Kanban: de vier principes

Wat is kanban en welke vier principes horen hierbij?

Kanban is een simpel, maar effectief systeem dat oorspronkelijk is ontwikkeld in de Japanse auto-industrie om de productie te stroomlijnen. Tegenwoordig wordt het veel breder toegepast en is het een belangrijk onderdeel van de lean filosofie. Je gebruikt kanban bij continu verbeteren. Even een lesje Japans: kan = visueel, ban = bord of kaart. Een visuele manier om een seintje te geven dat iets moet gebeuren, dat werk opgepakt kan worden.

Het systeem draait om vier basisprincipes: visualiseer de workflow, beperk werk in uitvoering, beheer de flow en stimuleer continu verbeteren. Deze principes helpen om de efficiëntie te verhogen, verspilling te verminderen en de tevredenheid van zowel medewerkers als klanten te verhogen.

In deze blog lees je:

Het eerste principe: visualiseer de workflow
Het tweede principe: beperk werk in uitvoering
Het derde principe: focus op flow
Het vierde principe: stimuleer continu verbeteren

Het eerste principe van kanban: visualiseer de workflow

Visualiseren is een krachtig hulpmiddel om complexe processen begrijpelijk en inzichtelijk te maken. Het eerste principe van kanban, ‘visualiseer de workflow’, draait precies om dit idee. Dit betekent bijvoorbeeld dat je een kanban-bord gebruikt om de status van verschillende onderdelen of taken bij te houden. Elke taak wordt vertegenwoordigd door een kaart, die wordt verplaatst naarmate de taak door de verschillende stadia van het proces gaat. Op deze manier heeft iedereen een duidelijk overzicht van wat er gebeurt, welke taken prioriteit hebben en waar er mogelijk knelpunten zijn. Dit zorgt voor transparantie en maakt het mogelijk om proactief problemen te identificeren en aan te pakken.

Het tweede principe: beperk werk in uitvoering

Te veel taken tegelijkertijd oppakken kan productiviteit juist tegengaan. Dit is waar het tweede principe van kanban om de hoek komt kijken: ‘beperk werk in uitvoering’. Door de hoeveelheid taken die tegelijkertijd in behandeling zijn te beperken, kan je je concentreren op het afronden van wat al in gang is gezet, in plaats van steeds nieuwe taken op te starten. Dit principe helpt om de focus te behouden, de kwaliteit van het werk te verbeteren en de doorlooptijd te verkorten. In de praktijk kan dit betekenen dat er een maximum wordt gesteld aan het aantal taken in een bepaald stadium van het proces. Dit zorgt ervoor dat taken niet ophopen en dat het team zich kan richten op het effectief afronden van taken. Hierdoor kan je beter voorspellen wanneer iets af is of als er tijdelijk even extra inzet nodig is.

Het derde principe van kanban: focus op flow

Het derde principe van kanban, ‘focus op flow‘, gaat over het soepel laten verlopen van taken door het proces. In een ideale wereld zouden taken zonder onderbrekingen of vertragingen doorstromen. In de praktijk kunnen er toch altijd onverwachte dingen gebeuren. Door op flow te focussen, minimaliseer je de kans op onderbrekingen of vertragingen. Dit kan bijvoorbeeld door regelmatig de status van taken te checken, knelpunten te benoemen en actie onderneemt om deze te verhelpen. Dit kan door het inrichten van een georganiseerde werkplek, door bijvoorbeeld 5S. Of door het inrichten van handigheidjes in het proces waardoor de taak alleen op de juiste manier uitgevoerd kan worden (poka yoke). Het doel is om een voorspelbare workflow te creëren waarbij taken efficiënt worden voltooid zonder opstoppingen of vertragingen.

Het vierde principe van kanban: stimuleer continu verbeteren

Continu verbeteren is de kern van lean en kanban. Het vierde principe van kanban, ‘stimuleer continu verbeteren’, moedigt teams aan om altijd op zoek te gaan naar manieren om hun processen te verbeteren. Dit kan zijn door het herkennen en elimineren van verspilling, het verbeteren van processen of het optimaliseren van de kwaliteit van het werk. Verbetering is een doorlopend proces, geen eenmalige taak. Het doel is om een cultuur van continue verbetering te creëren waarbij iedereen in het team betrokken is en verantwoordelijkheid neemt. Je ziet vaak dat kanban onderdeel is van een week- of dagstart. Door kanban in te zetten, stimuleer je de cultuur van continu verbeteren stimuleren en merk je dat een organisatie naar een hoger niveau komt.