Lean in de huisartsenpraktijk

Lean in de huisartsenpraktijk

Voor een project nam ik medewerkers van een huisartsenpraktijk mee in een lean werkwijze. Tijdens verschillende workshops deelde ik nieuwe informatie, die we direct toepasten op een proces uit hun eigen praktijk. Het mes sneedt dus aan twee kanten: de medewerkers leerden meer over lean werken in de huisartsenpraktijk en een eerste proces werd al geoptimaliseerd. Bij de evaluatie van het project vroeg ik ze wat de meest waardevolle lessen waren uit de workshops en wat ze nu anders doen.

Dit is de top vier:

Werken volgens one piece flow
5S toepassen
Hanteren van een duidelijke overlegstructuur
Vanuit verschillende functies lean samenwerken

1. Werken volgens one piece flow

Een deel van het werk in een huisartsenpraktijk valt niet vooraf te plannen. Dat maakt dat je flexibel met tijd om moet gaan gedurende de dag. Een tip om meer grip op je tijd te krijgen, is het werken volgens ‘one piece flow’. Hierbij gaat het werk maar één keer ‘door je handen’. Dit betekent dat je elke taak eerst afrondt, voordat je met iets anders begint.

Voorbeeld: tijdens een spreekuur zie je verschillende patiënten. Als een afspraak voorbij is, ben je misschien geneigd om meteen de volgende patiënt op te roepen. Op deze manier zie je aan het eind van een spreekuur verschillende dossiers nog open staan, waar je de administratie nog moet afronden. Je laat het werk nogmaals ‘door je handen gaan’. Dit is zonde van de tijd! Het is handiger om na de afspraak direct het dossier bij te werken, recepten uit te schrijven of een verwijsbrief te maken.

2. 5S toepassen

Lean en 5s worden vaak in één adem genoemd. 5S en lean in de huisartsenpraktijk is dan ook een gouden duo. Lees in dit artikel hoe je 5s in kan zetten. Grote voorraden zorgen ervoor dat je veel tijd kwijt bent aan het zoeken van materialen, dossiers of briefpapier. Een manier om grip op de voorraad te krijgen, is het inzetten van 5s. De medewerkers van de huisartsenpraktijk merken vooral dat het gebruik van visuele trucjes hen geholpen heeft. De kasten zijn netter, het is sneller duidelijk als iets moet worden bijbesteld en er gaat minder tijd verloren aan het zoeken naar materialen.

3. Hanteren van een duidelijk overlegstructuur

Tijdens overleggen en vergaderingen zijn twee dingen heel handig. De eerste is volkomen logisch: zorg dat je op tijd bent. Het lijkt handig om nog even snel iets af te maken of nog even iemand te bellen, maar dat is vaak niet zo. Stel, je hebt een vergadering met vier collega’s en jij komt tien minuten te laat. Dan gaan er dus 4 x 10 = 40 minuten verloren. Als je dit over een week of zelfs maand bekijkt, zie je dat hier veel tijd mee verloren gaat.

Een tweede handigheidje is het strak gebruik maken van time management tijdens een overleg. Denk vooraf na hoeveel tijd er beschikbaar is en hoeveel er besproken moet worden. Hebben jullie een overleg van 30 minuten en moeten er tien patiënten besproken worden? Dan weet je dat je dus maximaal drie minuten per patiënt hebt. Dit klinkt misschien logisch, maar dit wordt nog weinig toegepast.

4. Vanuit verschillende functies lean samenwerken

Bij de huisartsenpraktijk waren de workshops een groot succes, vooral omdat er vanuit elke functie iemand betrokken was. Alle assistenten, POH’ers, huisartsen en verpleegkundigen waren aanwezig. Hierdoor werk je een proces volledig en gedetailleerd uit en kan je logische verbeteringen doorvoeren. Maar ook voor het implementeren van 5S is het handig dat iedereen op de hoogte is van de filosofie. Lean in de huisartsenpraktijk kan veel opleveren en is niet moeilijk als je samenwerkt. In een paar eenvoudige stappen kan je al tijd besparen en een dag logischer indelen.