Maak een value stream map

Vijf praktische tips

Improve fase: onderdeel van het behalen van je green belt

Value stream map

Een veelgebruikte lean tool en de basis voor verbetering in veel projecten is de value stream map, ook wel VSM of waardestroom analyse genoemd. Maar wat is het precies en hoe maak je er één?

In dit artikel vertellen we je: 

  • Wat een VSM is
  • Waarom je een VSM gebruikt
  • Hoe je een VSM maakt
  • Vijf praktische tips

 

slimmer samenwerken

Wat is het?

Een value stream map is een tool waarmee je processen in kaart kunt brengen. Dit doe je niet door middel van ingewikkelde en onoverzichtelijke procestekeningen, maar door op een hele visuele manier de processtappen, activiteiten en andere relevante informatie in kaart te brengen. Dit gebeurt met behulp van een vel brown paper en verschillende kleuren post-its.

samen

Waarom een value stream map?

Een value stream map is dé manier om een proces in kaart te brengen en de mensen uit het proces zelf daarbij te betrekken. De mensen die een rol spelen in het proces zijn namelijk degenen die je echt kunnen vertellen wat er gebeurt. Dat is ook precies wat je boven water wilt halen.

Mensen doen dingen vaak op hun eigen manier, omdat zij vinden of denken dat iets makkelijker gaat. Dit wordt ook wel de ‘verborgen fabriek’ genoemd. Daarnaast zorgt het gezamenlijk bekijken van het proces ook voor meer draagvlak voor verandering. Zorg ervoor dat iedereen die een rol heeft in het proces vertegenwoordigd is en nodig iedereen tegelijkertijd uit. Juist dan gaan mensen breder kijken dan alleen hun eigen rol!

SIPOC

Hoe maak je een value stream map? 

Je begint bij het maken van een value stream map altijd aan de rechterkant van het proces: met de klant. Het is handig om van te voren te bepalen wie de klant is en welke eisen er aan het proces gesteld worden.

Daarna bepaal je het begin en het einde van het proces, en definieer je wat de tussenliggende stappen zijn. Als deze stappen niet helemaal duidelijk zijn, kun je voorafgaand aan de value stream map een SIPOCmaken.

Een andere reden om eerst een SIPOC te maken, is dat je dan precies weet welke mensen je moet uitnodigen voor de value stream map sessie, namelijk iedereen die een rol heeft in de verschillende processtappen. Vervolgens bepaal je van elke processtap de activiteiten die plaatsvinden.

Als je deze goed in kaart hebt gebracht, ga je de value stream map aanvullen met gedetailleerde informatie. Dit kunnen verschillende dingen zijn, zoals bijvoorbeeld doorlooptijden, voorraden of hoe vaak iets voorkomt. Ook de informatiestroom (zowel op papier als digitaal) breng je in kaart.

post it

Zo doe je dat concreet:

  • Benoem op een post-it de klant en plak deze helemaal aan de rechterkant.
  • Benoem op een post-it de ‘leverancier’ van het proces en plak deze geheel links.
  • Beschrijf de processtappen tussen klant en leverancier (bij voorkeur als werkwoord) – op elke post-it één processtap.
  • Eventueel kun je boven de processtappen post-its plakken met daarop de functie van degene die deze processtap uitvoert.
  • Onder de processtappen ga je vervolgens de processtappen in detail uitwerken.
  • Vermeld verder aanvullende gegevens zoals bewerkingstijden per processtap, wachttijd tussen processtappen, (digitale) voorraad etc.

Het resultaat is een visuele uitwerking van het proces zoals het werkelijk loopt. Na accordering van alle betrokkenen heb je een goede basis gelegd voor verbetering van het huidige proces en kun je aan de slag met het analyseren van jullie bevindingen.

iedereen actief

Vijf praktische tips

  1. Hang je vel brown paper op aan de muur en zorg dat iedereen staat! Op deze manier creëer je een actieve houding, en betrek je mensen meer bij wat je aan het doen bent. Het maken van een VSM is namelijk echt een groepsproces.
  2. Zorg voor genoeg ‘echte’ post-its. Uit ervaring weten wij dat deze een stuk beter blijven zitten dan andere goedkopere varianten.
  3. Hang de VSM op een centrale plek waar iedereen hem kan zien. Zo kunnen mensen uit het project, maar ook andere mensen binnen je organisatie altijd een kijkje nemen.
  4. Vul je VSM gedurende het project aan met informatie die je verzamelt. Zo krijg je een steeds completer beeld van het proces. Soms zorgen verschillende aanvullingen ervoor dat het geheel een beetje rommelig wordt. Maak dan gewoon een nieuwe versie van je bestaande value stream map!
  5. Hou de VSM sessie kort. Na twee uur is de concentratie en het geduld van veel mensen op. Splits de sessie desnoods op in twee delen.
Orange belt

Ook aan de slag?

Wil je leren hoe je op jouw afdeling met een value stream map aan de slag kan? Schrijf je direct in voor één van onze orange belt trainingen en begin direct!

18 en 19 maart 2024
10 en 11 juni 2024
Of bekijk alle opties
Whitepaper lean six sigma Lean People

Wat is lean six sigma?

Wil je weten wat lean six sigma inhoudt? Download dan onze whitepaper en leer alles over de basis van lean.

Ook interessant:

Alle artikelen bekijken
Lean methode succesvol toepassen op de werkvloer
Lean methode succesvol toepassen op de werkvloer

Als je echt succes wil hebben met de toepassing van lean, wil je natuurlijk dat iedereen op de werkvloer werkt volgens de lean methode. Dit klinkt makkelijker dan dat het is.

Met deze 3 tools wordt project management veel makkelijker
Met deze 3 tools wordt project management veel makkelijker

Waarom je altijd moet kiezen voor handige project management tools: ze stroomlijnen werkprocessen, besparen tijd en verhogen productiviteit.

Lean werken: hoe zorg je voor organisatie verandering?
Lean werken: hoe zorg je voor organisatie verandering?

Bij Lean People krijgen we regelmatig de vraag: wij willen in de hele organisatie aan de slag met lean werken, hoe pakken we dat aan?

Alle artikelen bekijken