Verbeterplan voor de zorg met PDCA

Verbeterplan voor de zorg

Een sterk vergrijzende samenleving, meer chronische aandoeningen én meerdere chronische aandoeningen per persoon, een toename van behandelmogelijkheden, stijgende personeelstekorten door te hoge werkdruk; ga zo maar door. De toekomst van de zorg in Nederland staat onder druk en het is tijd om daar wat aan te doen! Tijd voor een verbeterplan voor de zorg.

Eerder plaatsten wij dit LinkedIn artikel waarin we al dieper ingaan op het slimmer inrichten van de zorg. Dit kan bijvoorbeeld door verspillingen in processen te verminderen of door personeel slimmer in te roosteren. Maar hoe zorg je nu als organisatie/afdeling/medewerker dat je écht continu gaat verbeteren om de uitdagingen in de zorg aan te gaan en tot een verbeterplan voor de zorg te komen?

Plan, Do, Check, Act (PDCA)! Een bekende methode die je helpt om nooit meer te stoppen met verbeteren. Het eindigt nooit, want het is een cyclus waarmee je door verschillende stadia van een verbetering geloodst wordt. De PDCA-cyclus is een methode die geschikt is voor het verbeteren van processen, het uitvoeren van projecten of het verbeteren van operationele werkzaamheden. Geschikt dus op allerlei ‘verbeterniveaus’ waarin je continu toetst of verbeteringen wel echt effect hebben. We leggen de PDCA-cyclus aan je uit aan de hand van een project waar Suzanne nu mee bezig is.

Verbeterplan voor de zorg: digitale consulten

Het begin van iedere verbetering begint met een Plan. In deze fase ga je op onderzoek uit en probeer je steeds meer zicht te krijgen op het probleem waar je mee aan de slag wil. Of beter nog, welke grondoorzaak je weg wil nemen. Beschrijf het probleem en de oorzaak zo duidelijk mogelijk want dat helpt bij het noteren van de SMART-doelstellingen. En voor wie het even vergeten is:

S: specifiek
M: meetbaar
A: acceptabel
R: realistisch
T: tijdsgebonden

Dus, beschrijf het probleem, benoem de oorzaak en definieer SMART-doelstellingen. Op basis hiervan kan je gericht aan de slag met het ontwikkelen van maatregelen/oplossingen. Let op, dit is allemaal nog onderdeel van het plan. Misschien gaat er wel een belletje rinkelen, want deze ene Plan fase lijkt op de define, measure en analyse fase van de DMAIC-structuur. Check deze blog als je hier meer over wil weten: DMAIC routekaart – Lean People

Laten we er een voorbeeld bij pakken. Neem bijvoorbeeld de hoge werkdruk in de zorg. Een probleem dat hieraan ten grondslag ligt, is de gigantische hoeveelheid administratie. Dit komt doordat fysieke afspraken met patiënten vaak telefonisch ingepland worden, maar ook omdat er veel formulieren en patiëntgegevens ingevuld moeten worden. Daarom heeft Suzanne met haar projectteam de volgende doelstelling afgesproken:

’20% Minder fysieke consulten in het 1^e jaar van het project en 60% van de poliklinische zorg in 2028 digitaal’.

Een hele concrete doelstelling die het projectteam probeert te bereiken door consulten te digitaliseren. Het begint in het project met patiëntengroepen en zorgpaden inzichtelijk te maken, bewustwording onder artsen en patiënten te creëren en door digitale systemen slimmer in te richten. De administratieve lasten, de fysieke consulten en de SMART-doelstellingen vormen zo een mooi verbeterplan voor de zorg.

Do digitale consulten

Tijd voor actie! Het plan is uitgewerkt en de seinen staan op groen om de verbeteringen/maatregelen door te voeren. Het is belangrijk dat je klein begint. Pak het dus niet gelijk groots aan, maar start bijvoorbeeld met een pilot. En doe dat met de medewerkers die na de pilot ook daadwerkelijk op de nieuwe manier gaan werken (als het succesvol is natuurlijk 😊). Dit zorgt voor draagvlak en betrokkenheid, waardoor de kans van slagen nog groter wordt! Het is belangrijk dat je in deze fase bijhoudt wat de resultaten van de verbeteringen zijn. Denk hierbij aan dashboards of andere mogelijkheden om data te visualiseren en te presenteren aan collega’s.

In het project digitale consulten wordt gewerkt in sprints. Gedurende meerdere sprints worden kleine verbeteringen doorgevoerd. Na elke sprint wordt er gekeken hoe het gaat en of er aanpassingen nodig zijn. Daarnaast is er een mooi dashboard ontwikkeld zodat bijgehouden kan worden hoe het aantal digitale consulten ervoor staat. Dat is nog eens monitoren hoe het gaat. Gaaf hè?!

Check en Act digitale consulten

De volgende fase in de PDCA-cyclus is de check fase. Daar waar de verbeteringen op papier heel logisch waren kan het zomaar zo zijn dat tijdens de check fase het tegendeel bewezen wordt. Tijdens deze fase ga je dus kijken of de doelstellingen die je voor ogen had ook daadwerkelijk gehaald zijn. Super belangrijk dus dat de doelstellingen SMART opgesteld zijn. Hoe ga je anders meten of verbeteringen succesvol zijn geweest? Eventuele hobbels die de resultaten in weg liggen worden tijdens deze fase inzichtelijk en probeer je natuurlijk weg te nemen. Zo ga je van de check fase over op de act fase. Act staat dus voor het actualiseren van de resultaten en niet voor actie. Dit gaat bij veel mensen nog wel eens mis…

De cijfers in het dashboard m.b.t. de digitale consulten worden gedurende het project meerdere keren bekeken. Zo kunnen acties tijdens het project aangepast worden om wel het gewenste resultaat te behalen. Het checken van data zorgt er ook voor dat je een lerend vermogen creëert dat bijdraagt aan een cultuur van continu verbeteren.

Dus laten we aan de slag met de PDCA-cyclus en begin met het doorvoeren van kleine verbeteringen in een verbeterplan. Zorg op die manier dat we met elkaar de uitdagingen in de zorg aankunnen!

Zelf een verbeterplan maken?

Wil je meer leren over het toepassen van de PDCA in processen en projecten? Deze cyclus komt uitgebreid aan bod in onze zesdaagse green belt training. Bekijk de aankomende data.