BPMN

Processen vastleggen

met BPMN

BPMN voorbeeld

BPMN

BPMN staat voor Business Process Model & Notation en is een universele taal die gebruikt wordt om processen vast te leggen. Als je aan de slag gaat met het verbeteren van processen, zal je uiteindelijk ook de verbeterde versie van het proces netjes moeten documenteren. BPMN helpt je hierbij.

In dit artikel vertellen we je:

  • Wat BPMN is
  • Welke verschillende symbolen er gebruikt worden
  • Hoe je BPMN toepast in een lean project

Wat is BPMN?

BPMN is een universele taal die gebruikt wordt om processen vast te leggen. Het maakt gebruik van een aantal vaste symbolen en ‘notatie regels’ waardoor processen goed te begrijpen zijn voor iedereen.

BPMN is ontwikkeld door het Business Process Management Initiative (BPMI) in 2004. In 2013 werd deze manier van processen vastleggen officieel gepubliceerd als ISO standaard. ISO, de International Organization for Standardization, is een organisatie die wereldwijd bedrijven helpt door het ontwikkelen van standaarden die je kunt gebruiken. Door deze kennis te delen realiseren zij bijvoorbeeld:

  • dat organisaties niet allemaal zelf ‘het wiel gaan uitvinden
  • dat er eenduidigheid ontstaat tussen bedrijven
  • dat bedrijven daardoor met elkaar te vergelijken zijn (benchmarking)
  • en dat organisaties zich kunnen laten certificeren en daarmee een bepaalde kwaliteitsstandaard behalen

Het benoemen van BPMN als ISO standaard heeft ervoor gezorgd dat veel bedrijven wereldwijd deze taal gebruiken om hun processen vast te leggen.

BPMN symbolen

BPMN maakt gebruik van een aantal symbolen die we in vier categorieën kunnen verdelen:

  • Objecten: de symbolen voor processtappen, beslismomenten en gebeurtenissen (start, wijziging of einde proces)
  • Verbindingen: de lijnen tussen de objecten
  • Artefacten: input, output, annotaties (toelichtende tekst) en groepen (ordening van objecten)
  • Swimming lanes: zwembanen per functionaris met daarin alle objecten en artefacten
BPMN objecten

Objecten

1. Processtappen

Processtappen formuleer je altijd als een ‘werkwoord + zelfstandig naamwoord’. Bijvoorbeeld: accorderen betaling of: voeren arbeidsvoorwaardengesprek. Een processtap is een rechthoek met afgeronde hoeken.

2. Beslismomenten

Een beslismoment vindt plaats op het moment dat er een keuze gemaakt moet worden en ziet er uit als een ruit. Formuleer de tekst in de ruit zo, dat er maar twee uitgaande verbindingen zijn.

3. Gebeurtenissen

Gebeurtenissen zijn het begin en het einde van de procesbeschrijving en geven we weer als een cirkel. De cirkel aan het einde heeft een dikkere rand dan de cirkel aan het begin.

BPMN verbindingen

Verbindingen

Er zijn verschillende verbindingen mogelijk binnen BPMN, maar meestal gebruiken we een ononderbroken pijl. Hierdoor is de logische volgorde van het proces makkelijk te begrijpen. Een processtap met twee uitgaande pijlen is dus niet mogelijk, in dat geval had er sprake moeten zijn van een beslismoment (ruit). Zo lees je makkelijk door het proces heen.

BPMN artefacten

Artefacten

Voor artefacten worden verschillende symbolen gebruikt, soms worden ze in een procesbeschrijving ook bewust weggelaten. Iedere processtap heeft namelijk input (een email, data, melding etc.) en output (antwoord, transformatie van data, in behandeling genomen melding). Door dit overal weer te geven kan het proces erg rommelig overkomen. Maak hier bewuste keuzes in, sommige artefacten zijn essentieel om weer te geven, bijvoorbeeld omdat het input is voor nieuwe processen of vanwege wet- en regelgeving.

BPMN swimming lanes

Swimming lanes

Swimming lanes zijn letterlijk zwembanen, alsof je van bovenaf op een zwembad kijkt. Het helpt je om snel inzichtelijk te maken wie waarvoor verantwoordelijk is in het proces. Soms is het even puzzelen wat de beste volgorde is, hierdoor kan het proces namelijk meer of minder overzichtelijk worden. Je ziet ook direct waar de overdrachtsmomenten zitten. Zodra een verbindingslijn van de ene naar de andere baan gaat, is er altijd een risico dat informatie verloren gaat. Goed om te weten dus!

Trainer green belt BPMN

Praktische tips

Voor je aan de slag gaat met BPMN in een lean project een aantal praktische tips:

  • Bedenk eerst goed wat het doel is van het vastleggen van het proces: waarom doe je dit en wie is de doelgroep?
  • Kies een goede tool om mee aan de slag te gaan, bijvoorbeeld Microsoft Visio of Draw.io.
  • Ga altijd eerst na of de huidige versie nog klopt, misschien is het nodig om het proces eerst met een aantal mensen in kaart te brengen.
  • Verbeter eerst, vóór je gaat vastleggen!

Wil je leren hoe je processen écht verbetert en in kaart brengt? In onze green belt training leer je hoe je als projectleider van A tot Z een proces optimaliseert, inclusief meerdere manieren om processen uit te werken en vast te leggen.

Alles over de green belt
Trainingen agenda

Binnenkort starten met een green belt?

Check onze trainingsagenda voor alle trainingen die binnenkort starten!

3, 10 en 24 april, 8, 15 en 29 mei 2024
4, 11 en 18 september, 2, 9 en 16 oktober 2024
Of bekijk alle opties

Ook interessant:

Alle artikelen bekijken
Lean methode succesvol toepassen op de werkvloer
Lean methode succesvol toepassen op de werkvloer

Als je echt succes wil hebben met de toepassing van lean, wil je natuurlijk dat iedereen op de werkvloer werkt volgens de lean methode. Dit klinkt makkelijker dan dat het is.

Met deze 3 tools wordt project management veel makkelijker
Met deze 3 tools wordt project management veel makkelijker

Waarom je altijd moet kiezen voor handige project management tools: ze stroomlijnen werkprocessen, besparen tijd en verhogen productiviteit.

Lean werken: hoe zorg je voor organisatie verandering?
Lean werken: hoe zorg je voor organisatie verandering?

Bij Lean People krijgen we regelmatig de vraag: wij willen in de hele organisatie aan de slag met lean werken, hoe pakken we dat aan?

Alle artikelen bekijken