Bottleneck analyse doen: stappenplan en voorbeeld uit de praktijk

Wat is een bottleneck analyse?

Laten we beginnen met de bottleneck: een bottleneck is een knelpunt in een proces waardoor het proces vertraagt of zelfs vastloopt. Een bottleneck analyse helpt je te ontdekken waar de bottleneck zit en wat de oorzaak hiervan is. Denk aan een flessenhals (bottleneck) in een proces, waarbij het bij een bepaalde processtap vastloopt. Je ziet de werkvoorraad voor de bottleneck oplopen en de mensen in het proces na de bottleneck wachten tot ze weer werk krijgen. De bottleneck zelf kan het werk vaak niet meer aan, omdat het zich opstapelt en opstapelt. Help!!

Een bottleneck kan verschillende oorzaken hebben. Vaak wordt gedacht dat extra capaciteit de bottleneck verhelpt. Dat kan soms helpen, maar dat is vaak tijdelijk. Als je een verkeerd systeem gebruikt of mensen niet goed zijn ingewerkt, dan los je met een extra collega inzetten niet de oorzaak van de bottleneck op.

Voorbeeld: bottleneck analyse indiensttredingsproces 

Een bedrijf heeft problemen met het tijdig indiensttreding van nieuwe medewerkers. Het proces bestaat uit verschillende stappen: vacature plaatsen, sollicitaties ontvangen, sollicitanten selecteren, sollicitatiegesprekken voeren, achtergrondcontroles uitvoeren, en uiteindelijk het aanbieden van een contract en de onboarding van de nieuwe medewerker. Ze doen een bottleneck analyse om te onderzoeken hoe het komt dat dit proces niet altijd op tijd is afgerond.

Stap 1: Identificeer het proces

Een groot deel van indiensttredingsproces wordt in kaart gebracht, vanaf het voeren van het sollicitatiegesprek tot en met de onboarding van nieuwe medewerkers.

Stap 2: Verzamel data

Er wordt data verzameld over de doorlooptijd van elke stap in het eerder bepaalde indiensttredingsproces. Hierbij wordt gekeken naar de tijd die nodig is om van de ene stap naar de volgende te gaan. Ook worden de modus en de mediaan van de tijd die sollicitanten in het proces doorbrengen gemeten.

Stap 3: Analyseer de data

Uit de gegevens blijkt dat de achtergrondcontrole de meeste tijd in beslag neemt en zorgt voor een behoorlijke vertraging. Terwijl andere stappen relatief snel verlopen, blijft het proces vaak steken bij de achtergrondcontrole, dit is dus de bottleneck. Dit leidt uiteindelijk tot een langere doorlooptijden van het indiensttredingsproces.

Stap 4: Onderzoek de oorzaak

De uitvoering van de achtergrondcontroles gaat inhoudelijk goed. Er is geen uitval en er worden zelden fouten gemaakt. De bottleneck zit in een andere hoek. Er zijn verschillende oorzaken van de bottleneck in kaart gebracht:

• De achtergrondcontroles worden uitgevoerd door een externe partij die een beperkte capaciteit heeft.
• Er is een piek in het aantal achtergrondcontroles tijdens bepaalde periodes, zoals najaars- en voorjaarswervingen, wat leidt tot vertragingen. 

Stap 5: Bedenk oplossingen

Om de bottleneck in de achtergrondcontrole aan te pakken, zijn de volgende oplossingen bedacht:

• Andere leveranciers onderzoeken: een inventarisatie doen naar extra of alternatieve leveranciers voor achtergrondcontroles die sneller kunnen leveren.
• Capaciteit uitbreiden tijdens pieken: het is nu duidelijk dat er in de herfst en het voorjaar pieken zijn in het proces. Hierdoor kunnen we tijdens die periodes tijdelijk de capaciteit verhogen.

Stap 6: Implementeer en monitor

Gekozen is om eerst de capaciteit uit te breiden met de huidige externe partij. Deze oplossingen wordt geïmplementeerd:

• Capaciteit uitbreiden: de externe partij wordt ondersteund bij het uitbreiden van hun capaciteit door middel van tijdelijke contracten tijdens piekperiodes.

Na een maand monitoring blijkt dat de doorlooptijd voor achtergrondcontroles is verminderd. Nieuwe medewerkers gaan nu sneller door het indiensttredingsproces, waardoor ze op tijd aan de slag kunnen. Dit heeft geleid tot hogere tevredenheid bij zowel nieuwe medewerkers als de wervingsmanagers. Ook kan het bedrijf kan nu beter inspelen op personeelsbehoeften.