uit die een rol in het betreffende proces hebben en laat hen vertellen wat zij precies doen. Zo ontdek je bij de analyse van het proces samen waar verspilling zit, waar stappen dubbel zijn en wat eenvoudiger kan. Kan het echt niet fysiek? Organiseer dan een Teams-meeting en maak je proces visueel in de online tool ‘Mural‘.
Een bijkomend voordeel is dat medewerkers meer inzicht krijgen in hun aandeel in het totale proces. Dit creëert begrip voor elkaars taken en een beter totaalbeeld. Zodra deze stap is afgerond en je een optimaal proces hebt, ga je pas starten met digitalisering.
Door op deze manier het verbeterproces aan te pakken, kunnen optimalisatie en digitalisatie elkaar versterken. Het lijkt wellicht common sense, maar hoe optimaal zijn de gedigitaliseerde processen in jouw organisatie?
Dus: voordat je op ‘koop’ klikt of het nieuwe systeem live laat gaan, stel jezelf één simpele vraag: is het proces al geoptimaliseerd?
Lean management helpt organisaties processen slimmer in te richten, door scherp te kijken naar wat écht waarde toevoegt voor de klant. Alles wat daar niet aan bijdraagt, noemen we verspilling: het kost tijd en energie, maar levert niets op.
Met een lean-bril zie je waar werk onnodig complex is of waar stappen dubbel worden uitgevoerd. Door die verspillingen weg te nemen, ontstaan eenvoudigere, stabielere processen. En dát vormt de ideale basis om daarna succesvol te digitaliseren.
Zet dus je lean-bril op: zie waar het eenvoudiger, slimmer en waardevoller kan en leg zo de basis voor succesvolle digitalisering.
Met de zesdaagse green belt training leer je alle lean six sigma tools en technieken toe te passen. Daardoor ben je in staat om processen te verbeteren. Het resultaat: minder verspilling en meer werkplezier. 😊
Het Vijfkrachten model helpt organisaties om de aantrekkelijkheid en winstgevendheid van een bedrijfstak te analyseren. Door vijf krachten in kaart te brengen, krijg je zicht op de dynamiek van de markt en de factoren die jouw concurrentiepositie bepalen.
Als organisatie wil je graag goed je klant begrijpen, zodat je levert wat je klant wil. Dit proces wordt ook wel de klantreis of customer journey genoemd. Het is een handig hulpmiddel om inzicht te krijgen in de ervaringen van klanten tijdens hun contactmomenten met een organisatie.
Het INK-model helpt organisaties om overzicht te krijgen over alle onderdelen van de bedrijfsvoering en biedt concrete handvatten om prestaties systematisch te verbeteren.