Flow in je proces
Door line balancing
toe te passen
‘Flow’ is één van de vijf lean principes. Het betekent dat je ervoor zorgt dat je processen soepel doorstromen, zonder dat er vertragingen of voorraden ontstaan. Maar hoe realiseer je flow? Waar moet je op letten en rekening mee houden? In dit artikel leggen we het uit aan de hand van de volgende stappen:
Natuurlijk doen we dit aan de hand van een aantal relevante praktijkvoorbeelden!
Als er flow heerst in je proces, lopen alle activiteiten lekker door. Er stapelen zich geen werkzaamheden op, zodat je niet gestrest wordt van de berg werk die je nog te wachten staat. Andersom hoef je ook nooit te wachten tot iets aangeleverd wordt, zodat jij ermee aan de slag kan. Alle stappen in het proces zijn op deze manier op elkaar afgestemd.
De eerste stap in het goed afstemmen van de verschillende stappen in je proces, is door te kijken naar de takttijd. De takkttijd bereken je door de tijd die je hebt te delen door de klantvraag.
Bijvoorbeeld: per dag komen er 90 nieuwe vergunningsaanvragen binnen. Er werken drie mensen die deze vergunningsaanvragen kunnen verwerken. Gemiddeld werken deze mensen 7,5 uur per dag.
Als nu de tijd (22,5 uur) deelt door het aantal vergunningsaanvragen (90) kom je uit op 0,25 uur, oftewel 15 minuten. Dit betekent dat er elke 15 minuten een vergunningsaanvraag zou moeten afronden om al het ingekomen werk per dag te verwerken. Dit wordt de takttijd, ook wel de ‘heartbeat’ van het proces genoemd.
Om het proces in balans te krijgen, zul je de verschillende processtappen op elkaar moeten afstemmen. Geen enkele stap mag hierbij langer duren dan de takttijd.
Bijvoorbeeld: Het verwerken van een vergunningsaanvraag bestaat uit drie stappen:
Stel dat elke medewerker een rol speelt in een andere stap van het vergunningsproces. Dan moet je ervoor zorgen dat elke stap even lang duurt, en niet langer duurt dan 15 minuten. Als elke stap is ingericht op max. 15 minuten, kan er elke 15 minuten een vergunning verleend worden. Duurt een stap te lang, kijk dan of je werkzaamheden kan verschuiven naar een andere stap.
Duurt elke stap max. 10 minuten, dan kan er elke 10 minuten een vergunning verleend worden. Je werkt dan harder dan nodig is, omdat je op een dag meer vergunningen verwerkt dan er binnenkomen. Toch kan het handig zijn om je processtappen in te richten op 90% van de takttijd. Dit laat ruimte over om bijvoorbeeld een kopje koffie te halen, of eens naar het toilet te lopen.
Flow wordt gezien als iets dat je in een fabriek makkelijk kan toepassen. Iedereen ziet de lopende band voor zich, waarop in een vloeiende manier een product in elkaar wordt gezet.
Maar in dienstverlening is dit lastiger. Dit heeft vooral te maken met het feit dat je niet in één proces een rol speelt, maar in meerdere processen tegelijkertijd.
Toch kan het nuttig zijn om de flow in deze processen eens onder de loep te nemen. Er ontstaan vaak ‘bottlenecks’ waardoor je te maken hebt met lange doorlooptijden. Of situaties waarin je wacht op dingen of juist in keer ontzettend veel te doen hebt.
Denk eens aan de volgende voorbeelden:
Vaak komt dit doordat mensen geen oog hebben voor het gehele proces, maar alleen zicht hebben op hun eigen stukje werk. Door hier rekening mee te houden, kunnen zaken vaak een stuk sneller geregeld worden!