Een bottleneck analyse gebruik je om te ontdekken waar de bottleneck zit en wat de oorzaak hiervan is. Denk aan een flessenhals (bottleneck) in een proces, waarbij het bij een bepaalde processtap vastloopt. In deze blog geven we een stappenplan en een voorbeeld uit de praktijk.
Laten we beginnen met de bottleneck: een bottleneck is een knelpunt in een proces waardoor het proces vertraagt of zelfs vastloopt. Een bottleneck analyse helpt je te ontdekken waar de bottleneck zit en wat de oorzaak hiervan is. Denk aan een flessenhals (bottleneck) in een proces, waarbij het bij een bepaalde processtap vastloopt. Je ziet de werkvoorraad voor de bottleneck oplopen en de mensen in het proces na de bottleneck wachten tot ze weer werk krijgen. De bottleneck zelf kan het werk vaak niet meer aan, omdat het zich opstapelt en opstapelt. Help!!
Een bottleneck kan verschillende oorzaken hebben. Vaak wordt gedacht dat extra capaciteit de bottleneck verhelpt. Dat kan soms helpen, maar dat is vaak tijdelijk. Als je een verkeerd systeem gebruikt of mensen niet goed zijn ingewerkt, dan los je met een extra collega inzetten niet de oorzaak van de bottleneck op.
Een bottleneck analyse bestaat uit een aantal stappen:
Een bedrijf heeft problemen met het tijdig indiensttreding van nieuwe medewerkers. Het proces bestaat uit verschillende stappen: vacature plaatsen, sollicitaties ontvangen, sollicitanten selecteren, sollicitatiegesprekken voeren, achtergrondcontroles uitvoeren, en uiteindelijk het aanbieden van een contract en de onboarding van de nieuwe medewerker. Ze doen een bottleneck analyse om te onderzoeken hoe het komt dat dit proces niet altijd op tijd is afgerond.
Een groot deel van indiensttredingsproces wordt in kaart gebracht, vanaf het voeren van het sollicitatiegesprek tot en met de onboarding van nieuwe medewerkers.
Er wordt data verzameld over de doorlooptijd van elke stap in het eerder bepaalde indiensttredingsproces. Hierbij wordt gekeken naar de tijd die nodig is om van de ene stap naar de volgende te gaan. Ook worden de modus en de mediaan van de tijd die sollicitanten in het proces doorbrengen gemeten.
Uit de gegevens blijkt dat de achtergrondcontrole de meeste tijd in beslag neemt en zorgt voor een behoorlijke vertraging. Terwijl andere stappen relatief snel verlopen, blijft het proces vaak steken bij de achtergrondcontrole, dit is dus de bottleneck. Dit leidt uiteindelijk tot een langere doorlooptijden van het indiensttredingsproces.
De uitvoering van de achtergrondcontroles gaat inhoudelijk goed. Er is geen uitval en er worden zelden fouten gemaakt. De bottleneck zit in een andere hoek. Er zijn verschillende oorzaken van de bottleneck in kaart gebracht:
Om de bottleneck in de achtergrondcontrole aan te pakken, zijn de volgende oplossingen bedacht:
Gekozen is om eerst de capaciteit uit te breiden met de huidige externe partij. Deze oplossingen wordt geïmplementeerd:
Na een maand monitoring blijkt dat de doorlooptijd voor achtergrondcontroles is verminderd. Nieuwe medewerkers gaan nu sneller door het indiensttredingsproces, waardoor ze op tijd aan de slag kunnen. Dit heeft geleid tot hogere tevredenheid bij zowel nieuwe medewerkers als de wervingsmanagers. Ook kan het bedrijf kan nu beter inspelen op personeelsbehoeften.
Zelf processen verbeteren? Volg een green belt training!
Een klantreis wordt ook wel een customer journey genoemd. Als je een klantreis doet, doorloop je het hele proces waar normaal gesproken een klant doorheen gaat. Bijvoorbeeld bij het kopen van een nieuwe auto.
Obeya is een veelgebruikte methode in organisaties. Het kan verschillende doelen hebben, zoals het uitvoeren van projecten, het verbeteren van samenwerking in teams of een snellere besluitvorming. Vaak worden hiervoor Obeya borden gebruikt.
Als organisatie wil je graag goed je klant begrijpen, zodat je levert wat je klant wil. Dit proces wordt ook wel de klantreis of customer journey genoemd. Het is een handig hulpmiddel om inzicht te krijgen in de ervaringen van klanten tijdens hun contactmomenten met een organisatie.