Prioriteitenmatrix: 3 tips om slimmer keuzes te maken

Keuzes maken met de prioriteitenmatrix

Heb jij ook vaak zoveel dingen te doen dat je niet weet waar je moet beginnen? Eindeloze to-do lijstjes waar geen einde aan lijkt te komen? Dan kan het helpen om prioriteiten te stellen en keuzes te maken. Wij gebruiken daarvoor de prioriteitenmatrix (ook wel Eisenhower matrix genoemd).

In deze blog lees je:

Hoe je werkzaamheden indeelt in de Eisenhower prioriteitenmatrix.
Hoe je verschillende werkzaamheden vervolgens oppakt.
5 Tips die je helpen bij het prioriteren.

Wat is de prioriteitenmatrix?

Een prioriteitenmatrix helpt je bij het beslissen welke taken je nú op gaat pakken en welke andere taken je (voorlopig) even laat voor wat het is. Dit doen je door te kijken naar hoe urgent en belangrijk de taak is:

Urgent: moet het snel gebeuren?
Belangrijk: wat levert het je op?

Als je een kwadrant vult met alle opties, levert dit uiteindelijk vier mogelijkheden op.

Belangrijk en urgent: doe het nu
Belangrijk, maar niet urgent: plan het in
Urgent, maar niet belangrijk: delegeer
Niet urgent en niet belangrijk: doe niet

Belangrijk & urgent: dit moet nú!

Werkzaamheden die in de Eisenhower prioriteitenmatrix als belangrijk en urgent uit de bus komen, moet je zo snel mogelijk oppakken. Dit zijn namelijk de zaken die waarde opleveren, voor jou of voor je klant.
Het kan helpen deze werkzaamheden voor jezelf op een rijtje te zetten in de vorm van een to-dolijst. Hierin kun je ook nog onderscheid maken welke werkzaamheden nóg urgenter en belangrijker zijn dan andere werkzaamheden. Op deze manier begin je altijd met de meest belangrijke taak. Ook kun je onderscheid maken tussen de verschillende soorten werkzaamheden.

Is iets:

om over na te denken?
gewoon uit te voeren (doen)?
om uit te werken?

Dit kan je mee nemen in de volgorde van je to-dolijst, om zo verschillende soorten werkzaamheden met elkaar af te wisselen. Zelf werken we met Trello, waarbij je makkelijk to do’s kunt aanmaken waar je labels aan hangt.

Belangrijk, maar niet urgent: plan in

Dingen die belangrijk zijn in de Eisenhower matrix maar niet urgent, hoeven niet altijd direct uitgevoerd te worden. Wel is het handig om deze werkzaamheden te plannen, omdat ze wel belangrijk zijn en dus waarde opleveren.

Houd bij je planning rekening met je dag-/ weekindeling. Zo is bewezen dat je in het begin van een werkweek meer concentratie hebt. Moet je over dingen nadenken of iets uitwerken, plan ze dan in het begin van de week. Taken die vooral uitvoerend zijn, kunnen ook later in de week.

Urgent, maar niet belangrijk: delegeer

Voor veel mensen is er winst te behalen op dit punt. Je hoeft namelijk niet altijd alles zelf te doen. Is iets urgent, maar niet belangrijk? Delegeer het! De Eisenhower matrix maakt dit goed duidelijk.

Het delegeren van werkzaamheden heeft twee voordelen:

Je ontlast jezelf als bottleneck.
Andere mensen ontwikkelen zich door meer werkzaamheden op te pakken.

Goed delegeren is een kunst, maar kan je heel veel opleveren!

Niet urgent en niet belangrijk: niet doen!

Over deze werkzaamheden kunnen we kort zijn. Is iets niet belangrijk en niet urgent? Doe het niet! Het gaat je (of je klanten) namelijk niets opleveren. Komt een taak steeds vaker terug? Dan wordt het vanzelf een keer urgent en/of belangrijk.

5 Tips die je helpen met prioriteren in de prioriteitenmatrix

Een aantal tips die je helpen met prioriteren:

Verzamel alles wat je moet doen op één to-dolijst.
Loop hier elke dag – voordat je aan het werk gaat – doorheen. Zijn er prioriteiten gewijzigd? Neem dit dan mee in je dagplanning.
Maak een dag- en een weekplanning. Welke dingen wil je oppakken? Houd hierbij ook ruimte voor onvoorziene werkzaamheden.
Maak werkzaamheden visueel. Dit kan door middel van en to do/doing/done bord (kanban bord), maar ook labels en kleuren helpen hierbij.
Kies een geschikte tool die je hierin ondersteunt, zoals Trello of Todoist. Zorg er daarnaast voor dat deze tool altijd benaderbaar is (via tablet/mobiel/laptop).

Klaar om nog slimmer prioriteiten te stellen en structureel meer impact te maken?

De Eisenhower-matrix is een krachtige eerste stap, maar in onze lean six sigma green belt training leer je nóg veel meer tools om efficiënter te werken, processen te verbeteren en met data onderbouwde keuzes te maken. Praktisch, levendig en direct toepasbaar in jouw eigen werk.

Schrijf je vandaag nog in voor de green belt bij Lean People en til jouw manier van werken naar een hoger niveau.