Lean werken: hoe zorg je voor organisatie verandering?

Lean werken

Lean werken: organisatie verandering

Bij Lean People krijgen we regelmatig de vraag: wij willen in de hele organisatie aan de slag met lean werken, hoe pakken we dat aan? Van dit soort vragen worden wij altijd enthousiast, want dit is behoorlijk omvattend! Het betekent letterlijk een hele omslag in werken en denken. Het is het inrichten van een nieuwe organisatiestructuur, waardoor je een andere cultuur creëert in jouw organisatie. Maar waar begin je?

In dit artikel leggen we je uit:

  • Wat lean werken is
  • Wat de voordelen zijn van lean werken
  • Waar je begint en hoe je het aanpakt
  • Hoe een organisatie eruit ziet waar lean gewerkt wordt

Wat is lean werken?

Laten we meteen beginnen met de eerste vraag, want wellicht is het lastig om een concreet beeld te vormen bij ‘lean werken’. Wat is dat precies? Lean werken betekent dat iedereen in de organisatie elke dag bezig is met het verbeteren van de manier van werken. Hierdoor lever je steeds meer waarde voor jullie klanten.

Bijvoorbeeld:

De medewerkers van de poli interne geneeskunde van een ziekenhuis merken dat patiënten het prettig vinden om – als het spreekuur uitloopt – te weten wat de actuele wachttijd is. Één van de assistentes heeft een digitaal scherm besteld en door de facilitaire dienst laten monteren. Daarop wordt nu de wachttijd aangegeven (de assistentes houden dit zelf bij). Samen met een projectleider zijn ze ook gestart om de wachttijd op de poli te meten en te onderzoeken waardoor dit veroorzaakt wordt. Hiermee willen ze in de toekomst de factoren die uitloop veroorzaken meer onder controle hebben om uitloop zoveel mogelijk te voorkomen.

lean werken

Lean werken betekent in een organisatie:

  • Dat medewerkers zichzelf verantwoordelijk voelen (en dus niet meteen naar hun leidinggevende stappen!)
  • Dat medewerkers voldoende kennis, ervaring, ‘tools’ hebben om zelf hun werk te kunnen verbeteren.
  • Dat medewerkers de ruimte krijgen (tijd, vrijheid, mandaat) om dingen te verbeteren.

Kortom; er is een cultuur waarin het oké is om zelf dingen te verbeteren en daarbij soms ook fouten te maken. Dat is niet erg, omdat je daar ook weer van leert. Omdat verantwoordelijkheden zo laag liggen in de organisatie ontstaat er energie en plezier op de werkvloer.

Wat zijn de voordelen van lean werken?

Zoals we al aangaven, ontstaat er in organisaties die lean werken positieve energie. Je brengt een beweging op gang, waarin medewerkers elkaar inspireren en zelf met goede ideeën komen. Als je dit vergelijkt met organisaties die niet op deze manier werken, dan zie je dat er bij het bedenken en uitvoeren van verbeteringen, vaak meteen naar het management wordt gekeken. Helaas is dit vaak de bottleneck, want er zijn in vergelijking tot het aantal teamleden, veel minder managers. Op het moment dat alles blijft liggen bij de manager, ontstaat onvrede in het team. “Hier verandert ook nooit iets.”

Door het team dus zelf verbeteringen te laten uitvoeren, heb je veel sneller resultaat. Je hebt simpelweg meer slagkracht. Daarnaast weten de teams zelf veel beter waar klanten behoefte aan hebben, juist omdat ze een rol in het proces hebben en de uitvoering goed kennen. Ze zitten veel dichter op de klant dan de manager, en begrijpen ze dus beter de behoefte. Denk bijvoorbeeld aan Disney, waar iedere medewerker in de Disneyland parken de mogelijkheid heeft om klanten (bezoekers) tevreden te stellen. Is er een klacht? Dan mogen ze meteen op eigen initiatief een oplossing regelen. Zien ze kansen om het bezoekers nog meer naar hun zin te maken, doe dat meteen! Er hoeft niet overlegt te worden, juist omdat deze medewerkers als geen ander weten wat de klant tevreden stelt.

lean werken

Hoe wordt een organisatie een lean organisatie?

Genoeg gelezen om enthousiast te worden? Dan is het tijd om je uit te leggen hoe je als organisatie kunt beginnen. En helaas zijn er meerdere antwoorden mogelijk, maar we vertellen je graag hoe wij dit aanpakken.

Een belangrijk model dat we als basis gebruiken is het 4P-model. Dit model bestaat uit vier lagen:

  • Philosophy
  • Process
  • People
  • Problem solving

Om een probleemoplossende, lerende organisatie te worden met een echte lean cultuur, moet je vooral werken aan de onderste drie lagen. De meest logische route, bijvoorbeeld voor jonge organisaties zoals start-ups, is om eerst een hele duidelijke missie te formuleren. Wat is jullie doelstelling en vanuit welke visie gaan jullie dat als organisatie bereiken. Je begint dus met de onderste laag, het leggen van een duidelijke basis (philosophy). Vervolgens richt je daarop de juiste processen in, die ervoor zorgen dat je deze missie ook bereikt en dat je dat vanuit jullie visie doet. Je neemt de mensen aan die bij deze visie passen (‘het juiste DNA hebben’) en die vanuit jullie philosophy de processen uitvoeren of faciliteren. Je hebt dan de juiste componenten om een lean organisatie te worden.

De meeste organisaties waar wij komen hebben helaas niet de mogelijkheid om helemaal terug te gaan naar de ‘tekentafel’ en het model als basis te gebruiken. Maar dat neemt niet weg, dat het slim is om op zowel philosophy, als process, als people te investeren. Wat betekent dat?

  • Het maakt niet zoveel uit op welke laag van het model begint. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met het verbeteren van processen, maar zorg dan wel dat dit in dienst is van jullie missie en visie.
  • Je hoeft zeker niet op zoek naar nieuwe medewerkers ;), maar neem wel iedereen meteen mee in de verandering. Betrek ze bij jullie strategie, vraag om input bij het verbeteren van processen, leer ze hoe ze zelf processen kunnen verbeteren (bijvoorbeeld met een lean training).
  • Leiderschap is cruciaal, want leiders faciliteren de verandering. Dus zorg voor een leiderschapsstijl die past bij een lean organisatie, maak hier zo nodig wel keuzes in (welk type leider hebben we nodig in de organisatie en wie heeft dit in zich?).
  • Zorg dat jullie missie en visie concreet is en richting geeft aan het handelen van medewerkers. Dat betekent een inspirerende missie met elkaar formuleren en dit met een campagne in de organisatie bekend maken. Zorg dat het terugkomt bij de selectie van nieuwe medewerkers (passen ze bij onze missie en visie?), in jaar gesprekken met collega’s, in jaarplannen van afdelingen en maak het zoveel mogelijk visueel. Zorg dat het gaat leven.
  • Richt een structuur in om kleine verbeteringen op de werkvloer op te halen, geef medewerkers de mogelijkheid (tijd, budget, vrijheid binnen kaders) om dit zelf op te lossen. Vier en deel vervolgens de successen! Haal ook grotere verbeteringen op, wijs die toe aan een projectleider en maak grote stappen in het verbeteren van processen. Deel kennis met elkaar, door bij elkaar te kijken of richt een structuur in om regelmatig bij elkaar te komen en dit met elkaar te bespreken.
Continu verbeteren

Hoe ziet een organisatie eruit waar lean gewerkt wordt?

Een organisatie waar lean gewerkt wordt is vaak te herkennen aan de veelheid aan borden waarop informatie visueel gemaakt is. Verbeteringen, KPI’s, acties die ‘op groen of op rood’ staan en enthousiaste medewerkers die er van alles over kunnen vertellen. Meestal zijn er ook veel voorbeelden te delen van ideeën die al gerealiseerd zijn en zien afdelingen er wat geordender uit dan normaal. Lean kenmerkt zich namelijk door het verminderen van werkvoorraad en snelle en goede processen. Dat betekent dat er geen stapels dossiers of voorraad zichtbaar zijn.

Je merkt ook dat de bevlogenheid hoger is dan in organisaties waar men bij ieder idee direct naar de manager kijkt. Mensen zijn gepassioneerd over de uitvoering van hun vak, en de manager is dienend en faciliterend aan het team.

Verder ziet een lean organisatie er niet anders uit dan een andere organisatie. Ook hier zijn altijd nog genoeg dingen die niet goed gaan en zul je ook zeker een ontevreden medewerker of klant tegenkomen. Maar in tegenstelling tot andere organisaties wordt dat gezien als een kans om te leren en te ontwikkelen.

Ben je geïnspireerd geraakt door dit artikel? Het volgen van een lean training is dan een goed begin. Natuurlijk helpen we je ook graag als je een heel lean programma in de organisatie wil neerzetten!

Neem voor meer informatie contact met ons op of kijk eens bij onze lean trainingen. Een green belt is de meest uitgebreide training en leert je in zes dagen om een proces van A tot Z succesvol te verbeteren!

Lean werken in jouw organisatie?

Volg dan een green belt training of kom met ons in contact om meer te horen over ons project management.

3, 10 en 24 april, 8, 15 en 29 mei 2024
4, 11 en 18 september, 2, 9 en 16 oktober 2024
Of bekijk alle opties
Lean methode succesvol toepassen op de werkvloer
Lean methode succesvol toepassen op de werkvloer

Als je echt succes wil hebben met de toepassing van lean, wil je natuurlijk dat iedereen op de werkvloer werkt volgens de lean methode. Dit klinkt makkelijker dan dat het is.

Met deze 3 tools wordt project management veel makkelijker
Met deze 3 tools wordt project management veel makkelijker

Waarom je altijd moet kiezen voor handige project management tools: ze stroomlijnen werkprocessen, besparen tijd en verhogen productiviteit.

Lean werken: hoe zorg je voor organisatie verandering?
Lean werken: hoe zorg je voor organisatie verandering?

Bij Lean People krijgen we regelmatig de vraag: wij willen in de hele organisatie aan de slag met lean werken, hoe pakken we dat aan?

Alle artikelen bekijken