Vier berekeningen die inzicht geven in een proces
Procesprestaties meten
Als je een proces verbetert, wil je eerst weten wat de huidige situatie is. Als dat duidelijk is, kun je pas gericht aan de slag met verbeteringen. Om procesprestaties te meten te krijgen, voer je een aantal berekeningen uit.
In dit artikel vertellen we je:
De measure fase van een lean project draait om het in kaart brengen van de huidige situatie. Je brengt de activiteiten van het proces in kaart door middel van een value stream map (vsm). Vervolgens onderbouw je het proces met data, dit doe je door bepaalde dingen te meten.
Deze metingen noem je ‘performance measures’: berekeningen die inzicht geven in de procesprestaties. In dit artikel behandelen we vier verschillende performance measures:
De doorlooptijd laat zien hoelang het proces van begin tot einde duurt. Stel je bent net verhuisd en vraagt daarom een parkeervergunning aan. De doorlooptijd is de tijd vanaf aanvraag totdat je bericht krijgt of je de vergunning wel of niet krijgt. Als dit twee weken duurt, is de doorlooptijd twee weken.
doorlooptijd
De bewerkingstijd is de tijd gedurende de doorlooptijd dat je ook echt actief aan de slag bent. Neem bijvoorbeeld het toekennen van een parkeervergunning. De doorlooptijd van dit proces is misschien wel twee weken, maar de tijd dat er door verschillende mensen in het proces gewerkt wordt aan de toekenning van de vergunning is misschien maar 30 minuten. De bewerkingstijd is dus de totale doorlooptijd – de wachttijd.
bewerkingstijd
Als je wil weten hoe efficiënt je proces is, kijk je naar de bewerkingstijd in verhouding tot de totale doorlooptijd. Je noemt dit process cycle efficiency (PCE), dit druk je uit in een percentage. Het percentage van de tijd dat je daadwerkelijk aan het werk bent voor het resultaat. Neem de parkeervergunning in het voorgaande voorbeeld: hierin is de doorlooptijd twee weken, terwijl de bewerkingstijd 30 minuten is.
Als je deze 30 minuten deelt op de twee weken (= 0,5 uur / (10 werkdagen * 8 uur per dag) kom je op: 0,625 %. Je bent dit percentage van de totale doorlooptijd dus daadwerkelijk aan het resultaat aan het werken. Niet een heel efficiënt proces dus.
Natuurlijk is dit makkelijk te verklaren: de vergunningsaanvraag ligt waarschijnlijk lang te wachten voordat deze opgepakt wordt.
De takttijd bereken je door de beschikbare tijd te delen door het aantal van de klantvraag.
Stel, er komen elke dag twintig vergunningsaanvragen binnen. Deze moeten binnen een (werk)dag beantwoord worden. Dit betekent dat je 8 uur de tijd hebt voor 20 aanvragen. Als je 480 minuten (8 uur)/ 20 aanvragen = 24 minuten. Dit betekent dat, om alle vergunningen binnen een werkdag te beantwoorden, je elke 24 minuten een aanvraag verwerkt moet hebben.
De takttijd vertelt je dus iets over het snel het proces zou moeten lopen om aan de klantvraag te voldoen, maar zegt niets over hoe het daadwerkelijk gaat.
Data die je verzamelt over je proces geeft inzicht in de procesprestaties. Als je een compleet beeld hebt, is het tijd voor de volgende stap: analyseren. Je wil namelijk weten wat de data zegt over je proces. Hoe lang duurt het, worden er veel fouten gemaakt, is de efficiëntie laag? Waar komt dat precies door? Tools die je in de analyse fase veel gebruikt zijn bijvoorbeeld een visgraatanalyse en de ‘5 x waarom?‘.
Zelf leren hoe je het beste je procesprestaties kunt meten? Dan is een green belt training iets voor jou? Schrijf je in voor één van onze aankomende trainingen.
Een goede projectmanager leidt meestal grote projecten waar meerdere subprojecten onder vallen. Een leuke en uitdagende rol! Wat is er nodig om deze rol goed uit te voeren?
Makigami is een vorm van waardestroomanalyse, specifiek ontworpen om inzicht te geven in de stroom van werk en informatie. Je brengt het huidige proces in kaart en analyseert waar knelpunten zitten.
Een visgraatdiagram, ook bekend als Ishikawa, klinkt misschien als een exotisch Japans gerecht. Maar net als alle andere (soms gekke) lean termen, is het een handige tool om tot een oorzaakanalyse te komen.