Auteur: Roos van Starrenburg
Laatst bijgewerkt op: 6 februari 2024
Bij Lean People krijgen we regelmatig de vraag: wij willen in de hele organisatie aan de slag met lean werken, hoe pakken we dat aan? Van dit soort vragen worden wij altijd enthousiast, want dit is behoorlijk omvattend! Het betekent letterlijk een hele omslag in werken en denken. Het is het inrichten van een nieuwe organisatiestructuur, waardoor je een andere cultuur creëert in jouw organisatie. Maar waar begin je?
In dit artikel leggen we je uit:
Laten we meteen beginnen met de eerste vraag, want wellicht is het lastig om een concreet beeld te vormen bij ‘lean werken’. Wat is dat precies? Lean werken betekent dat iedereen in de organisatie elke dag bezig is met het verbeteren van de manier van werken. Hierdoor lever je steeds meer waarde voor jullie klanten.
Bijvoorbeeld:
De medewerkers van de poli interne geneeskunde van een ziekenhuis merken dat patiënten het prettig vinden om – als het spreekuur uitloopt – te weten wat de actuele wachttijd is. Één van de assistentes heeft een digitaal scherm besteld en door de facilitaire dienst laten monteren. Daarop wordt nu de wachttijd aangegeven (de assistentes houden dit zelf bij). Samen met een projectleider zijn ze ook gestart om de wachttijd op de poli te meten en te onderzoeken waardoor dit veroorzaakt wordt. Hiermee willen ze in de toekomst de factoren die uitloop veroorzaken meer onder controle hebben om uitloop zoveel mogelijk te voorkomen.
Kortom; er is een cultuur waarin het oké is om zelf dingen te verbeteren en daarbij soms ook fouten te maken. Dat is niet erg, omdat je daar ook weer van leert. Omdat verantwoordelijkheden zo laag liggen in de organisatie ontstaat er energie en plezier op de werkvloer.
Zoals we al aangaven, ontstaat er in organisaties die lean werken positieve energie. Je brengt een beweging op gang, waarin medewerkers elkaar inspireren en zelf met goede ideeën komen. Als je dit vergelijkt met organisaties die niet op deze manier werken, dan zie je dat er bij het bedenken en uitvoeren van verbeteringen, vaak meteen naar het management wordt gekeken. Helaas is dit vaak de bottleneck, want er zijn in vergelijking tot het aantal teamleden, veel minder managers. Op het moment dat alles blijft liggen bij de manager, ontstaat onvrede in het team. “Hier verandert ook nooit iets.”
Door het team dus zelf verbeteringen te laten uitvoeren, heb je veel sneller resultaat. Je hebt simpelweg meer slagkracht. Daarnaast weten de teams zelf veel beter waar klanten behoefte aan hebben, juist omdat ze een rol in het proces hebben en de uitvoering goed kennen. Ze zitten veel dichter op de klant dan de manager, en begrijpen ze dus beter de behoefte. Denk bijvoorbeeld aan Disney, waar iedere medewerker in de Disneyland parken de mogelijkheid heeft om klanten (bezoekers) tevreden te stellen. Is er een klacht? Dan mogen ze meteen op eigen initiatief een oplossing regelen. Zien ze kansen om het bezoekers nog meer naar hun zin te maken, doe dat meteen! Er hoeft niet overlegt te worden, juist omdat deze medewerkers als geen ander weten wat de klant tevreden stelt.
Genoeg gelezen om enthousiast te worden? Dan is het tijd om je uit te leggen hoe je als organisatie kunt beginnen. En helaas zijn er meerdere antwoorden mogelijk, maar we vertellen je graag hoe wij dit aanpakken.
Een belangrijk model dat we als basis gebruiken is het 4P-model. Dit model bestaat uit vier lagen:
Om een probleemoplossende, lerende organisatie te worden met een echte lean cultuur, moet je vooral werken aan de onderste drie lagen. De meest logische route, bijvoorbeeld voor jonge organisaties zoals start-ups, is om eerst een hele duidelijke missie te formuleren. Wat is jullie doelstelling en vanuit welke visie gaan jullie dat als organisatie bereiken. Je begint dus met de onderste laag, het leggen van een duidelijke basis (philosophy). Vervolgens richt je daarop de juiste processen in, die ervoor zorgen dat je deze missie ook bereikt en dat je dat vanuit jullie visie doet. Je neemt de mensen aan die bij deze visie passen (‘het juiste DNA hebben’) en die vanuit jullie philosophy de processen uitvoeren of faciliteren. Je hebt dan de juiste componenten om een lean organisatie te worden.
De meeste organisaties waar wij komen hebben helaas niet de mogelijkheid om helemaal terug te gaan naar de ‘tekentafel’ en het model als basis te gebruiken. Maar dat neemt niet weg, dat het slim is om op zowel philosophy, als process, als people te investeren. Wat betekent dat?
Een organisatie waar lean gewerkt wordt is vaak te herkennen aan de veelheid aan borden waarop informatie visueel gemaakt is. Verbeteringen, KPI’s, acties die ‘op groen of op rood’ staan en enthousiaste medewerkers die er van alles over kunnen vertellen. Meestal zijn er ook veel voorbeelden te delen van ideeën die al gerealiseerd zijn en zien afdelingen er wat geordender uit dan normaal. Lean kenmerkt zich namelijk door het verminderen van werkvoorraad en snelle en goede processen. Dat betekent dat er geen stapels dossiers of voorraad zichtbaar zijn.
Je merkt ook dat de bevlogenheid hoger is dan in organisaties waar men bij ieder idee direct naar de manager kijkt. Mensen zijn gepassioneerd over de uitvoering van hun vak, en de manager is dienend en faciliterend aan het team.
Verder ziet een lean organisatie er niet anders uit dan een andere organisatie. Ook hier zijn altijd nog genoeg dingen die niet goed gaan en zul je ook zeker een ontevreden medewerker of klant tegenkomen. Maar in tegenstelling tot andere organisaties wordt dat gezien als een kans om te leren en te ontwikkelen.
Ben je geïnspireerd geraakt door dit artikel? Het volgen van een lean training is dan een goed begin. Natuurlijk helpen we je ook graag als je een heel lean programma in de organisatie wil neerzetten!
Neem voor meer informatie contact met ons op of kijk eens bij onze lean trainingen. Een green belt is de meest uitgebreide training en leert je in zes dagen om een proces van A tot Z succesvol te verbeteren!
Volg dan een green belt training of kom met ons in contact om meer te horen over ons project management.
De 14 management principes van Toyota vormen de basis van het Toyota Production System (TPS), waaruit lean is ontstaan. Lees hier meer!
Leer hoe je berekeningen maakt die je helpen om processen te begrijpen. Bijvoorbeeld de doorlooptijd en de proces efficiency.
Het VUCA model wordt toegepast in verschillende sectoren. Het is een tool die je helpt te bepalen wanneer je welke acties onderneemt.