Pareto analyse
De 80/20 regel
De Pareto analyse, of 80/20 regel, is een grafische analyse die wij vaak gebruiken in onze projecten. Het helpt identificeren waar je je het beste op kunt focussen, wanneer je een proces gaat verbeteren. Bijvoorbeeld welke afdeling de meeste meldingen doet of over welke producten de meeste klachten komen. Zo zet je je energie in, waar de meeste (verbeter)winst te behalen is.
In dit artikel vertellen we je:
De Pareto analyse is genoemd naar de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto. Hij deed onderzoek naar de verdeling van bezittingen onder de Italiaanse bevolking. Vilfredo kwam er achter dat slechts 20% van de bevolking bijna 80% van al het land bezat. Het schijnt dat dit de maffia is ;).
Joseph Juran zorgde voor grotere bekendheid van dit verschijnsel in de jaren ’50 van de vorige eeuw. Hij noemde dit ook wel ’the observation of the vital few and the trivial many’ en ontdekte dat het 80/20 principe zich best vaak voordoet (of júíst niet)!
Om een Pareto analyse te maken ga je eerst data verzamelen. De data die je nodig hebt zijn aantallen per categorie. Bijvoorbeeld: je wil onderzoeken welke ICT-meldingen de meeste tijd kosten. Dan categoriseer je de meldingen (dus je verdeelt ze per type) en tel je per type melding hoe vaak ze de afgelopen periode gedaan zijn.
Door de data grafisch weer te geven (bijvoorbeeld in Excel), ga je van een lijst met categorieën en getallen, naar een visuele weergave op twee assen.
Op de horizontale as zet je de verschillende categorieën (dat mag eerst nog in willekeurige volgorde). Op de verticale as komen de aantallen. Je kunt er bij een staafdiagram ook voor kiezen om de assen te kantelen zodat je de categorieën helemaal kunt uitschrijven.
Als je een staafdiagram hebt gemaakt met categorieën op de horizontale as en daarboven per categorie een staaf (waarvan de hoogte afhankelijk is van hoe vaak iets voorkomt), neem je de volgende stap.
Je zet de staven van links naar rechts op volgorde van groot naar klein. Dus de categorie die het meest voorkomt staat helemaal links, de categorie die het minst voorkomt helemaal rechts.
In Excel kun je ook een cumulatieve lijn trekken, waarmee je snel inzichtelijk hebt of er sprake is van een Pareto effect. Dit is het geval wanneer (ongeveer) 20% van de categorieën op de horizontale as voor 80% van het geheel verantwoordelijk is.
Op basis daarvan kun je dan kiezen om je in het project alleen te focussen op die 20%. Hierdoor kun je veel gerichter een proces gaan verbeteren. Bijvoorbeeld door alleen de ICT-meldingen over vergeten wachtwoorden, extra autorisaties en wijzigingen in gebruikersnaam aan te pakken, om dat die samen 80% vormen van het totaal aantal meldingen. Alle andere ICT-meldingen laten we dus bewust achterwege, omdat dat allemaal losse, enkele meldingen zijn.
Voor je aan de slag gaat met een Pareto analyse in een lean project een aantal praktische tips:
Wil je alles leren over het visualiseren van data? Volg dan een green belt training. Op dag drie en vier van deze zesdaagse training gaan we aan de slag met het verzamelen en analyseren van gegevens over het proces dat je gaat verbeteren.
Ik wil meer weten over de green belt!
Check onze trainingsagenda voor alle trainingen die binnenkort starten!
Een goede projectmanager leidt meestal grote projecten waar meerdere subprojecten onder vallen. Een leuke en uitdagende rol! Wat is er nodig om deze rol goed uit te voeren?
Makigami is een vorm van waardestroomanalyse, specifiek ontworpen om inzicht te geven in de stroom van werk en informatie. Je brengt het huidige proces in kaart en analyseert waar knelpunten zitten.
Een visgraatdiagram, ook bekend als Ishikawa, klinkt misschien als een exotisch Japans gerecht. Maar net als alle andere (soms gekke) lean termen, is het een handige tool om tot een oorzaakanalyse te komen.