Een Gantt-chart is een handige tool die je kan helpen bij het efficiënt plannen en organiseren van projecten. Het is een visuele weergave van een planning met lijnen en blokken. Zo zie je in een oogopslag wat er moet gebeuren in welke volgorde.
Het efficiënt plannen en organiseren van projecten is soms best een uitdaging. Een Gantt-chart kan hierbij helpen. In een eerdere blog vertelden we al wat een Gantt grafiek precies is en hoe deze is ontstaan. Je kan deze hier lezen. In deze volgende blog in deze serie lees je hoe je zelf tot zo’n Gantt-chart komt, via een simpel stappenplan:
Tot slot delen we tips en tricks!
Wat is een Gantt chart?Bij het maken van een Gantt-chart is het bepalen van de deadline de eerste stap. Misschien een open deur, maar bespreek met je opdrachtgever en met het projectteam wanneer het project afgerond moet zijn. Maak dit ook echt concreet: koppel hier een datum aan. We zien vaak dat mensen afspreken dat iets ‘eind augustus’ af moet. Dit is niet concreet, hierdoor blijft het gissen wat nou de echte deadline is en zien we dat dit resulteert in het uitlopen van een project.
De volgende stap in het maken van een Gantt-chart is het maken van een overzicht van alle taken. Hier zit dus echt veel denkwerk in: wat moet er allemaal gebeuren om jullie project succesvol af te ronden? Ga hiervoor met het projectteam om tafel en probeer zo concreet mogelijk te maken welke taken allemaal onderdeel zijn van dit project. Dit kan zijn van het maken van een planning, tot het inplannen van een bijeenkomst om de resultaten te presenteren.
Een stap die vaak wordt overgeslagen, waardoor een planning toch in de soep loopt. Je ziet vaak dat bepaalde taken moeten wachten op een voorgaande taak. Loopt die eerste taak uit, dan… precies, de tweede ook, enzovoorts. Een Gantt-chart helpt ook bij het inzicht in deze volgordelijkheid, en dus afhankelijkheid. Dit levert je vooraf al twee dingen op: ten eerste een realistische en haalbare planning en daarnaast duidelijkheid voor degenen die verantwoordelijk zijn voor een taak.
In plaats van alleen de starttijd van taken te bepalen, bepaal je ook de deadline van elke taak. Wat is realistisch qua duur? Waarom? Wanneer kan het dus af zijn? Stel met het team deze vragen, zodat je tijdens het project niet voor verrassingen komt te staan. Hoe realistischer de planning, hoe rustiger het project verloopt.
Ook weer zo’n open deur misschien, maar verdeel de taken meteen. Koppel een naam aan een taak en zorg dat diegene weet dat hij of zij verantwoordelijk is. Het klinkt heel makkelijk, maar dit wordt vaak (nog) niet gedaan. Tegen de tijd dat een taak opgepakt moet worden, zijn agenda’s al vol en wordt het lastiger. Maak ook echt een persoon verantwoordelijk voor een taak en niet een groep, dus bijvoorbeeld ‘ICT’. Gedeelde verantwoordelijkheid, blijkt toch vaak geen verantwoordelijkheid. Dit leidt tot onnodige onduidelijkheid. Als er een persoon verantwoordelijk is, kan diegene uiteraard om hulp vragen en hoeft niet alles alleen te doen, maar die persoon zorgt wel dat er voortgang is en er eventueel op tijd aan de bel getrokken kan worden.
En dan tot slot, gebruik een handige tool om de planning visueel te maken. In een oogopslag kan je zien hoe de planning is verdeeld en taken verlopen. Het is ook makkelijk bij de communicatie naar anderen, dus win-win. Wij gebruiken zelf vaak Excel hiervoor, maar er zijn online ook tal van tools te vinden.
Excel is een handige tool voor het maken van een Gantt-chart. Er is geen standaard grafiektype, maar er zijn twee manieren om snel tot een Gantt-chart te komen. De eerste is een gestapelde staafdiagram. We kunnen het uitleggen, maar google is your friend! De site van Microsoft geeft een duidelijke uitleg. Daarnaast kan je zelf ook makkelijk een overzicht maken door cellen te kleuren en op die manier snel en simpel de planning visueel te maken.
Zelf aan de slag met verbeterprojecten?
De 14 management principes van Toyota vormen de basis van het Toyota Production System (TPS), waaruit lean is ontstaan. Lees hier meer!
Leer hoe je berekeningen maakt die je helpen om processen te begrijpen. Bijvoorbeeld de doorlooptijd en de proces efficiency.
Het VUCA model wordt toegepast in verschillende sectoren. Het is een tool die je helpt te bepalen wanneer je welke acties onderneemt.