Project management tools die je moet kennen!

Waarom je altijd een handige tool moet kiezen voor je project management

Als je een project opstart, moet je aan veel dingen denken. Helemaal tijdens de inrichting van een project is je to do-lijst enorm: een projectteam samenstellen, de opdracht concretiseren met je opdrachtgever, stakeholders identificeren, een communicatieplan maken, een overlegstructuur ontwerpen. We kunnen nog wel even doorgaan ;-). In een cursus project management leer je vaak wat je allemaal moet doen in je project, maar niet altijd hoe je dat vervolgens simpel en visueel kan bijhouden.

We zien nog vaak mensen met opschrijfboekjes en checklist en computers vol met post-its. Het nadeel hiervan is dat jij de enige bent die op dat moment toegang heeft tot die takenlijsten. Daarom zijn wij een groot voorstander van goede online tools inzetten bij project management. Hiermee beheer je teams, taken en doelen. Iedereen heeft toegang tot informatie en op andere locaties werken is geen probleem.

In dit artikel zoomen we in op:

Asana
Trello
Microsoft-planner.

Ze stroomlijnen werkprocessen, besparen tijd en verhogen productiviteit.

Asana: projecten beheren op een slimme manier

Of je nou alleen aan een klein project werkt, of met dertig collega’s: in Asana kan je dit allemaal kwijt. Asana is een omvangrijke tool met veel opties. Asana is ontworpen om teams te helpen hun werk op elkaar af te stemmen en resultaten te behalen. Het is een virtuele werkruimte waar taken kunnen worden aangemaakt, gedeeld en beheerd. Met Asana kun je de projectdoelen duidelijk visualiseren, de voortgang bijhouden en effectief communiceren met het team. Het biedt ook de mogelijkheid om tijdlijnen te creëren, deadlines in te stellen en herinneringen te plannen. Het maakt werk visueel, daar houden wij natuurlijk van. Vooral voor grotere, complexe projecten raden wij Asana aan.

Onze all time favorite: Trello

Wij zijn de tel inmiddels kwijt, hoeveel Trello-borden wij hebben. Trello is een tool waarin je borden aanmaakt per project of onderwerp, is heel flexibel en vooral visueel. Trello’s kracht ligt in de eenvoud: iedereen kan hiermee werken. Je gebruikt borden, op de borden maak je lijsten en de lijsten vul je met kaarten om taken te organiseren en prioriteiten te stellen. Hierdoor zie je snel wat er in een project gebeurt, wie wat doet en welke taken nog moeten worden voltooid. De voortgang is dus altijd visueel zichtbaar. Trello bevordert samenwerking en transparantie binnen een team. Ook gebruiken wij borden als overzicht, bijvoorbeeld voor de opbouw van onze trainingen of een overzicht en indeling van al onze type overleggen. De tool is dus multi-inzetbaar.

Microsoft Planner: een veelzijdige tool voor project management

Tot slot vertellen we graag meer over Microsoft Planner. In veel organisaties is het gebruik van Trello of Asana niet toegestaan of is een betaalde licentie niet altijd mogelijk. Microsoft Planner is dan een goed alternatief. Dit is een versimpelde versie van Trello, maar daardoor ook wel minder makkelijk en visueel. Ook hierin werk je met borden, lijsten en kaartjes. Nadeel van Microsoft Planner is dat borden niet te kopiëren zijn. Wel kan je Microsoft Planner inrichten vanuit Teams, dus voor je projectteam is dit zeker een goede optie.

Conclusie voor project management: werk slimmer (samen) met goede tools

Welke tool je ook kiest, het samenwerken in projecten wordt aanzienlijk makkelijker als je een handige online tool gebruikt hiervoor. Je maakt het jezelf en je projectteamleden echt veel makkelijker. Vooral het werken op afstand is hierdoor geen probleem. Ook heb je altijd toegang tot de borden en taken, vooral handig als je als consultant op meerdere opdrachten of locaties werkt. Naast dat het gebruik van briefjes en checklists niet heel duurzaam is, is het ook niet meer helemaal van deze tijd. Veel van de tools bieden ook een app, waardoor je ook makkelijk even op je mobiel wat toe kan voegen als je wat te binnen schiet.