Eerst optimaliseren, dan digitaliseren
In de
juiste volgorde
Veel organisaties zijn continu bezig om hun processen optimaal in te richten en te digitaliseren. Bijvoorbeeld om flexibeler in te spelen op klantbehoeften of om kosten te besparen. Lean, agile, six sigma; het zijn stuk voor stuk veelgehoorde methoden om aan de slag te gaan met procesverbetering. Toch blijkt het voor veel organisaties lastig om echt aantoonbaar te verbeteren.
Het is vaak een eenmalige opleving die vervolgens weer verdwijnt in de waan van de dag. Het echt realiseren van verbeteringen blijft hierdoor, jammer genoeg, vaak achterwege.
In dit artikel vertellen we je:
Dat de echte verandering achterblijft, is niet zo gek. De werkdruk neemt toe, kennis ontbreekt en er wordt geen prioriteit gegeven aan verbetertrajecten. Verbeteren kost namelijk tijd, en dat is nu juist wat er vaak ontbreekt. Dit resulteert in het nemen van snelle, oplossingsgerichte beslissingen, zonder dat er altijd een goed beeld is van wat nu precies het probleem is.
Verbeteren gaat vaak hand in hand met digitaliseren. Echter wordt er, bij de keuze voor digitalisering, in veel gevallen oplossingsgericht gehandeld. En dat leidt vaak tot een niet doordachte keuze bij de aanschaf van een nieuw systeem. Dit is zonde! Een systeem moet namelijk niet alleen een bestaand probleem oplossen.
Er moet ook goed gekeken worden naar de verdere mogelijkheden van het systeem. Aangezien hier in veel gevallen te weinig aandacht aan wordt besteed, voldoet een nieuw systeem niet altijd aan de verwachtingen. En dat leidt weer tot frustratie bij de gebruikers. Toch is er vaak onbegrip over wat een systeem allemaal kan. Een gemiste kans, want juist daar liggen veel mogelijkheden om het verschil te maken!
Omdat je de digitale mogelijkheden goed wilt benutten, is het belangrijk om eerst goed in kaart te brengen wat je precies wilt bereiken. Hoe verloopt het proces? En wat moet het uiteindelijk opleveren? Vaak zie je dat er in een proces stappen zijn ontstaan, die niet echt (meer) nodig zijn. In plaats van direct het proces in de huidige vorm te digitaliseren, moet je je eerst afvragen of deze stappen ook achterwege kunnen blijven.
Denk bijvoorbeeld aan de onnodige invulvelden of een automatische e-mailbevestiging die je ontvangt na het doorgeven van een melding en die vervolgens door iedereen direct weer wordt verwijderd. Het zijn activiteiten die ooit noodzakelijk waren, maar dit inmiddels niet meer zijn. Tijd dus om eens kritisch naar de processen te kijken!
Lean management helpt jou om processen te verbeteren. Het is een manier van werken, gericht op het creëren van zoveel mogelijk waarde voor de klant.
Door op deze manier naar processen te kijken, ontdek je welke activiteiten waarde toevoegen voor de klant en welke juist niet. Activiteiten die geen waarde toevoegen, noemen we verspilling. Ze kosten tijd en energie, maar leveren niks op.
Het kijken door een ‘lean bril’ maakt verspilling in processen zichtbaar. Lean onderscheidt acht verschillende vormen van verspilling.
Om te bepalen welke stappen in een proces van toegevoegde waarde zijn, moet je eerst weten wat de huidige procesgang is. Dit doe je door het proces visueel te maken, bijvoorbeeld met Post-its op brown paper. Je nodigt een aantal medewerkers uit die een rol in het betreffende proces hebben, en laat hen vertellen wat zij precies doen. Door vervolgens te analyseren wat verspilling is, kan het proces verbeterd worden.
Een bijkomend voordeel is dat medewerkers meer inzicht krijgen in hun aandeel in het totale proces. Dit creëert begrip voor elkaars taken en zorgt voor overzicht. Zodra deze stap is afgerond en je een optimaal proces hebt, ga je pas starten met digitalisering.
Door op deze manier het verbeterproces aan te pakken, kunnen optimalisatie en digitalisatie elkaar versterken. Het lijkt wellicht common sense, maar hoe optimaal zijn de gedigitaliseerde processen in jouw organisatie?
Met de 6-daagse green belt training leer je alle lean six sigma tools en technieken toe te passen. Daardoor ben je in staat om processen te verbeteren. Het resultaat: minder verspilling en meer werkplezier. 😊
Een goede projectmanager leidt meestal grote projecten waar meerdere subprojecten onder vallen. Een leuke en uitdagende rol! Wat is er nodig om deze rol goed uit te voeren?
Makigami is een vorm van waardestroomanalyse, specifiek ontworpen om inzicht te geven in de stroom van werk en informatie. Je brengt het huidige proces in kaart en analyseert waar knelpunten zitten.
Een visgraatdiagram, ook bekend als Ishikawa, klinkt misschien als een exotisch Japans gerecht. Maar net als alle andere (soms gekke) lean termen, is het een handige tool om tot een oorzaakanalyse te komen.