Auteur: Roos Spanjer
Laatst bijgewerkt op: 29 november 2022
Heb jij ook vaak zo veel dingen te doen dat je niet weet waar je moet beginnen? Eindeloze to-dolijstjes waar geen einde aan lijkt te komen? Dan kan het helpen om goed prioriteiten te stellen. Wij gebruiken daarvoor de Eisenhower matrix.
In deze blog lees je:
Een prioriteitenmatrix helpt je bij het beslissen over welke taken je nú op gaat pakken. En welke andere taken je (voorlopig) even laat voor wat het is. Dit doen je door te kijken naar hoe urgent en belangrijk de taak is:
Als je een kwadrant vult met alle opties, levert dit uiteindelijk vier mogelijkheden op.
Werkzaamheden die in de Eisenhower matrix als belangrijk en urgent uit de bus komen, moet je zo snel mogelijk oppakken. Dit zijn namelijk de zaken die waarde opleveren, voor jou of voor je klant.
Het kan helpen deze werkzaamheden voor jezelf op een rijtje te zetten in de vorm van een to-dolijst. Hierin kun je ook nog onderscheid maken welke werkzaamheden nóg urgenter en belangrijker zijn dan andere werkzaamheden. Op deze manier begin je altijd met de meest belangrijke taak. Ook kun je onderscheid maken tussen de verschillende soorten werkzaamheden.
Is iets:
Dit kan je mee nemen in de volgorde van je to-dolijst, om zo verschillende soorten werkzaamheden met elkaar af te wisselen. Zelf werken we met Trello, waarbij je makkelijk to do’s kunt aanmaken waar je labels aan hangt.
Dingen die belangrijk zijn in de Eisenhower matrix maar niet urgent, hoeven niet altijd direct uitgevoerd te worden. Wel is het handig om deze werkzaamheden te plannen, omdat ze wel belangrijk zijn en dus waarde opleveren.
Houd bij je planning rekening met je dag/weekindeling. Zo is bewezen dat je in het begin van een werkweek meer concentratie hebt. Moet je over dingen nadenken of iets uitwerken, plan ze dan in het begin van de week. Ook kan het handig zijn om daaromheen even niets anders te doen.
Moet je iets uitvoeren, dan kan dat ook later in de week. Soms zijn dit ook dingen die je ergens tussendoor even doet. Ook kun je rekening houden met werk in de ochtend/middag/avond. Wat je hierin fijn vindt is per persoon anders.
Voor veel mensen is er winst te behalen op dit punt. Je hoeft namelijk niet altijd alles zelf te doen. Is iets urgent, maar niet belangrijk? Delegeer het! De Eisenhower matrix maakt dit goed duidelijk.
Het delegeren van werkzaamheden heeft twee voordelen:
Goed delegeren is een kunst, maar kan je heel veel opleveren!
Over deze werkzaamheden kunnen we kort zijn. Is iets niet belangrijk en niet urgent? Doe het niet! Het gaat je (of je klanten) namelijk niets opleveren. Komt een taak steeds vaker terug? Dan wordt het vanzelf een keer urgent en/of belangrijk.
Een aantal tips die je helpen met prioriteren:
In de green belt training leer je alle lean six sigma tools en technieken, zoals de Eisenhower matrix toe te passen. Daardoor ben je in staat om processen te verbeteren.
De 14 management principes van Toyota vormen de basis van het Toyota Production System (TPS), waaruit lean is ontstaan. Lees hier meer!
Leer hoe je berekeningen maakt die je helpen om processen te begrijpen. Bijvoorbeeld de doorlooptijd en de proces efficiency.
Het VUCA model wordt toegepast in verschillende sectoren. Het is een tool die je helpt te bepalen wanneer je welke acties onderneemt.