Een effectief communicatieplan is onmisbaar in de eerste fase van een lean project. Breng in kaart wie je stakeholders zijn en stem je communicatie daarop af. Bij Lean People benadrukken we dat goede communicatie helpt om draagvlak te creëren, weerstand te verminderen en het project soepel te laten verlopen.
In een verbeterproject maak je in de define fase een communicatieplan. Dit doe je om te bedenken wie je allemaal bij je project gaat betrekken en hoe je met deze mensen gaat communiceren.
In dit artikel vertellen we je:
In de eerste fase van je project is het belangrijk om goed in kaart te brengen wie belang heeft bij jouw project en wie er invloed op kan uitoefenen. Daarvoor maak je een stakeholderanalyse. Door dit zorgvuldig te doen, zorg je dat je communicatieplan beter aansluit op de behoeften en verwachtingen van alle belanghebbenden. Zo vergroot je de kans op draagvlak, betrokkenheid en succes.
Op basis van de resultaten uit je stakeholderanalyse maak je in de volgende stap het communicatieplan. Daarin beschrijf je hoe je de verschillende stakeholders op de hoogte houdt van de voortgang, welke besluiten er worden genomen en welke veranderingen er plaatsvinden.
In een communicatieplan staan in ieder geval de volgende onderdelen beschreven:
In dit onderdeel van het communicatieplan beschrijf je met wie je gaat communiceren. Dit kunnen bijvoorbeeld je leidinggevende, je directe collega’s of de ondernemingsraad zijn. De input voor dit onderdeel haal je uit een stakeholderanalyse. Hierin heb je al onderzocht wie er betrokken zijn en/of belang hebben bij jouw project.
Benoem ook wat het doel is van de communicatie. Denk na over wat je precies wilt bereiken met jouw boodschap. Wil je mensen alleen informeren, bijvoorbeeld over de voortgang van een project of een aankomende verandering? Of wil je ze juist actief betrekken, zodat ze kunnen meedenken en invloed kunnen uitoefenen? Moeten er bijvoorbeeld belangrijke besluiten genomen worden of systemen anders worden ingericht? In andere situaties wil je motiveren, verduidelijken of overtuigen, zodat iedereen begrijpt waarom de verandering nodig is en wat het oplevert.
Door vooraf helder te formuleren wat je met je communicatie wilt bereiken, kun je gerichter kiezen welke middelen, toon en boodschap het beste werken om jouw doelgroep effectief te bereiken.
Vervolgens beschrijf je hoe je met de verschillende doelgroepen gaat communiceren. Op welke manier en via welke kanalen bereik je hen het beste? Bespreek je de voortgang bijvoorbeeld tijdens een teamoverleg, deel je updates via het intranet (zodat de hele organisatie het kan lezen), of maak je het een vast onderwerp in de één-op-één-gesprekken met je leidinggevende?
Door per doelgroep te bepalen welk communicatiemiddel het meest effectief is, zorg je dat je boodschap opvalt, begrepen wordt en op het juiste moment aankomt.
Daarnaast neem je in je communicatieplan op hoe vaak je over je project gaat communiceren. Is dit dagelijks, wekelijks, maandelijks of misschien alleen bij belangrijke mijlpalen, zoals de start en het einde van het project?
Het is ontzettend belangrijk om vooraf goed na te denken over de communicatie. Met een doordachte communicatiestructuur voorkom je dat je er later achter komt dat je mensen niet (op tijd) hebt betrokken bij je project. Dit kan weerstand of vertraging voorkomen. Ga hier dus mee aan de slag.
Of je nu een organisatie leidt, een project managet of je persoonlijke ontwikkeling onder de loep neemt: strategie begint met inzicht. De SWOT-analyse is al decennialang één van de meest gebruikte modellen om dat inzicht te krijgen.
Dit boek leert je niet hoe je meer doet in dezelfde tijd, maar juist hoe je keuzes maakt waardoor je minder druk bent. Aanrader!
Werken met nieuwe systemen lijkt vaak de oplossing. Maar het is slim om eerst een proces te verbeteren voor je het gaat digitaliseren.