Capaciteitsmanagement: rooster problemen nu oplossen!

De problemen van komende

maanden nu oplossen

capaciteitsmanagement

Capaciteitsmanagement en tactisch roosteren bieden uitkomst

Zwangerschappen, kortdurende zieken, langdurige zieken, vakantiegangers, scholingen en opleidingen. Allemaal factoren die het lastig maken om een rooster rond te krijgen. Tel hierbij de krapte op de arbeidsmarkt bij op en er ontstaat een substantieel capaciteitsprobleem.

In deze blog lees je:

meer over capaciteitsmanagement en wat je kan doen om nu al de tekorten van over een half jaar inzichtelijk te maken en aan te pakken.

Groeiende capaciteitsproblemen

Roosteraars herkennen roosterproblemen als geen ander. Gedurende het jaar komen er meerdere periodes voor waarin de roosteraar zijn of haar charmes in de strijd moet gooien om de roosterissues op te lossen. Maar daar waar het eerst om tijdelijke tekorten in de vakantieperiodes ging, zijn de tekorten nu frequenter en langduriger. Een stressvolle situatie waar steeds meer roosteraars en managers mee maken te hebben.

capaciteitsmanagement

Een aantal oorzaken voor de groeiende roosterproblemen op een rijtje:

  • De toename van parttime contracten waardoor personeel minder uren inzetbaar is
  • Extra sociale vangnetten zoals ouderschapsverlof zorgen voor langdurige afwezigheid van personeel
  • Hoge werkdruk door de huidige personeelstekorten waardoor personeel frequenter en langduriger uitvalt
  • Grote administratieve lasten in verschillende systemen wat ten koste gaat van de handen aan het bed
capaciteitsmanagement

Breng de ‘vraagkant’ van de capaciteitsmanagement in kaart

Het is duidelijk dat het steeds uitdagender wordt om de roosters rond te krijgen. Maar hoe zorg je er nu voor dat je als roosteraar en management niet steeds last minute brandjes blijft blussen, maar op een duurzame manier aan de slag gaat met capaciteitsmanagement?

Breng de uitgangspunten in kaart

Deze uitgangspunten bepalen de vraagkant van de capaciteit. Dus, hoeveel en welk personeel heb ik nodig. Voorbeelden van uitgangspunten zijn:

  1. De normering per bed. Dus, hoeveel verpleegkundigen verzorgen één patiënt. Vaak wordt dit beschreven als ‘1.5 verpleegkundige per bed’. Deze normering kan per dienst of per afdeling verschillen. Dit hangt af van de zorgzwaarte van de patiënten
  2. Het aantal uren per dienst. De zorg gaat 24/7 door en dus wordt er in verschillende diensten gewerkt. Het aantal uren kan per dienst verschillen wat dus de vraagkant van de capaciteit beïnvloedt
  3. De hoeveelheid bedden die open zijn. Hoe meer bedden, hoe meer personeel. En dit is weer afhankelijk van de normering bij 1.a
  4. Onderzoek wat het gemiddelde verzuimcijfers is. Vaak is deze wel in een HR-systeem te vinden.

Heel goed, de eerste stap is gezet. De vraagkant van de capaciteit is in kaart en dus kan je nu overgaan op het in kaart brengen van de aanbodkant. Dus, hoeveel en welk personeel hebben we nu eigenlijk?

Breng de ‘aanbodkant’ van de capaciteitsmanagement in kaart

Naast het verzuimcijfer in het HR-systeem vind je daar vast ook een overzicht van al het personeel van ‘jouw’ afdeling(en). Dit zijn dus alle medewerkers die aan het bed kunnen staan om de patiënten te verzorgen. Het kan best een uitdaging zijn om dit personeelsoverzicht in kaart te brengen. Systemen hangen aan elkaar met koppelingen die niet altijd goed gaan, waarvan de invoer niet altijd juist is, en waarin contracten in de tussentijd opgezegd/veranderd zijn maar niet zijn doorgegeven. Zorg er dus voor dat in samenwerking met de HR-afdeling een duidelijk overzicht is van al het personeel met daarbij de juiste contracturen. Tel vervolgens alle contracturen bij elkaar op.

Niet al het personeel is continu aan het bed inzetbaar. Voorbeelden van werkzaamheden naast het bed zijn het volgen van scholingen, het uitvoeren van projecten, en het onderzoeken van nieuwe behandelmethoden. Al deze werkzaamheden zorgen voor minder handen aan het bed die je wel in kaart wil hebben. Denk daarna ook nog aan alle vakanties etc. Er komt dus best wel wat bij kijken voordat je voldoende inzicht hebt.

Besluitvorming en tactisch roosteren

Managers kunnen alleen besluiten nemen op basis van de juiste input. De juiste input voor besluiten met betrekking tot capaciteitsmanagement is bijvoorbeeld een dashboard. In relatie tot capaciteitsmanagement is dit een overzicht van al het inzetbare personeel over meerdere weken in kaart gebracht. Zo is snel te zien in welke maanden er personeelsproblemen zijn en kunnen daar al besluiten over genomen worden. Besluiten waar je aan kan denken zijn; scholingen die verplaatst worden, afdelingen die dicht moeten, flexers die aangenomen moeten worden, of besluiten met betrekking tot een strategisch personeelsplan waardoor ingesprongen wordt op bijvoorbeeld een vergrijzend personeelsbestand. Oudere medewerkers mogen namelijk minder nachtdiensten draaien wat voor problemen kan zorgen.

Heb je nu hulp nodig bij jouw capaciteitsmanagement?

Wil je meer weten of dashboards waarin je de capaciteit in kaart kan brengen, of heb je behoefte aan ondersteuning ter voorbereiding van het nemen van besluiten? Neem dan contact met ons op.

Kom in contact
De Roos van Leary: wat is het en hoe gebruik je het?
De Roos van Leary: wat is het en hoe gebruik je het?

Vaak zijn we in ons werk op zoek naar manieren om communicatie- en interactievaardigheden te verbeteren. Tijdens projecten zien we dat teams het lastig vinden om te communiceren. De Roos van Leary tool helpt je hierbij.

De voordelen van effectieve PMO
De voordelen van effectieve PMO

PMO staat voor Project Management Ondersteuning. Zoals het al eigenlijk zegt: het is een persoon die de projectmanager ondersteunt

Manieren om de stand-up meeting succesvol te laten verlopen
Manieren om de stand-up meeting succesvol te laten verlopen

Stand-up meetings, of daily stand-ups, zijn een onderdeel van de dagelijkse routine binnen veel organisaties. Ze bieden een oplossing voor snelle communicatie en probleemoplossing.

Alle artikelen bekijken