Zorgproces verbeteren: waar begin je mee?

Een zorgproces verbeteren

Bij Lean People doen we dit dagelijks. Hiervoor gebruiken we verschillende lean tools, waaronder 5S, verspillingen elimineren en Kaizen. Met deze blog bieden we je dé eerste hulp bij je zorgproces verbeteren.

In dit artikel vertellen we je:

Hoe je 5S kunt inzetten om een opgeruimde werkplek te creëren
Waarom verspillingen elimineren helpt om zorgprocessen te verbeteren
Wat de Kaizen methode is

5S

Eén van de tools die je kunt inzetten om je zorgproces te verbeteren is 5S. De 5S methode helpt je om je werkplek efficiënt en doelgericht in te richten. De methode bestaat uit vijf stappen die (je raadt het misschien al) allemaal beginnen met de letter S.

Scheiden/Sorteren: haal alle spullen uit de kast of van het bureau en bewaar alleen wat je écht nodig hebt. Alles wat je niet meer nodig hebt, elimineer je van de werkplek.
Schikken: hoeveel heb je van alles nodig? Misschien heb je wel zes scharen op je bureau liggen. Heb je die allemaal nodig? Daarnaast geef je de scharen die je nog nodig hebt een vaste handige plek. Bijvoorbeeld in de bovenste bureaula of op het plankje boven de printer. Zolang het maar dezelfde plek is en blijft!
Schoonmaken: in deze stap zorg je dat de werkplek schoon is. Ruim rommel en oude papieren die in je bureaula liggen op en gooi het weg!
Standaardiseren: zorg dat de schaar op een vaste plek ligt, maak bijvoorbeeld een schaduw van de schaar in je bureaula of op het plankje bij de printer. Zo kan iedereen in één oogopslag zien waar de schaar hoort.
Standhouden: misschien wel de lastigste stap van 5S! In de laatste stap zorg je dat de bureaula blijft zoals je hem hebt ingericht. Herhaal soms voorgaande stappen om te zorgen dat het bureau netjes en overzichtelijk blijft!

Verspillingen elimineren

Een belangrijk onderdeel van lean is verspilling. Verspillingen zijn alle activiteiten die geen (klant)waarde toevoegen aan het proces en eindproduct of -dienst. Lean kent acht verspillingen: transport, voorraad, overbewerking, overproductie, wachten, fouten, beweging en talent.

Een aantal voorbeelden:

Transport: het onnodig verplaatsen van goederen, maar ook mensen. Denk bijvoorbeeld aan bloedbuisjes die eerst in magazijn A worden opgeslagen, daarna in magazijn B en vervolgens worden verdeeld over verpleegafdelingen: onnodig veel transport.
Voorraad: een groot gevuld voorraadhok klinkt mooi, maar wat als er een keer lekkage ontstaat en de medicatie die is opgeslagen niet meer gebruikt kan worden? Zorg dat je precies de juiste hoeveelheid op voorraad hebt dat je niet misgrijpt, maar ook niet onnodig veel hebt!
Wachten: onnodig wachten is iets wat veel mensen vervelend vinden. Denk aan een patiënt die een MRI-scan heeft om 11 uur en pas om 11:30 uur naar binnen kan. Vervolgens blijkt dat de patiënt ook een uitgebreid lichamelijk onderzoek moet ondergaan, maar dat was niet goed in het systeem gezet. De patiënt kan pas 16:00 uur terecht. Als van tevoren goed in het systeem was gezet dat de patiënt een lichamelijk onderzoek moest ondergaan, was een paar uur wachten niet nodig geweest.
Fouten: een fout wordt vaak als iets heel negatiefs beschouwd, maar in lean zien we dit als een moment om te leren van iets dat niet goed ging. Bijvoorbeeld een poliklinische afspraak die bij de onjuiste arts wordt ingepland of kruisjes die vergeten zijn op het bloedafnameformulier. Allemaal kleine (menselijke) fouten, maar hierdoor ligt het proces even stil of moet er herstelwerk gedaan worden.

Kaizen

Kaizen betekent in het Japans continu verbeteren. Heel letterlijk betekent ‘Kai’ veranderen en ‘zen’ goed. Processen, diensten of systemen worden uit elkaar gehaald en daarna op een verbeterde manier weer in elkaar gezet. Iedere zorgorganisatie kan kaizen toepassen. Maar hoe dan? Nou, zo!

De kaizen methode kent zes stappen om verspillingen in het proces in kaart te brengen:

Definieer het probleem
Meet de feiten
Analyseer de feiten
Genereer, categoriseer en prioriteer verbeteringen
Implementeer deze verbeteringen
Controleer en borg (door standaardisatie)

En hoe ziet dit er dan in de praktijk uit? Vaak wordt de kaizen methode toegepast in een event, ook wel kaizen event genoemd. Dit event is een afgebakend tijdsblok waarin iedereen het reguliere werk laat liggen en aan de gang gaat met verbeteren. Dit kan twee uur zijn, een dag, een paar dagen, zo lang het maar een afgebakende periode is.

In de zorg kan natuurlijk niet iedereen het werk laten liggen, patiëntenzorg gaat non stop door. Daarom is het goed om een kernteam te maken met verpleegkundigen, artsen, teamleiders of andere mensen die een grotere groep vertegenwoordigen. Met het kernteam ga je bijvoorbeeld in één week het planningsproces van MRI-scans verbeteren, omdat de wachttijd lang is. Samen met het kernteam breng je het proces in kaart, kijk je naar de mogelijke oorzaken voor de lange wachttijd en ga je alle mogelijke oplossingen voor het probleem bedenken. Uiteindelijk kies je voor de best passende oplossing en zorg je ervoor dat alle verpleegkundigen, artsen en andere teamleden op de hoogte zijn van de verbetering.