Obeya room: wat is het?

De betekenis van Obeya

Het woord ‘Obeya’ komt uit het Japans en betekent letterlijk ‘grote kamer’. Het werd voor het eerst gebruikt door Toyota tijdens de ontwikkeling van hun model Prius in de jaren ’90. Het idee was om een ruimte te creëren waar alle stakeholders van een project samen konden komen om informatie te delen en eventuele problemen snel op te lossen. Dit leidde tot een snellere besluitvorming en betere samenwerking.

Obeya is meer dan alleen een ruimte; het is een manier van werken die draait om visuele communicatie, transparantie, en samenwerking. Het doel is om iedereen op één lijn te krijgen: alle neuzen dezelfde kant op! Dit helpt teams om sneller te reageren op veranderingen, problemen vroegtijdig te tackelen en ervoor te zorgen dat iedereen zich verantwoordelijk voelt voor het succes van het project.

Hoe ziet een Obeya room eruit?

Stel je een simpele rechthoekige of vierkante kamer voor. Alle muren die je nu in gedachten voor je ziet, zijn in een Obeya room bedekt met informatie. Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit:

• Linker muur: Deze is bedekt met een groot tijdlijn bord waarop de belangrijkste mijlpalen en deadlines staan. Ook zie je hierop een kalender met de planning van het project.

• Midden van de kamer: In het midden van de kamer staat een grote tafel waar teamleden kunnen overleggen. Op de tafel liggen notitieblokken, markers, stiften en die ze kunnen gebruiken om hun ideeën gelijk uit te werken en in de ruimte op te hangen.
• Rechter muur: Deze muur is voor prestaties en statistieken. Met grafieken en diagrammen zie je voortgang van het project, kwaliteitsmetingen, en klanttevredenheidscores.
• Achterste muur: Hier hangt een groot whiteboard waar problemen worden opgeschreven. Hierop hangt ook een lijst met actiepunten en wie verantwoordelijk is voor welke taak, niet onbelangrijk!
• Digitale schermen: In de kamer zie je ook een paar digitale schermen. Hierop zie je realtime gegevens zoals productieaantallen, wachttijden of feedback van klanten.

Deze visuele elementen maken het voor iedereen in de kamer makkelijk om in één oogopslag te zien hoe het project ervoor staat, waar de uitdagingen liggen en wat er nog moet gebeuren. Houd ook goed in de gaten dat de ruimte overzichtelijk blijft en geen rommeltje wordt. De informatie moet duidelijk zijn en duidelijk blijven.