Wat is process mining?

Process mining: een inleiding

Process mining is een techniek, waarbij je letterlijk inzicht krijgt in de flow van bedrijfsprocessen. In plaats van het verzamelen van data op een brown paper bij een Value Stream Map (VSM), krijg je bij process mining op je beeldscherm de doorstroming van eenheden in het proces te zien. Hierdoor zie je direct knelpunten in het proces ontstaan en weet je waar je het proces kunt verbeteren. Process mining maakt daarvoor bijvoorbeeld gebruik van activiteitenlogs van IT-systemen.

Stel, een zorgorganisatie wil weten hoe lang het duurt voor een patiënt door de hele keten is gegaan. Dus van het moment dat er een diagnose wordt gesteld tot het ontslag plaatsvindt. Met process mining kun je dan precies zien hoe snel patiënten door het hele proces heen stromen, welke stappen in het proces worden gevolgd, hoe lang elke stap duurt en waar vertragingen optreden.

Na het lezen van deze blog weet je:

Wat process mining is;
Waar deze techniek vandaan komt;
En waar je op moet letten als je met process mining aan de slag gaat.

Waar komt process mining vandaan?

Proces mining is vooral een technologie die hier in Nederland is ontstaan. De kansen die het combineren van bedrijfskunde en informatica boden, bleven de afgelopen jaren natuurlijk niet onopgemerkt. Steeds meer organisaties gebruiken allerlei software systemen, zoals ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) of het EPD (Elektronische Patienten Dossiers). De hoeveelheid data die deze systemen bevat is gigantisch en tegelijkertijd hebben organisaties steeds meer moeite om grip te houden op hun bedrijfsvoering. Onder andere de Technische Universiteit Eindhoven heeft zich vanaf de jaren ’90 beziggehouden met dit vraagstuk. Process mining is daar onder andere uit voortgekomen. Inmiddels is de techniek steeds geavanceerder geworden en wordt het overal ter wereld gebruikt.

Lees meer: process mining tools en software

In welke situaties pas je process mining toe?

Wanneer ga je aan de slag met process mining als aanvulling op bijvoorbeeld een VSM? De techniek is met name interessant in situaties waarin je:

Verborgen knelpunten wilt ontdekken: Soms kom je er vanuit de VSM niet uit om te ontdekken waar de bottleneck zit. Met process mining kun je dan – mits je voldoende data hebt – precies zien waar het misgaat. Dit kan in de zorg bijvoorbeeld zijn wanneer patiënten te lang moeten wachten op een afspraak.

Een overzicht wilt krijgen van complexe processen: Als een organisatie veel stappen of afdelingen heeft die betrokken zijn bij een proces, kan het moeilijk zijn om te zien hoe alles samenwerkt. Proces mining geeft dan een helder overzicht. Door een beetje ‘uit te zoomen’ kun je soms ontdekken dan één proces bestaat uit bijvoorbeeld vier sub-processen (bijvoorbeeld omdat het om vier verschillende doelgroepen bestaat). Dat ene hele complexe proces, blijkt dan eigenlijk vier processen te zijn.
Processen wilt optimaliseren: Bij het verbeteren van processen zijn we altijd op zoek naar verspillingen. Door met process mining te zien waar de meeste tijd of middelen worden verspild, kun je gericht verbeteringen doorvoeren. Een bekend voorbeeld dat wij vaak voorbij zien komen is de doorlooptijd van het verhuurproces bij woningcorporaties. Het moment dat de woning leeg wordt opgeleverd tot de intrek van de nieuwe huurder kan soms enorm lang duren. Met proces mining kun je dan zien in welke stap het blijft hangen, bijvoorbeeld bij het opknappen van de woning of juist het acceptatieproces van de nieuwe huurder.

In de afbeelding hierboven zie je hoe een proces eruit ziet in de process mining tool Disco (bron).

Meer lezen over verschillende process mining tools?

Aan de slag: drie concrete tips

In een andere blog vertellen we je meer over de tools die je kunt gebruiken om met process mining aan de slag te gaan. Hierbij alvast drie hele belangrijke tips, die we overigens altijd geven als je met data aan de slag gaat:

Kies een duidelijk doel: Voor je data gaat verzamelen en logs gaat analyseren moet je altijd beginnen bij je doelstelling. Wat is het probleem dat je wil oplossen en welk doel wil je bereiken. Hierdoor kan je in de analyse de juiste focus aanbrengen. Het is heel verleidelijk om met teveel data aan de slag te gaan, puur omdat het voorhanden is. Voorkom deze valkuil door alleen vanuit je doelstelling data te gaan analyseren, laat de rest achterwege en voorkom ‘paralysis bij analysis’.
Gebruik de juiste tools: Er zijn verschillende proces mining-tools beschikbaar, zoals Celonis of Disco. Deze software helpt je om de data te visualiseren en de resultaten begrijpelijk te maken. Experimenteer met een paar tools om te zien welke het beste bij je past. In een ander artikel leggen we meer uit over deze tools.
Begin met de juiste data: Zorg ervoor dat je toegang hebt tot de logs van alle relevante systemen. Betrek hierbij de noodzakelijke stakeholders, want zonder de juiste data kan proces mining je geen volledige of nauwkeurige analyse geven.

Alle artikelen bekijken