Continu verbeteren

Steeds beter

Eén van de basisprincipes van lean is continu verbeteren. Volgens dit principe is er altijd ruimte voor verbetering, maar dit kan niet van de ene op de andere dag gerealiseerd worden. Als je elke dag een kleine verbetering doet in je werkzaamheden zal elke dag de kwaliteit van jouw werk een beetje toenemen. Toch blijkt dit makkelijker gezegd dan gedaan. Want hoe kom je tot een organisatie waarin continu verbeteren kan plaatsvinden?

In dit artikel lees je hoe je in vijf eenvoudige stappen een cultuur kan creëren waarin continu verbeteren onderdeel van elke dag wordt en hoe iedereen over kan gaan tot actie.

Het continu verbeteren-stappenplan:

Betrek elke werknemer
Maak het logisch en praktisch
Investeer tijd
Evalueer verbeteringen
Visualiseer continu verbeteren

Stap 1: betrek elke medewerker

Continu verbeteren is geen tool of handigheidje dat je even snel kan toepassen. Het is een visie, een filosofie. Om deze visie door te kunnen voeren in een organisatie moet elke medewerker betrokken worden. Een medewerker in een proces weet namelijk precies uit welke handelingen zijn of haar werkzaamheden bestaan en weet dus ook als geen ander waar ruimte voor verbetering ontstaat. Als iedereen in een organisatie zelf de verantwoordelijkheid krijgt om hier mee bezig te gaan, zal de kwaliteit van de dienst of het product toenemen. Daarnaast zal elke medewerker meer energie krijgen en uitstralen, omdat het werken leuker en slimmer wordt. Een tevreden medewerker = een tevreden klant

Stap 2: maak het logisch en praktisch

Bij lean draait alles om het toevoegen van waarde. Het eerste wat je moet achterhalen is de klantwaarde. Weten wanneer de klant tevreden is, zorgt dat je weet wat je kunt doen om de dienst of het product beter te maken. Daarnaast heeft jouw organisatie een bepaalde visie of filosofie. Wat is de reden van jullie bestaan? Waar worden jullie blij van? Zorg dat jij en je collega’s dit weten, want ook dit is waarde! Weten wat waarde is voor de klant én de organisatie, maakt het logisch in welke richting je gaat verbeteren. Bij logisch hoort ook praktisch: hou het klein. Iedereen heeft het waarschijnlijk druk met vergaderingen, het beantwoorden van mails, telefoontjes, etc. Door met elkaar kleine verbeteringen door te voeren, kan het werk gewoon door blijven gaan.

Stap 3: investeer tijd

Wist je dat kleine verbeteringen al heel veel tijd opleveren? Door slimmer (samen) te werken, merk je dat processen soepeler gaan lopen en er dus automatisch meer tijd over blijft voor… nog meer verbetering! Een goed begin voor verbeteren, is het invoeren van een weekstart waarbij alle collega’s kort samenkomen en bespreken welke mogelijkheden tot verbetering er zijn. Dit kunnen gewoon simpele en kleine dingen zijn, waarvan je afspreekt dat jullie ze voor een bepaalde periode aan gaan pakken. Door even met elkaar te overleggen worden dingen snel inzichtelijk en is het voor iedereen duidelijk wie wat gaat doen. Het investeren van een beetje tijd levert dus uiteindelijk meer tijd op.

Stap 4: evalueer verbeteringen

Vier successen! Evalueer de kleine verbetertrajecten die jullie tot nu toe hebben uitgevoerd en bespreek welk effect dit heeft gehad. Hierdoor deel je enthousiasme en slimme oplossingen met elkaar. Maar ook een minder of niet geslaagd project is een succes, want van fouten leer je het meest. Juist door het evalueren van minder succesvolle trajecten met elkaar, leert iedereen ook wat dus niet werkt.

Stap 5: visualiseer continu verbeteren

Het visualiseren van de verbeteracties helpt bij alle voorgaande beschreven stappen. Dit kan je bijvoorbeeld eenvoudig doen door het maken van een weekstartbord. Een weekstartbord kan goed gebruikt worden als leidraad tijdens de overlegmomenten. Door met elkaar bij even bij het bord te gaan staan en de verbeteracties te evalueren, blijft iedereen betrokken en leer je eenvoudig van elkaar. Vervolgens kunnen er eenvoudig vervolgacties gekoppeld worden aan het bord. Bijvoorbeeld op een weekstartbord.