Welke projectaanpak gebruik je als je gaat starten met een project? Er zijn verschillende methoden en we kunnen ons voorstellen dat je soms niet meer weet welke aanpak de meest passende is. In deze blog leggen we je de meest bekende projectmanagement methoden uit.
Snap jij het nog? Er zijn zoveel manier van projectmanagement, soms zie je door de bomen het bos niet meer. We kunnen ons voorstellen dat het verwarrend is, wanneer is nou welke aanpak geschikt? Hoe verhoudt scrum zich tot jullie huidige manier van werken? En wat is het verschil tussen lean en agile?
Wat ons betreft zijn dit allemaal manieren van samenwerken die je helpen om een bepaald resultaat te bereiken. De ene is niet beter dan de ander, maar je moet goed weten op welk moment je welke vorm inzet.
Na het lezen van deze blog:
Een project onderscheidt zich van een proces omdat het een eenmalig traject is. Een project heeft een duidelijk begin en eind, er is een projectteam aangesteld en het is de bedoeling dat er een duidelijk omschreven resultaat behaald wordt. Bijvoorbeeld de verhuizing naar een nieuw kantoorpand; dit is een project dat je ontzettend goed moet voorbereiden en waar je een uitgebreid plan voor gaat geschreven.
Agile is een filosofie, een gedachtegoed. Als een organisatie agile werkt, betekent dit dat de organisatie ‘lenig’ is, flexibel, wendbaar. In 2001 hebben zeventien softwareontwikkelaars een document opgesteld over agile werken en welke filosofie hieraan ten grondslag ligt: het Agile Manifesto.
In dit manifesto beschrijven zij vier waarden:
Het manifesto omschrijft dat de dingen aan het begin van de zin belangrijker zijn dan de dingen aan het einde (rechterkant). Dat betekent niet dat de dingen aan de rechterzijde niet óók aanwezig kunnen zijn, maar het moet nooit belangrijker worden. Als je dit gedachtegoed kan uitdragen in een organisatie, krijg je ruimte om flexibel te werken. Bij agile werken betrek je de klant of eindgebruiker vaak, zodat je altijd iets doet wat aansluit bij de wensen en behoefte van de klant.
Lean management biedt tools om processen te verbeteren. Een proces is een reeks handelingen die leiden tot een resultaat. Bijvoorbeeld het betalen van facturen, afhandelen van ICT-meldingen of aanvragen van een parkeervergunning. Processen moeten in één keer goed, snel én klantgericht uitgevoerd worden. Dat is niet altijd het geval, bijvoorbeeld wanneer er informatie opnieuw moet worden opgevraagd omdat het niet op de juiste plek is vastgelegd of wanneer er lange wachttijden zijn tussen bepaalde processtappen, zoals het inboeken van een factuur en het accorderen ervan. In deze situaties is lean heel geschikt om met elkaar naar het proces te kijken en te analyseren waarom het nu niet goed loopt. Lean helpt dus om continu processen te verbeteren.
De wereld verandert steeds sneller. Hierdoor is het niet bij elk project van tevoren al duidelijk hoe het eindresultaat er exact uit komt te zien. Daarom is het slim om een nieuwe dienst of product al in een vroeg stadium te laten uitproberen door klanten. Zo kun je waardevolle informatie ophalen en meenemen om het steeds beter aan te laten sluiten op de wensen van klanten.
In dit soort situaties is scrum een geschikte projectaanpak. Bij scrum besteed je niet, zoals bij traditioneel projectmanagement, veel tijd aan het uitwerken van een plan, maar ga je vrij snel aan de slag. De projectperiode knip je op in kortere stukjes van twee tot vier weken, in scrum noemen we dit sprints. Aan het eind van elke sprint bespreek je met elkaar de ervaringen van de klant en andere stakeholders. Je besluit dan met elkaar waar je in de volgende sprint mee aan de slag gaat. Door zo steeds na twee weken resultaten te evalueren en bij te sturen, lever je veel sneller iets op waar alle betrokkenen heel tevreden over zijn. Dit is ook het grote verschil met de meer klassieke aanpak, waar pas aan het einde van het project een resultaat wordt opgeleverd.
Samenvattend kunnen we zeggen: er is niet één vorm beter dan de ander, alleen het type project maakt uit welke vorm het beste past. In de afbeelding vind je een visuele samenvatting, zodat je hopelijk de volgende keer eenvoudig de juiste vorm kan kiezen.
Doe je vaak projecten en wil je verder praten over welke aanpak het beste aansluit en hoe je dat aan moet vliegen? Neem dan gerust contact op.
De 14 management principes van Toyota vormen de basis van het Toyota Production System (TPS), waaruit lean is ontstaan. Lees hier meer!
Leer hoe je berekeningen maakt die je helpen om processen te begrijpen. Bijvoorbeeld de doorlooptijd en de proces efficiency.
Het VUCA model wordt toegepast in verschillende sectoren. Het is een tool die je helpt te bepalen wanneer je welke acties onderneemt.